当前位置：搜档网 › 法院档案数字化问题及对策建议

法院档案数字化问题及对策建议

法院档案数字化面临的问题及对策

【中文关键字】档案数字化；公开与保密；

【全文】

近年来，江苏大部分法院都开展了库存卷宗、现存诉讼卷宗数字化扫描和处理工作，扫描图片和全省法院系统档案软件进行了挂接，档案数字化率大大提高。卷宗调阅也不仅停留在实体利用阶段，部分法院已经能够将扫描的诉讼档案和档案软件进行挂接并投入使用。但是档案数字化仍然面临一些不容忽视的问题，如卷宗扫描图片质量清晰度不高，实体卷宗调阅仍然占多数，数字化档案软件智能化程度不够等等。因此，后一段时期内，诉讼档案全面数字化甚至实现从案件受理开始全程同步数字化需要全面规范、不断完善的。

档案数字化面临的问题

（一）数字档案公开与保密问题

随着司法公开的不断深入，档案数字化的不断完善，数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开必须经过反复论证、由最高法院统一规定。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，如何对涉密档案进行数字化，已经数字化的涉密档案如何保存，经过怎样的授权才能访问等等涉及到许多统一规定的地方。在全面的规定出台后，还要有过硬的技术设备和措施来保障数字档案公开，不影响保密问题。因为一旦保密信息泄露或未经授权访问，将造成不可预估的损失，将给司法威信带来严重挑战。

（二）数字档案安全与真实性问题

江苏省法院数字化档案基于法院内网，完全与因特网隔离，总体是安全的。但是随着裁判文书公开、审判流程公开、网上调档等司法公开的不断要求，法院内网和外网的交互极具增加，如何保护法院内网安全，保护数字档案网络不受攻击，保护数字化档案信息不受篡改成为全省乃至全国法院亟需解决的问题。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。数字档案将长期保存在软件系统内，一旦被黑客或未经授权的人篡改、伪造将造成电子档案的真实性大打折扣。

（三）数字档案效果与利用问题

江苏省法院《诉讼档案数字化加工技术规范》已经对各级法院诉讼档案数字化过程提出了明确的要求，保证了三级法院数字化加工的档案规范、统一，符合省档案局“五星”级测评与验收要求，基本满足了当前需求。但是，随着法院信息化的高速发展，如何进一步

提高数字化档案的效果，如能否有更高的清晰度，能否与实体档案同步形成，能否让数字化的档案调阅、管理更加智能化，这些都是新时期需要及时解决的新问题。

档案数字化对策和建议

（一）加强领导，完善制度

切实加强组织领导，把诉讼档案电子化建设作为法院“一把手”工程。应出台更详细的诉讼档案数字化管理的具体规定，让各级法院管理好现有的数字化档案，防止泄密问题。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。

（二）加大投入，积极推进

档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，根据《人民法院诉讼档案管理办法》的要求，将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，并为档案室购置与其信息化建设相配套的计算机、高速扫描仪、光盘刻录机等基础设备将档案整理、扫描、录入等基础性工作外包给服务公司进行处理，减轻档案工作人员的工作量。进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力，优化网络性能，提高网络质量。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

（三）加强规范，完善使用

要依照《人民法院诉讼档案管理办法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，规范和指导法院档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障法院档案信息化建设规范化、标准化和制度化。由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。诉讼当事人及其代理人通过各级法院的对外门户网站，按身份、权限查阅案件相关内容。与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。

（四）加强培训，提高素质

要加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念。

为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。

数字档案室及档案数字化建设方案

《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织

目录一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、背景机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。二、建设原则数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

档案数字化的基本流程

档案数字化的基本流程一、档案分类整理按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。二、档案交接分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。三、索引著录标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。四、档案拆分档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够

清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。五、档案的扫描原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。六、图像处理采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。七、质量检验对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。八、图像与索引挂接文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。九、案卷整理档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。

