某私营企业管理制度

行政管理篇

第一章行政办公管理制度

一、行政主任办公工作制度

▲职务

第一条负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和总经理办公会、公司办公会决议及总经理决定的贯彻执行。

第二条定期组织收集、分析、综合全公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。

第三条根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。

第四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。

第五条组织起草公司文件（对各职能部门以公司名义起草的文件负责审核），做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。

第六条组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写公司大事记。

第七条会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。

第八条组织做好来客接待和办公用车的管理工作。

第九条指导做好电话话务与机线维修工作。

第十条根据公司的方针目标要求，及时编制本部门的方针目标，并组织检查、诊断、落实。

第十一条负责全公司办公用房的分配调整及办公用品用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。

第十二条负责完成总经理临时交办的各项任务。

▲职权

第十三条有权向公司各部门索取必要的资料和情况。

第十四条对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况，有权检查督促。

第十五条有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。

第十六条有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。

第十七条有权按总经理的指示协调各部门之间的工作关系。

第十八条有权安排调度公司车辆的使用。

第十九条对各部门以公司名义起草的文件有审核和校正权。

第二十条对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。

第二十一条对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。

第二十二条有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。

▲职责

第二十三条对得知行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。

第二十四条对公司行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。

第二十五条对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。

第二十六条对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。

第二十七条对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。

第二十八条对所属服务工作质量差造成不良影响负责。

第二十九条对本部门所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。

第三十条对未及时根据公司方针目标要求，编制好本部门方针目标未及时检查、诊断和落实负责。

二、证照管理制度

第一条公司证照由总经办指定专人统一管理。

第二条证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照，法人代码证，法定代表人证书，税务登记证，ISP经营许可证等等。

第三条证照的使用包括借用、复印等。

第四条证照使用必须填写《证照使用申请单》。

第五条证照使用程序：

借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借用手续→证照借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。

第六条证照复印程序：

借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理核准→办理借用手续→归还。

第七条如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。

第八条如需使用原件，则须总经理核准。

第九条证照复印件必须加盖“再复印无效章”。

第十条证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。

三、公司保密制度

▲总则

第一条为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

第二条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

第三条公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。

第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

第五条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。

▲保密范围和密级确定

第六条公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：

（1）公司重大决策中的秘密事项；

（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

（3）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；

（4）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

（5）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

（6）公司职员人事档案工资性、劳务性收入及资料；

（7）其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

第七条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

第八条公司秘级的确定

（1）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

（2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

（3）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

第九条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并

确定保密期限。保密期限届满，自行解密。

▲保密措施

第十条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑负责人保密。

第十一条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施；

（1）非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；

（2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

（3）在设备完善的保险装置中保存。

第十二条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

第十三条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先向总经理批准。

第十四条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施；

（1）选择具备保密条件的会议场所；

（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

（3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

（4）确定会议内容是否传达及传达范围。

第十五条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

第十六条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即做出处理。

▲责任与处罚

第十七条出现下列情况之一，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下；

（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

（2）违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；

（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的；

第十八条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失；

（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

（3）利用职权强制他人违反保密规定的；

▲附则

第十九条本制度规定的泄密是指下列行为之一：

（1）使公司秘密被不应知悉者知悉的；

（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

四、公司来宾接待制度

▲总则

第一条为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映我公司精神面貌，增进各级领导和兄弟单位的支持和合作，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本管理办法。

▲接待工作的主要任务

第二条安排上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、住、行。

第三条安排重要来宾的检查、考察、调研等活动，

第四条协助办理公司大型会议的会务工作。

第五条协助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。

▲接待工作的基本原则

第六条坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。

第七条接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性。

第八条接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到，也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。

第九条坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由有关项目部牵头对口接待，办公室配合。

第十条接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损公司形象的事件。

▲接待工作的程序与规定

第十一条日常接待工作的规范；

（1）接打电话时，要使用文明语言，如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍侯”、“谢谢”等等之类的礼貌用语。

