01文件控制管理程序-Done
文件控制程序
发行日期2018-1-8 编制发行单位行政部
审核批准分发号
文件变更履历修订内容摘要修订页次修订日期换版本，按IATF16949：2016要求2018-1-18
1.目的：
1.1使文件和资料处于受控状态；
1.2确保对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本；
2. 范围：
适用于本公司所有技术文件、质量管理体系、经营管理文件、外来文件及资料的管理；
3. 定义：
3.1 技术文件：包括内部技术文件和外来技术文件；
内部技术文件：所有产品特性和产品过程相关的技术要求及技术规定的文件资料；
外部技术文件：国家标准、行业标准、顾客提供的图纸和技术标准，供方提供的技术文件及PPAP资料；
3.2 管理体系文件
包括手册、程序文件、指导书/规范/规定/标准、表单；
3.3 经营、行政文件及资料
包括长期事业计划/方针/目标、年度事业计划、各部门事业规划及办公文件、书籍资料；
3.4 外来文件
包括书籍、法律法规、国际标准、国标及设备资料以及顾客及供方提供的文件等；
3.5 要素号
ISO/TS16949:2009的第一部分4.0的要素号为04，5.0的要素号为05……8.0的要素号为08；
4. 权责：
4.1 总经理负责质量手册、经营文件、公司管理文件的批准；
4.2 管理者代表负责文件发放范围的确定，总经理负责文件发放范围的批准；
4.3 文控人员统一负责管理类文件、技术文件、质量文件的归口管理：负责发放、更
改/换、回收、销毁和保存；负责编制并及时更新“受控文件清单”、“外来文件登记表”，并发给相关部门及时核对有效版本文件；
4.4 各部门负责相关文件的编制、更改及实施；
5. 作业流程或说明：
No. 输入运作流程作业说明接口部门输出传递部门
1 2 技术文件，
质量和经营
文件，管理
文件，外来
文件，资料
NG
NG
5.1 文件的收集与编制：
5.1.1对于本公司各种文件由各相关部门收集、编制，应及时（审核、
批准后第三个工作日）将文件资料做好归档工作；
5.1.2以下外来文件由各权责部门进行收集、审核后由技术部和办公
室归档：
a. 供应销售部负责顾客提供的图纸及技术标准等技术文件；
b. 供应销售部负责供方相关产品的图纸，技术标准及PPAP资料的
收集；
c. 生产技术部负责相关体系标准的收集；
d. 生产技术部负责产品法规标准资料的收集；
e. 其他外来文件由相关部门收集；
5.2 审核、批准：
5.2.1文件审批权限分类表
文件名称编制审核批准
质
量
体
系
文
件
质量手册生产技术部
管理者代
表
总经理
程序文件相关部门
管理者代
表
总经理
指导书、标准相关部门部门主管部门经理
表格相关部门部门主管部门经理
经营文件相关部门部门经理总经理
技术文件相关部门部门经理总经理
各部门
部门经理
总经理
管理者代表
部门经理文件的收集与编制
A
批准
审核
D
No. 输入运作流程作业说明接口部门输出传递部门
3
4 文件借阅申请
单
文件补发申请
单
5.2.2外来技术文件由接收部门接收后及时转到技术部，由生
产技术部及时组织相关部门进行评审，评审不超过2个工作
周，涉及到工程规范变更，更改权属于顾客，技术部按顾客要
求的时间评审、发放和实施，时间不超过2个工作周，完成后
归档到技术部；
5.2.3其它外来文件由部门经理审核确认；
5.2.4需对外来文件进行登记，填写“外来文件登记表”，登
记后外来文件归档到各归口部门；
5.3 由文控部门编制“受控文件现行状态一览表”，根据文件
审批权限进行批准后，分发至各部门，填写并保存“文件收发
记录”
5.4.1 凡经批准的文件与资料，归口管理部门依照“文件分配
清单”中确定的文件发放部门进行发放，填写“文件发放/收回
登记表”后给相关部门签收；
5.4.2 发行文件资料时加盖红色的“受控”章，并按文件分配
清单标注的分发号发行，原件不加盖印章以便复印发放；培训
或者参考的文件与资料为“非受控”文件；如果客户有图样或
者规范注明参考其他文件时，应能保持参考文件的最新版本；
5.4.3 现场使用的文件必须放置于作业场所，非现场使用的文
件则由各使用部门责任人或指派专人集中管理，任何人不可在
文件上划线、涂改、或加注标记、不准私自外传、不得私自复
印等，以保证文件正确、清晰、整洁、完好；
5.4.4 文件遗失、破损或其他特殊原因需补发、更换文件时，
由所需部门填写“文件补发申请”经部门经理审核、管理者代
表批准后方可补发、更换；
5.4.5 借阅：技术文件（图纸）/经营文件借阅时需填写“文件
借阅申请单”经部门经理审核，总经理批准，所有文件借阅时
需在“文件借阅记录”上登记签名；
各部门
文控
各部门
文控
申请部门
申请部门
外来文件登记
表
受控文件现行
状态一览表
文件发放/收
回登记表
文控
各部门
文控
文控
文控A
发行
归档
借阅
B C
No. 输入运作流程作业说明接口部门输出传递部门
5
6 技术文件，质
量和经营文
件，管理文件，
外来文件，资
料
5.5.1收回、作废
5.5.1.1收回的文件资料加盖“作废”章，并在“文件收发记录”
登记，需要销毁的文件在“文件/资料销毁清单”上登记经部门经
理审核，管代批准后交文控统一销毁；
5.5.1.2作废文件有必要保存时，应加盖“作废留存”章，由文
控部门负责保存；
5.5.1.3各部门随时确保外来文件版本的有效性，需对外来文件
进行登记，由生产技术部统一管理，填写“外来文件登记表”，
如版本失效，加盖“作废”章，进行回收登记、处置；
5.6 修改
5.6.1 文件由原拟订部门更改，并填写“文件更改申请单”，送
审核及批准人重新审核与批准；并记录于“修改履历记录”中；
5.6.2 文件和资料的更改包括局部更改或改版两种方式。局部更
改可采用在原处划改和换页的方法，原处划改适用于更改字数少
的情况，换页适用于更改处文字较多或不换页可能影响使用的情
况。若第一次更改则在更改处加上更改标记a1标记，第二次则用
标记a2……
5.6.3 文件版本号：
a.首次版：A/0，首版1次修订：A/1，以此类推；
b.换版后，更新为B/0，以此类推；
5.6.4 文件编号详见附件
责任部门
责任部门
文件/资料销
毁清单
文件更改申请
单
文控
文控C
回收/销毁
B
修改 D
1
6
程序文件文件控制管理程序页次6/6
浙江丰诚智能科技有限公司
文件编号FC/QP-01 版本号B/0 6. 附件：
6.1 质量手册：
FC - QM - □□□□
年号
质量手册
公司代号
6.2 程序文件：
FC - QP - □□
程序文件流水号
质量程序文件
公司代号
6.3 管理规定（办法）：
FC - QG - □□
管理规定流水号
管理规定
公司代号
6.4作业指导书：
FC - □□□□—□□
作业指导书编号
作业指导书类别
公司代号
7. 使用表单：
编号记录名称存档部门发放部门保存期限FC-QP-01-01 受控文件现行状态一览表文控部门各部门一年更新一次FC-QP-01-02 文件发放/回收记录文控部门三年
FC-QP-01-03 外来文件登记表文控部门各部门三年
FC-QP-01-04 文件更改申请/通知单文控部门三年
FC-QP-01-05 文件/资料销毁清单文控部门三年