档案数字化加工保密协议范本

档案数字化加工保密协议甲方：市县档案局（馆）乙方：市县档案局（馆）为加强对档案的管理和收集、整理工作，以便捷高效地利用档案和强化对档案的科学保护，更好地为地区的社会主义现代化建设服务，特聘有限公司（以下简称乙方）为县档案局（馆）（以下简称甲方）提供档案数字化加工项目服务。为在项目服务期间保证档案原件安全和项目服务期间以及服务完成以后，保护因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项，经双方友好协商，达成如下条款，以资双方共同遵守：一、双方确认：在项目服务期间，因工作需要接触到甲方的纸质档案、实物档案、档案目录、声像档案以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙

方同时应提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。二、项目服务期间，乙方必须遵守国家有关档案保密法律法规、甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护其于项目服务期间接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方但甲方依法有保密义务的档案相关材料，以保证其机密性，同时，为履行好档案管理这一光荣而艰巨的工作职责，乙方在其他方面也应服从甲方的管理。三、除了项目服务期间必要的工作需要之外，乙方承诺：不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方（包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员）知悉属于甲方或者虽属于第三方，但甲方依法有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目服务期间的必要工作之外以任何方式使用（这里的使用

探讨法院档案信息资源的开发与利用

探讨法院档案信息资源的开发与利用发表时间：2018-11-16T16:05:25.033Z 来源：《科技新时代》2018年9期作者：周玉新[导读] 档案信息资源是反映法院的发展历程、业务活动以及办案人员能力的最原始的凭据和记录，对其的管理也是法院审判活动中最重要的内容如东县人民法院江苏省南通市226400 摘要：档案信息资源是反映法院的发展历程、业务活动以及办案人员能力的最原始的凭据和记录，对其的管理也是法院审判活动中最重要的内容，不仅涉及的是信息、数据和资料的收集、整理和存储，更重要的则是对资源的开发和利用，以此来丰富档案的内容以及所承担的职能，这对于法院的发展具有着重要的经济和社会价值。尤其是在信息化大数据环境下，档案信息资源的开发和利用程度已经成为了检验法院信息化程度的重要标志。在此，文章就阐述了法院档案信息资源开发的必要性，并对资源的开发和利用做出了详细的分析。关键词：法院档案；开发与利用；必要性一、引言档案信息资源是我们根据自己的需求，通过一定的技术将档案信息进行分析、选择、组织，并整理成一套满足自己需求的、有用的信息结果，与开发和利用有着紧密的联系。档案信息资源开发和利用是法院在档案管理过程中运用现代信息技术和计算机技术收集、管理、传播和利用信息资源，以此来提高档案管理工作的质量的一种行为活动。随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，档案信息资源已经成为现阶段档案信息化建设的重点。档案信息也作为一种资源已经变成了人们的共识，开发档案信息资源，服务于人民大众现在已经变成档案工作的一项重要内容，这是信息时代的必然趋势，也是档案信息不断发展的关键。信息资源的重要性己引起了社会普遍关注和广泛认同。法院在这样的大环境中也加大了对档案工作的重视，它作为法院一切活动的原始记录，对法院的发展过程及有关的信息资源进行了存储，所产生的经济价值和社会价值是巨大的。而正是因为法院的高度重视，才为法院档案包含的信息资源进行有效地开发和利用提供了基础和条件，不仅体现在法院为用户提供了大量的可供开发和利用的档案信息资源，也将档案资源的职能从实体化向着服务化的方向推进，切实发挥出档案在服务审判、服务决策、服务调研等方面的积极作用。同时这也是法院提高办案效率和水平的现实需要，更是新时期对法院档案管理工作提出的新的要求。二、法院档案信息资源开发的必要性当前社会经济的快速发展提高了国民整体的生活水平，而法制化的不断完善，也极大的提高了人们的法制意识，只要威胁到了自己的切身利益，不论大事小情都会诉诸于法院，通过法院的审判行为来进行维权，满足自己的诉求，由此人们对法院的要求也越来越高，法院方面的压力也在逐渐的增大。而为了提高法院的办案能力、树立法律的威严，法院档案作为法院工作的重要内容，一直为法院严把审判队伍质量关，更重要的是展现了法院各项审判活动所产生的效益和影响，因此对其的开发和利用也变得极为紧迫，同时也是法院档案管理工作发展的必然趋势，这种趋势主要体现在：首先，为了更好地服务于法院工作。档案管理又是其信息的采集中心，直接决定着法院各项活动，因此在大数据时代背景下，档案信息资源的开发融入了现代科技和网络技术，有效的衔接起了各个环节、部门，确保法院所有资源、信息的管理和储存，实现信息资源的整体性和共享性，也使法院的审判程序更加规范有序，网络化管理模式也更加完善和科学，以此提高了档案管理质量和工作效率，更好的服务法院、服务审判活动。其次，为法院开展的各项政治活动提供了参考。法院除却日常的案件审理工作外也会对院内在职人员进行思想政治上的教育，并对工作进行阶段性的总结。而档案是该院发展历程中的最原始的记录，也包含了一些案件的审判过程以及经验。那么法院在开展教育活动时都会利用到有价值的档案资料，以此作为素材，来提高办案人员的知识、技能和政治修养，并让他们了解法院的发展进程、工作的开展情况和理论研究，便于他们在日后的工作中有准则、有方向。三、对法院档案信息资源开发与利用的分析 1、从开展思路上分析。法院要明确档案信息资源开发和利用的客体、思路和方法。