员工借款及报销管理规定

员工借款及报销管理办法

为了加强员工借款的管理，规范财务报销流程，合理控制费用开支，保障资金安全，特制定本办法。

第一部分员工借款管理规定

一、借款办理及审批流程

1、借款人事先填写《借款单》（因公出差需提供《出差申请审批表》，采购物资设备需提供《物资需求审批单》），注明：借款事由、借款金额（大小写一致，不得涂改）、现金或支票。“借款人”一栏必须由资金使用人亲笔签名。

2、各项借款现金超过2000元应提前一天通知财务部备款。

3、审批流程：

借款人填写借款单→站长审核→运营经理审核→财务审核（主办会计）→分管副总审核→总经理审批

4、借款人将签字齐全的借款单交至出纳处领取现金。手续不全财务部不得付款。

5、上述规定由财务部负责人负责监督执行，如不按上述规定执行，财务不得借款，如财务监督管理不到位，则对相关责任人（经理及出纳）处罚该笔借款的10%，若因此给公司造成损失则由责任人向公司赔偿相应损失。

6、由公司分管财务的副总经理负责抽检监督。

二、借款（备用金）管理规定

1、出差借款，出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，返回单位5个工作日内（含）报销差旅费并核销借款。

2、采购类借款须在物资或设备送到公司办理入库（验收）手续并取得发票后5个工作日内（含）报销并核销借款。

3、其他临时借款，如预支工资，财务会在计算工资时扣除。

以上核销由财务部（经理、会计主管）负责监督执行，在员工报销时，发现有借款的，除特批外，均应核销前借款。

4、已办理的借款因故未使用，应在确定不使用当日归还。借款未还者原则上不得再次借款。

第二部分财务报销规定及流程

一、财务报销规定

1、报销人对外取得的原始票据必须是符合税务局相关规定的票据，且对其所取得票据的真实性、合法性负责。原始票据上必须印有税务机关或财政机关的票据专用章（铁路客票、民航客票、银行手续费票据、市内公交车票、邮政专用票据等除外），必须盖有收款单位的发票专用章。

2、支付给个人的小额运费、劳务费(单笔金额800元以下)等无法取得发票的，应由收款人出具收条并附上联系方式、车牌号等信息备查。

3、报销单据只能使用黑色水性笔填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔；严格按单据要求项目认真填写，注明费用内容或事由、附件张数等；报销金额大小写须完全一致，不得涂改；单据应呈梯形整齐排列粘贴至专用粘贴纸上。

4、报销时间规定：

（1）差旅费于出差返回公司5个工作日内（含）报销；

（2）采购于物资、设备到货并办理入库验收手续、取得相应发票后5个工作日内（含）报销；

（3）其他费用于事项办结后15个工作日内（含）报销。

（4）当月发生的费用单据均应在当月结清。

二、报销流程

1、流程示意图：

各站点：报销人粘贴单据、填写费用报销单→站长审核→运营经理审核→财务审核（主办会计）→分管副总审核→总经理审批。

2、须办理申请或入库、验收手续的另须附上批准后的申请单、入库单或验收单。

3、报销人须严格按流程审核签字，否则上一级审核未签字下一级审核人有权拒签。

4、由财务经理不定期对各公司报销单据进行抽查，审查是否按制度履行相关报销手续，对不合规的报销单据追究相关责任人，责令改正并按相关规定进行处理。

三、签字责任划分

对审核不负责的报销签字，将对责任人审核签字人实行惩罚制度。

1、经办人：对本次报销的真实性、合法性负全责。不得弄虚作假、虚开多开报销票据，否则一经查实经办人将按本次报销给公司造成损失金额100%的比例向公司赔偿并追究法律责任。

2、站长：对报销事项的真实性负全责。有审批前置事项的还须审核手续是否齐全（如出差审批单、采购审批单等），审核签字后如有差错或对事实不能详细解释，每次处罚当笔报销金额的10%，造成公司损失按损失金额的50%向公司赔偿。

3、运营经理：负责审核报销事项的真实性、合理性、必要性。审核签字后如有差错每次处罚当笔报销金额的50%,造成公司损失的按损失金额的100%向公司赔偿。

4、财务审核人：负责审核报销发票的真实合法性、报销金额的准确性、单据填写及粘贴的规范性、附件的齐全性。

5、分管副总：负责复核报销票据的真实合法性、报销金额的准确性、资金安排的计划性。审核签字后如有差错每次处罚当笔报销金额的

50%，造成公司损失的按损失金额的100%向公司赔偿。并要根据情况向总经理提出建设性意见。

四、各项具体费用报销的特别规定

1、办公用品、低值易耗品采购

（1）各部门所需办公用品、低值易耗品由部门负责人向公司行政部提出申请，经总经理审批后由行政部汇总后统一进行审批购买。（2）所购办公用品、低值易耗品，由行政部实行定人验收、保管、领用登记的办法。

（3）采购经办人报销时需提供发票和采购物品明细清单、采购审批单、入库验收。

2、业务招待费

（1）公司员工因工作、业务关系需要接待客户及相关人员，应事先请示分管副总，经批准后安排接待。

（2）报销招待费时，经办人应在报销单上注明招待时间、我司参加人员等业务事项。

3、主城内交通费

（1）员工外出办公，原则上应优先坐公交车或轨道交通线，如遇特殊或者紧急事项的，可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经部门经理批准后可以乘坐出租车。

（2）报销交通费时，经办人应在报销单上注明外出时间、事由、起始地点等内容。

4、特殊费用：因工作、业务关系需要支付特殊费用的，应事先经分管领导批准（1000元以上须经总经理或董事长批准），办理借款或报销手续。

5、差旅费、物资采购、购建固定资产的报销和管理另行规定。

第三部分办法制定执行部门及生效

一、本办法由财务部负责制定、解释及修订；分管财务副总经理负责监督检查。

二、本办法自2019年4月1日起生效执行。