（2）在打电话前要准备好记录用纸、笔或其他所需要的文件、资料，不能等电话接通后，

去找所需要的东西而让对方拿着听筒等侯。

（3）当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。

（4）宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、聚餐、宴会；根据来宾的身份，确定不同的人作陪。

第十二条一般性接待工作的程序；

（1）接待前的准备工作

·对来宾的基本情况做到心中有数。

·制定和落实接待计划。

·做好接待前的细节工作。

（2）接待中的服务工作。

·安排专人迎接来宾。

·妥善安排来宾的生活。

·商定活动日程。

·安排公司领导看望来宾。

·精心组织好活动。

·安排宴请和浏览。

·为客人订购返程车船或飞机票。

（3）接待后的工作

·诚恳地向来宾征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情。

·把已经订好的返程车（船、飞机）票送到客人手中，并商量离开招待所或宾馆的具体时间。

·安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行。

▲接待工作的有关要求

第十三条根据领导意图及客要的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。

第十四条严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。

第十五条着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。

第十六条办公室接待管理人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共

礼仪规范，了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。

▲附则

第十七条本管理办法经总经理办公会讨论通过，自颁布之日起开始实施。

第十八条本办法由办公室负责解释。

五、员工编码管理制度

第一条本标准按公司机构图和岗位图自上而下、自左向右顺序来编排，员工编码共7位。

第二条首位码为级别码：高管级为1，部级为2，主管级为3，员工级为4。

第三条第二、三、四位码为部门码：第二位码表示系统，财务系统为1，行政系统为2，人力资源系统为3，营销系统为4，售后服务系统为5，生产系统为6，第三位码表示各系统内各部门，第四位码表示各部门内各分部、班组。

第四条举例：

董事长为1000001，总经理为1000002，总经理助理为1000003。

行政总监为1200001，办公室主任为2210001，秘书室主管为3211001，总经理秘书为4211001，其他依此类推。

第五条编码中没有实际内容的以零表示。

第六条本标准由人力资源部制定并负责解释，报总经理批准后施行，修改时亦同。

第七条本标准施行后，原有的员工编码标准自行终止。

第八条本标准自颁布之日起施行。

第二章会议管理制度

一、公司会议管理制度

▲总则

为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

▲会议分类及组织

第一条公司会议归纳为四类：

（1）公司级会议：主要包括公司领导会、公司员工大会、公司技术人员会以及各种代表大会。应分别报请公司董事会或总经理批准后，由负责人分别组织召开。

（2）专业会议：系公司的工程、技术、业务综合会（如施工进程分析会、工程质量分析会、设计准备会、工程技术协调会、安全工作会等），由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。

（3）部门工作作：各部门召开的工作会（如部门办工会、业务会、部门员工会等）由各部门领导决定召开并负责组织。

（4）班组（小组）会：由各部门小组长或业务主管决定并主持召开。

第二条上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司级业务会（如洽谈会、座谈会等）一律由综合办受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。

▲会议安排

第三条例会的安排：

为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：

（1）总经理办公会：研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。

（2）公司业务会：总结评价当月施工行政工作情况，安排布置下月工作任务。

（3）业务主管以上干部大会（或员工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

（4）施工、运营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和施工、运营成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司效益。

（5）质量分析会：汇报、总结上月施工质量情况，讨论分析施工质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。

（6）安全工作会（含治安、消防工作）：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

（7）设计工作会（含设计准备会）：汇报、总结当月设计进程、科研、技术和日常设计准备工作计划完成情况，布置下月设计工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。

（8）工程技术协调会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。

（9）部门业务会：检查、总结、布置工作。

（10）部门办会公：检查、总结、布置工作。

（11）班组会：检查、总结、布置工作。

（12）部门班前会：对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。

第四条其他会议的安排

凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经部门或分管厂领导批准后，分别报综合办汇总，并由综合办统一安排，方可召开。

第五条综合办应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发放到公司领