一般法院档案主要有八大种类：文书、诉讼、技术、音像、实物、基建、财务、电子文档等，但在开发过程中要根据自己的需求来明确的哪类档案需要重点对待，以此分清侧重点，找准方向，避免一刀切。其中对于法院而言，诉讼类档案因其具有特殊性和保密性的特点，开发和利用起来是十分困难的，因此这也成了法院档案管理工作中的一个难点部分。 2、从开展途径上分析。首先，要丰富室藏。收集是档案开发利用的基础，丰富室藏档案资料室关键。建立合理的档案信息资源储备，实现库藏结构的优化，加强院内外史料的征集，弥补室藏不足与缺憾。在做好诉讼档案、文书档案收集齐全的同时，加强声像、照片、会计、基建、设备、实物档案等门类档案材料的收集。其次，树立服务意识。档案信息管理在当前的形势下已经开始从实体职能向服务职能转变了，因此法院要在保密的前提下，遵循这个规律优化服务方式，从单一服务向系统服务转变。最常见的就是可以通过网络平台、信息技术等开通各类案件的查询服务功能。再次，强化制度建设。遵循档案价值的形成与实现规律，加快构建统一的、完善的标准制度，并根据特殊情况制定特殊制度，形成全方位的管理体系。以此强化档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个环节的档案管理流程，保证档案的完整和安全，形成完整的“证据链”，更好地发挥审判服务职能。最后，重视档案的数据管理工作。法院积极加强档案信息资源的开发和利用，提升档案检索能力，加强档案数字化运用，开展档案资源编撰和法院档案编研工作，实现档案工作的价值。四、结语档案管理的根本目的是档案的开发和利用。因此法院要理顺、弄清档案资源与开发和利用之间的关系，并明确开发和利用的目标、创新开发途径，合理利用网络信息技术，实现档案管理的现代化与信息化的融合，在科学、规范的体制下推动档案管理工作水平的提升，让档案的服务价值充分的发挥出来。参考文献【1】张新颜《数字化下档案信息资源的开发与利用》【2】陈爱恋《浅谈档案信息资源的开发与利用》【3】张钰《法院档案信息资源开发与利用的思考》

档案数字化加工项目实施计划方案

新都建设局档案数字化加工项目实施方案目录一、项目概述............................................................................................................ 错误!未定义书签。 1、项目需求分析.......................................................................................... 错误!未定义书签。 1.1档案内容及数量（现场调研）............................................. 错误!未定义书签。 1.2档案数字化环节及质量要求.................................................. 错误!未定义书签。 1.3档案验收.............................................................................................. 错误!未定义书签。 1.4档案安全要求................................................................................... 错误!未定义书签。二、项目实施准备................................................................................................. 错误!未定义书签。 1、设备配套........................................................................................................ 错误!未定义书签。 2、人员配备........................................................................................................ 错误!未定义书签。三、项目实施............................................................................................................ 错误!未定义书签。 1、总体实施原则............................................................................................. 错误!未定义书签。 2、人员岗位安排............................................................................................. 错误!未定义书签。 3、项目实施流程............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.1档案借出.............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.2档案整理排序分卷........................................................................ 错误!未定义书签。 3.3档案录入.............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.4整理环节检查................................................................................... 错误!未定义书签。

