公司办公室工作手册

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第 A 版

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目录

1.部门结构图 (2)

2.部门职责 (2)

3.部门各岗位职责......................................................................3-4 3.1办公室主任工作职责.. (3)

3.2行政前台工作职责 (3)

3.3档案管理员工作职责 (3)

3.4行政助理工作职责 (3)

3.5行政专员工作职责 (4)

3.6司机工作职责 (4)

4.部门工作质量管理目标 (4)

5.各岗位工作流程及说明…………………………………………………….5-36 5.1客户订票流程

5.2公司总经理订票流程

5.3公司总经理级别以下员工订票

5.4客户用餐安排流程

5.5客户住宿安排流程

5.6考勤管理流程

5.7档案归档流程

5.8档案借用流程

5.9盖章流程说明

5.10办公用品采购流程

5.11办公用品领用流程

5.12办公设备采购流程

5.13行管会议的组织及跟踪流程

5.14项目申报流程

5.15办公室.内部管理工作流程

5.16车辆管理使用工作流程

5.17车辆管理使用工作流程

6.部门管理制度……………………………………………………………...37-47 6.1 办公室工作管理规定（暂行）

6.2 会议管理规定（暂行）

6.3公司打印机、复印机的使用通告

6.3公司打印机、复印机的使用通告

7.部门记录清单 (49)

《内部工作联络单》

《用餐招待登记表》

《酒店住房统计表》

《客户接待申请单》

《管理人员考勤表》

《请假审批单》

《司机出差申请单》

《未打卡考勤说明》

《员工出差申请单》

《公司文档入库接收表》

《公司档案登记表》

《档案借阅、借用登记表》

《**合同借用登记表》

《公司印鉴借阅、借用登记表》

《办公用品申请单》

《办公用品入库单》

《办公用品领用表》

《办公设备申请单》

《会议签到表》

《公司例会会议纪要》

《罚款登记表》

《周计划表》

《内部工作联络单》

《罚款通知单》

《罚款登记表》

8.记录附表…………………………………………………………………….

1.办公室结构图

2.部门职责

1）协作总经理处理日常事务性工作；

2）负责公司行政管理会议的组织、记录及跟踪；

3）负责安排公司的对外来访接待工作，包括订酒店、住宿、办公订票；4）负责相关部门的信息的及时传递；

5）负责公司相关资质文件、资料的复印、发放；

6）负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等管理；

7）负责办公区考勤管理；

8）负责协助财务部对公司固定资产、低值易耗品的管理；

9）负责办公设备的使用、维护、监督和采购及报废申请；

10）负责公司车辆的派遣，外出登记和行车记录的检查；

11)负责国家、省、市级项目申报信息的收集、资料的整理和申报工作；

12)负责公司项目申报工作关系的处理和维护；

13)负责公司公共关系客户信息汇总；

14)负责办公区域环境制度的建立和监督执行；

15)负责公司公共关系礼品购买、入库和发放等管理；

16)负责完成上级领导下达的各项工作任务。

3.部门各岗位职责

3.1办公室主任:

1）对办公室工作负总责；

2）负责办公室各岗位人员的工作进行分配；

3）负责办公室各岗位人员工作岗位培训；

4）负责办公室各岗位人员的考核；

5）负责组织行政管理会议，并落实实施；

6）负责国家扶持的项目申报、资金落实及关系的处理；

7）负责上级领导下达的各项工作任务。

3.2行政前台：

1）公司办公订票、客户订酒店、住宿等；

2）接办公电话并负责转接到相关部门；

3）收发传真并转至相应部门；

4）对进入公司客户进行引导至指定位置；

5）对外来推销人员进行阻挡；

6）负责公司各部门要求用车进行统计，并对车辆进行调配；

7）完成上级领导下达的各项工作任务。

3.3档案管理员:（档案、公章管理和礼品、办公用品领用）

1）负责公司外来档案、合同或者资质文件等的存档登记；

2）负责公司公章的保存、盖章及记录；

3）负责公司档案的整理，有效期的查询，并于到期前一个半月上报给办公室主任；

4）负责档案、合同及资质文件的复印、扫描等；

5）负责办公用品的入库及办公用品的领用；

6）负责办公用礼品的申请、报批、购买、入库和领用；

7）完成上级领导下达的各项工作任务。

3.4行政助理:

1）负责接收各部门办公用品和设备购买申请并报办公室主任审批后，报备至财务；

2）负责办公用品的询价，并进行对比，采购质优价廉的办公用品（包括耗材和设备）；3）负责办公用品的入库交接和设备固定资产登记；

4）负责办公用网络、电话等设备的维护；

5）负责饮用水的购买和入库，费用月结等；

6）协助办公室库管进行礼品购买、入库；

7）负责完成上级领导下达的各项工作任务。

3.5行政专员:

1）协助办公室主任组织行政管理会议并做好记录，整理会议纪要并发放；

2）落实会议纪要形成决议内容，负责周计划表的整理并汇报给办公室主任；

3）负责办公室红头文件的起草，并跟踪文件审批单进行文件发放；

4）负责协助办公室主任对公司ISO体系执行情况进行监督并报办公室主任；

5）负责查找国家、省、市、区项目申报信息；

6）对申报文件简单信息进行填写，协助办公室主任进行申报文件的汇总，装订和递交；7）负责项目申报工作后期的跟踪，并提醒办公室主任跟进。

8）完成上级领导下达的各项工作任务。

3.6司机

1）协助办公室完成公司的出车任务2）负责公司车辆的维护和保养

3）完成上级领导下达的各项工作任务4.部门工作质量管理目标

5.部门工作流程及说明

5.1 给客户订票流程

5.1.1给客户订票流程说明

5.2 公司总经理订票流程

5.2.1公司总经理订票流程说明