数字化干部人事档案理系统简介

数字化干部人事档案管理系统功能介绍 ******有限公司

目录一、设计宗旨 (2) 二、系统功能介绍 (2) 2.1系统总体规划 (2) 2.2系统功能列表： (3) 2.3数字化档案采集系统 (6) 2.3.1档案目录整理 (7) 2.3.2档案数字化采集 (7) 2.3.3档案材料审核 (8) 2.3.4系统维护 (8) 2.3.5其他功能 (9) 2.4数字化档案管理系统 (9) 2.4.1档案案卷管理 (9) 2.4.2档案材料管理 (10) 2.4.3 档案审核 (11) 2.4.4 信息管理 (12) 2.4.5 系统维护 (12) 2.5 数字化档案网上阅档系统 (13) 2.5.1系统综述 (13) 2.5.2角色说明 (14) 2.5.3档案查阅 (15) 2.5.4消息系统 (15) 2.6 系统前景 (16) 三、操作系统及硬件配置要求（推荐） (16) 附：数字化干部档案查询系统演示操作说明 (16)

一、设计宗旨干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案管理工作模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高、原件易损等。传统的管理模式已不能完全适应经济社会发展及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进组织部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。二、系统功能介绍该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。 2.1系统总体规划 “数字化干部档案管理系统”由四部分组成：信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。

诉讼材料数字化加工服务项目需求书

注：《用户需求书》中标注有“★”号的条款必须实质性响应，负偏离（不满足要求）或未响应将导致投标无效。标注有“▲”号为重要参数。请投标人注意，如投标人不满足将严重扣分。第一章项目需求描述 ★项目工期要求：合同签订之日起1年。 ★本次采购产品为非进口产品（进口产品指通过中国海关报关验放进入中国境内且产自关境外的产品）。 1.1第一节需求描述 ★投标人须承诺在投标文件中所附的公司资质和有关人员社保、企业信誉、合同案例等相应材料原件，中标后两个工作日需将原件交与采购人验证真实性和有效性，如发现有提供虚假材料的，采购人上报相关部门进行处理。 ★投标人必须承诺：在接到中标通知两日内，中标人携带承诺配备的本项目主要设备到用户现场进行测试（包括一周内完成接口开发,完成3万页法院诉讼档案的整理扫描，并上传到广东省广州市中级人民法院档案系统的测试）；不能提供或不能通过技术测试或测试结果与投标文件不符的视为虚假承诺，所产生费用由中标人自付，并报广东省广州市政府采购监管部门进行处理，由此引发的所有损失由中标人负责。 1、建设背景 2010年开始广州市中级人民法院完成诉讼档案一、二期、三期数字化招标工作，开始进行诉讼档案数字化项目建设，成绩显著，实现了报结归档在线完成，缩短了案卷归档周期，推动了广州市中级人民法院诉讼档案管理的改革，得到了院级领导和广大员工的好评。广州市中级人民法院于2013年完成电子档案管理系统升级改造，实现了对各类实体档案文件进行数字化收集、OCR处理、归档、接收、整理、出入库、查询、借阅、统计、移交、鉴定、销毁、移交等诸多功能，做到了档案的集中、统一有效管理。2017年始在全院建设智慧法院的精神指导下，电子档案随案生成成为又一项目标工作。诉讼档案作为审判活动的真实记录，是法院众多信息资源中最基础的部分，随着信息化建设的不断完善与深入，诉讼档案的数字化扫描工作已成为法院信息化建设的核心任务之一。诉讼档案数字化是广州市中级人民法院信息化建设的一项基础工作，将为审判工作和司法实务工作的开展提供全新、快捷、安全的服务，是实现法院“公正与效率”的有力保障，同时也为档案的安全、保密和备份提供必要条件。但目前广州市中级人民法院档案还处于电子化档案管理初级阶段，有待投入人力物力，早日实现档案电子化建设，将纸质档案转换为数字化影像后装订成册，通过与现有的电子档案管理系统软件联接，实现档案查阅、检索的自动化。同时，根据最高院领导指导精神以及广州市中级人民法院工作需要，实现诉讼文书在线扫描，实现诉讼文书及诉讼档案一体化管理，有效监督监控办案过程，实现司法公开，提升办案效率及办案质量。

法院档案系统简介及数字化处理流程说明

人民法院档案数字化处理流程说明前言《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于法院档案管理，可使法院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合法院档案管理部门的现实要求，而且，符合法院档案管理的发展方向，能全面、系统、安全、可靠的为法院工作提供专有知识支持。 3Hmis465版，能同时管理法院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。一、登录 3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问法院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全管理，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。通过简单的二次开发，还可以在法院内部的办公系统中直接登录。如果法院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。

由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。二、创建法院档案管理分类架构根据法院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如：上面的分类架构，把法院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档

案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是法院最为专业、也最为重要的档案类型。诉讼档案还可根据需要，进行更详细的分类管理。三、取卷从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意： ●准确记录所取案卷的物理存放位置。 ●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。四、档案定义档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。 3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。输入档案的档号等信息：

人民法院档案数字化服务竞争性磋商招投标书范本

千里马招标网https://www.sodocs.net/doc/de13474363.html, 广西建澜工程招标有限公司竞争性磋商文件项目名称：档案数字化服务项目编号：G L Z C-C--G X J L 采购代理机构：广西建澜工程招标有限公司年月

目录第一章竞争性磋商公告............................... 第二章供应商须知.................................... 第三章服务采购需求.................................. 第四章评标办法....................................... 第五章采购合同（合同主要条款及格式）................ 第六章磋商响应文件（格式）………………………………..

第一章竞争性磋商公告广西建澜工程招标有限公司受恭城瑶族自治县人民法院委托，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》等规定，现就档案数字化服务项目进行竞争性磋商采购，欢迎符合条件的供应商前来参加磋商活动，现将有关事项公告如下：一、项目名称：档案数字化服务二、项目编号：GLZC-C--GXJL 如需进一步了解详细内容，详见竞争性磋商文件。四、采购项目预算总金额（人民币）：.万元。五、本项目需要落实的政府采购政策： .供应商认定为小型和微型企业为小型、微型企业的，最后报价给予%的扣除；供应商为大中型企业与小型、微型企业组成联合体参与磋商的，其中小型、微型企业的协议合同金额占到联合体协议合同总金额%以上（含%）的，联合体供应商最后报价给予%的扣除， . 根据财政部、司法部关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知（财库[]号），监狱企业视同小型、微型企业，享受小型、微型企业评审中价格扣除的政府采购政策。 . 《关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库[]号）。六、磋商供应商资格要求： . 符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定，具备合法资格的供应商； .对在“信用中国”网站(https://www.sodocs.net/doc/de13474363.html,)、中国政府采购网(https://www.sodocs.net/doc/de13474363.html,)等渠道列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的，不得参与政府采购活动。 .本项目不接受未购买本竞争性磋商文件的供应商参与磋商。 .本项目不接受联合体参与磋商。七、供应商网上报名要求：潜在供应商在桂林市公共资源交易中心平台（https://www.sodocs.net/doc/de13474363.html,）以登录或注册方式完成网上报名。报名时间：年月日时分至年月日时分止 (法定公休日、法定节假日除外)。八、竞争性磋商文件的获取： .发售时间：年月日至年月日时分止（工作日）。 .售价：元。 .获取竞争性磋商文件的方式：潜在供应商登陆桂林市公共资源交易中心网（https://www.sodocs.net/doc/de13474363.html,）完成网上报名后，在竞争性磋商文件发售期内缴纳磋商文件费用后在网上下载竞争性磋商文件电子版，并在交易系统打印购买文件回执码。九、磋商保证金：人民币元整（须足额交纳）。

医院档案数字化建设的重要性

医院档案数字化建设的重要性发表时间：2019-09-04T15:23:48.473Z 来源：《医师在线（学术版）》2019年第12期作者：穆笑竹[导读] 医院档案从传统的管理模式向现代的管理模式转变，探索高效服务的科学机制，在此基础上形成一套医疗档案管理体系。哈尔滨市红十字中心医院黑龙江哈尔滨 150076 【摘要】医院档案数字化建设是一个渐进的过程，要与时俱进，积极学习计算机网络新技术、数据库技术和多媒体技术。根据医院的实际情况，不断实现医院档案数字化建设，使档案管理由存储利用功能向信息收集、管理和信息服务职能的转变。实现医院档案管理信息化建设的有效应用，明确总体方向，稳定体系结构，不断创新和与时俱进，提高医院整体质量，促进档案管理信息服务在统一合作下健康发展。【关键词】医院档案；数字化建设；重要性信息化是促进医院“技术、管理、服务”快速发展的助推剂，医院信息化的速度标志着医院的现代化程度，反映了医院的整体水平。提出了医院档案管理的新内涵。医院各职能部门配备现代化医院档案管理硬件，充分利用网络技术。进一步完善和优化医院档案信息网络系统。已成为医院档案信息管理适应新形势、加快发展的关键[1]。所以应依靠计算机信息管理技术和网络技术，坚持把握计算机信息管理的新时代和传统的档案管理知识，符合记录管理标准，灵活，能够满足新的需求。档案资源对医院医疗和教学研究具有重要意义。档案管理从原有的基础设施薄弱，应用系统不完善到管理信息的转化。医院档案从传统的管理模式向现代的管理模式转变，探索高效服务的科学机制，在此基础上形成一套医疗档案管理体系。一、数字化档案管理的内涵档案信息处理的对象是数字档案信息，而传统的档案信息是模拟档案信息，数字化是档案信息处理的基础和前提。数字档案信息管理是指将传统的纸张、磁带、录音带等原始文件存储介质，通过扫描、压缩、转换等方法转换为图像文件、音频文件、视频文件进行存储管理。可以通过各种方便的查询手段快速检索所需文档，并可发布到局域网、广域网、医院内部网。实现了数字档案管理的档案管理技术。随着计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，档案信息数字化是一种新的档案信息形式[2]。数字化档案管理是一种高速宽带网络，可跨库检索的海量数字化信息资源库群，对有价值的图像、文本、影像、软件和科学数据等多媒体信息进行收集，实现了知识的价值，并提供了基于网络的电子访问存取服务。数字档案管理系统是计算机处理、有序组织的信息采集系统。它利用数字技术组织和管理信息资源，可以存储大量信息。用户可以通过网络高效、方便地检索信息，获得信息服务。它的信息存储和用户访问不受时间和区域的限制。二、档案数字化建设的必要性档案数字化是以现代信息技术的普遍应用为基础的，以数字化为手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字化档案信息资源进行收集和管理，通过高速宽带通信网络设施进行连接和利用，实现资源共享的超大规模和分布，输入数字信息系统。近年来，医院信息系统在各级医院得到广泛应用。电子病历、数字医学影像、医生护士工作站等应用产生了大量的电子文档和电子档案[3]。传统的档案工作方法和技术手段已不能满足时代发展的需要，无法进行有效的管理和控制，有的甚至处于丢失状态，严重制约了档案信息的价值发挥。传统的档案管理方式已不能完全满足现代医院管理的需要。因此，应加快档案信息化建设，采用现代科学技术，数字化管理医院档案资源，有效整合共享信息资源，真实记录电子时代人类活动的历史，实现医院档案可持续发展的重要内容。三、医院档案管理数字化建设的特点和重要性 1.数字化建设是目前医院档案管理现代化的要求，大多数医院档案的收集和存储都以纸张为载体的信息载体模式，数字化建设在档案管理中的应用，不仅能使档案的质量得到提高。它的特点是多元性、多样性，也能适应人们追求时效性的需要，信息时代向多角度、多维度、高度集中收集具有利用价值的档案信息的第一手资料，形式各种电子媒体存储信息的现代信息管理模式，有利于医院档案管理信息的纵向和横向交错沟通，以满足档案管理的现代要求。 2.数字化医院档案管理是推动医院档案管理项目发展的重要驱动力，其内容多种多样，内容各异，是医院人力资源、医疗资源、社会资源与负荷的综合整合，是医院档案管理的重要组成部分。收集医院发展规划的宏观管理和微观管理的初步信息，是决策者提高理性思维决策的重要依据。档案数字化管理突破了传统的管理模式，只注重各类档案的收集、整理、存储和归档。同时，它将传统档案保存的被动性转化为主动性，将传统档案保存的盲目性转化为有目的性[4]。 3.医院档案数字化，节省检索和利用的时间，提高了数字化档案管理的效率，使文件能及时归档，并能尽快使用，从而缩短了传统档案的归档和利用时间。由于医院管理对象众多，为了准确统计和动态了解这些情况，按照传统的管理方法，需要先“归档”才能知道。而网络计算机管理的数字档案能够准确反映医院的现状，为医院充分利用人力资源创造条件。同时，数字化档案管理利用计算机网络技术，建立适合医院的档案检索软件，使医院所需要的信息更容易找到，大大提高了工作效率。 4.档案管理活动不仅需要满足社会的需求，还需要满足医院自身的壮大，并从本质上实现信息建设的创新管理，运用专业化的档案信息管理平台接收医院的档案，保证医院档案的真实性和有效性。同时还需要设置专业的人员实现有效的管理制度，并及时的进行收集和管理、分类保存等资源利用，并按照病例不同，构建不同的信息资源库，确保信息化实施。 5. 医院档案管理数字化是方便医疗、造福人民的新举措。档案管理体系和体系的数字化建设，既是医院发展的迫切需要，也是传统档案向数字化转变的趋势。又是国家卫生改革关于医疗卫生惠民措施的新举措，在一定的法律规范内，更好地为医院职工和到医院的病人提供阅读、复印、信息交流和咨询服务，技术创新也为档案管理提供了便利。档案管理的计算机化，文件管理电脑化、信息便捷、文件管理人员数据整理、存储、检索、统计，以及编制的各种目录路径，从而节省了时间、开拓创新，提高了实际操作能力，更强、更高的归档率的档案管理系统，为员工和患者提供更快捷方便的信息资源服务。参考文献 [1]雷霄云. 浅谈医院档案数字化建设[J]. 中国实用医药, 2009(2):247-248.

人民法院档案数字化扫描服务采购项目招投标书范本

丘北县人民法院档案数字化扫描服务采购项目竞争性磋商公告根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购非招标采购方式管理办法》等有关法律法规和规章的规定，经政府采购主管部门批准，云南腾龙招标有限公司受丘北县人民法院的委托，就“丘北县人民法院档案数字化扫描服务采购项目”采取竞争性磋商方式，欢迎具有相应供货能力且提供良好售后服务的供应商积极报名参加磋商。一、采购编号：ZC 二、采购项目简要说明、采购项目名称：丘北县人民法院档案数字化扫描服务采购项目、本次采购项目划分为个包。供应商不得对包中的项目进行拆分，否则按无效磋商文件处理。、资金来源：财政资金。、采购预算：万元。、付款方式：合同签订后个工作日内支付合同总额的%作为预付款；验收合格后，支付合同总金额的%（具体付款方式由采购人和成交供应商签订合同时协商约定）。、完成时间：合同签订后个月内（具体完成时间由采购人和成交供应商签订合同时协商约定）。、地点：丘北县人民法院（采购人指定地点）。、质量标准：符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》、《档案数字化外包安全管理规范》和采购需求，一次性验收合格。三、供应商的资格要求 .根据政府采购法规定参加政府采购活动的供应商应当具备政府采购法第二十二条第一款规定的条件，须提供下列材料： ..供应商应是中华人民共和国境内依法注册并通过年检合格的企业法人单位，具有独立法人资格，并在专业技术、人员组织、设备、资金等方面具有相应的完成本项目的企业。 ..财务状况报告，提供年度经社会审计机构出具的审计报告及会计报表（含资产负债表、利润表、现金流量表，若为新成立公司，提供验资报告）；有依法缴纳税收和社会保障资金的的良好记录；提供依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料（年任意个月的税收及社会保障缴费凭据）。

档案数字化项目投标技术方案设计

一、项目实施案（一）项目实施的依据 1、《人民国档案法》 2、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》（档案局第8号令） 3、档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备（1）甲人员职务：现场交接管理人员职责：①负责与乙的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙规化加工。③随时把握乙加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙加工质量。⑤代表甲与乙进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。（2）乙人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙数字化制作工作人员

2、项目设备设施准备（1）主要加工设备及其技术参数

数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。（3）其他辅助加工设备除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备（1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑。

浅谈档案数字化发展的重要性

浅谈档案数字化发展的重要性摘要：档案数字化管理，是指利用扫描、数字化录音录像、云存储和大数据技术，将不同载体档案资源向数字化信息转变，实现大数据存储、互联网连接、计算机统一管理的新模式。随着计算机、信息网络技术的发展及其与档案管理的深度融合，档案管理开启了数字化管理时代，提升了效率和质量。关键词：档案；数字化发展；重要性引言档案是一个单位最重要的组成部分，要强化规范管理，对归档到移交档案必须统一管理，制定一套严格的制度，并建立健全切合实际的档案管理制度或电子档案查阅管理制度，严格把关实体档案与电子档案的借阅手续，杜绝实体档案与电子档案乱借乱发，防止分散流失。必须提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下基础。对档案的日常保管、利用、借阅做出明确规定，结合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。 1档案数字化发展的重要性 1.1确保对历史资料档案得到妥善档案数字化建设能够有效地增强档案历史资料保管的质量水平。随着社会经济的快速发展，各种现代化的资料保存技术不断涌现，对传统的历史珍贵资料也能够进行无损保存。例如，历史悠久具有丰富文化价值的档案资料，主要采用磁盘、光盘、录像带、纸质材料管理，但是由于这些材料非常容易受潮变质，甚至还会被老鼠等啃食，导致资料信息不够完整，造成档案管理失去意义。因此，必须要利用计算机扫描技术，对各种纸质档案、录像带档案进行数字化处理，形成数字化信息文件不仅可以在互联网上快速传播，而且还能够对原件进行妥善保管，而且数字资料所占的空间比较小，一般只需要一个普通的安全移动硬盘，就能够随时随地地存储，使整个历史档案资料管理的效果得到大幅度提升。 1.2提高工作效率和档案管理质量档案数字化管理能够有效减少人工劳动，确保数字化档案管理更加精确。传统档案管理必须要通过人工对历史资料进行编撰，才能整理成册，而通过利用计算机系统，能够快速地对档案信息进行查找和翻阅，能够将各种文献资料分门别类地存储，提高了资料检索的效率。将档案资料数字化之后，能够上传到互联网，方便用户对数据资料进行查找，不仅省时省力，而且不受时间和空间的限制，能够提高数据资料的利用价值，提高档案管理的服务水平。 1.3为档案编研工作提供充足的依据在档案管理的过程中，管理人员能够利用数字化管理手段，对数据资料进行整理，不用再对立卷工作进行重复劳动，这样就能够极大地减轻工作人员的负担，确保档案管理人员能够有充足的时间和精力对档案信息资源进行开发利用，提高档案资源管理的整体质量，确保文献汇编、数据汇编等工作有效开展。此外，在开展档案管理工作时，也能够有效解决利用方式、利用方法与社会利用需求之间存在的矛盾，提高档案资源利用的效率。充分运用计算机技术，能够保证档案管理的总体质量和管理效果，确保档案发挥出应有的价值。 2档案数字化管理对策 2.1高度重视档案数字化管理档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作，将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算