常用项目管理工具

常用项目管理工具

---来源：不详。

随着IT行业的进展，IT行业内的项目拓展和投资比比皆是。为了提高项目治理水平，赢得市场竞争，专门是在加入WTO后在国内、国际市场上拥有与国际接轨的项目治理人才，越来越多的业界人士正通过不同的方式参加项目治理培训并力争获得世界上最权威的职业项目经理（PMP）资格认证。同时，大部分的IT行业项目治理人士正尝试使用项目治理软件对自己的项目进行辅助治理，为了方便大伙儿的使用，现对项目治理作一简要介绍。

目前市场上项目治理软件种类较多，具有代表性的为微软项目治理软件2000，但大多以美国项目治理协会（PMI）的项目治理理论为基础，在使用过程中要注意以下内容：

一、项目治理软件特点

1．预算及成本操纵

大部分项目治理软件系统都能够用来获得项目中各项活动、资源的有关情形。人员的工资能够按小时、加班或一次性来运算，也能够具体明确到期支付日；关于原材料，能够确定一次性或连续成本；对各种材料，能够设立相应的会计和预算代码。另外，还能够利用用户自定义公式来运行成本函数。大部分软件程序都应用这一信息来关心运算项目成本，在项目过程中跟踪费用。项目过程中，随时能够就单个资源、团队资源或整个项目的实际成本与预算成本进行对比分析，在打算和汇报工作中都要用到这一信息。大多数软件程序能够随时显示并打印出每项任务、每种资源（人员、机器等）或整个项目的费用情形。

2．日程表

日程表程序要紧用来对项目中各个单项资源或一组资源确定工作时刻。能够用这些日程表运算出项目的进度打算。大部分系统软件都对差不多工作时刻设置一个默认值，比如星期一到星期五，早上8点到下午5点，中间有一小时的午餐时刻。关于各个单项资源或一组资源，能够修改此日程表。例如：修改上、下班时刻，按非工作时刻输入公司假期，输入各种换班（白天、夜晚），包括节假日以及数量单位（小时、天、周）。汇报工作进程时要用到这些日程表，它通常能够依照每个单项资源按天、周或月打印出来，或者将整个项目的日程打印成一份全面的，可能有墙壁大的项目日程表。

3．电子邮件

一些项目治理软件程序的共同特点是能够通过电子邮件发送项目信息。这一功能使得用户不必通过打印机或屏幕显示，直截了当从电子邮件中获得信息。通过电子邮件，项目团队成员能够了解重大变化，比如最新的项目打算或进度打算，能够把握当前的项目工作情形，也能够发出各种业务表格。

4．图形

关于有大量活动事项的项目工程，人工制出一份甘特图或网络图，或人工进行修改制图是一件极其乏味而又容易出错的工作。当前项目治理软件的一个最突出的特点是能在最新数据资料的基础上简便、迅速地制作各种图表，包括甘特图及网络图。有了基准打算后，任何修改就能够轻易地输入到系统中，图表自动会反映出这些改变。项目治理软件能够将甘特图中的任务连接起来，显示出工作流程。专门是用户能够仅用一个命令就在甘特图和网络图之间来回转换显示。另外，图形和表格通常有以下功能供用户使用：. 进行任务和关系的交互式操作处理。例如，通过图表连接任务，改变优先关系或通过扩展活动连续显示功能来改变活动连续时刻。

. 定制格式，例如图形大小、标题、颜色、字型以及文件布局。

. 显示任务或成本的基准对比表。

. 突出关键路径，显示出任何活动的延缓。

. 放大或缩小显示图像。

5．转入/转出资料

许多项目治理软件包承诺用户从其他应用程序，比如文字处理、电子表格以及数据库程序中获得信息。为项目治理软件输入信息的过程叫做转入。例如，你只需在需要时转入某个电子表格的信息就能够了，而大可不必将电子表格中有关人员或机器的成本信息重新键入项目治理软件程序，而且如此还可能会输入相互冲突或错误的资料。同样地，常常也要把你的项目治理软件的一些信息输入到这些应用程序中去。发出信息的过程叫做转出。例如，可能要把对某一承包商的进度打算报告转出到文字处理备注文件中。

绝大部分项目治理软件程序承诺把标准ASCⅡ码中的信息文件从Windows Clipboard转出到SQLdatabase,Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLEclient/server, DDEclient/server 以及一些其他系统中。

6．处理多个项目及子项目

有些项目规模专门大，需要分成较小的任务集合或子项目。另一种情形是体会丰富的项目经理同时治理好几个项目，而且，团队成员也同时为多个项目工作，在多个项目中分派工作时刻。在这种情形下，大部分项目治理软件程序能提供关心。它们通常能够将多个项目储存在不同文件里，这些文件相互连接。项目治理软件也能在同一个文件中储存多个项目，同时处理几百个甚至几千个项目，并绘制出甘特图和网络图。

7．制作报表

项目治理软件包在最初应用时，一样只有少数报表，通常是列表总结进度打算、资源或预算。今天，决大多数项目治理软件包都有专门广泛的报表功能。下面列出一些可制作的报表内容：. 项目全面汇报报表。

. 项目要紧时期（里程碑）报表。

. 一定时期内的各种信息，例如这一时期内完成和正在进行的任务，以及预备开始的任务。

. 财务报表，显示全面的信息，包括所有任务、整个项目预算、超支情形、累计预算成本、实际成本以及承付款项。

. 成本/进度操纵系统准则（c/scsc）报表。通常美国国防部进行国防项目时要求使用那个报表。

. 对项目的各种或一组资源进行资源配置报表。

. 定制的标准报表、交叉报表、变量基准对比表。

8．资源治理

目前的项目治理软件都有一份资源清单，列明各种资源的名称、资源能够利用时刻的极限、资源标准及过时率、资源的收益方法和文本说明。每种资源都能够配以一个代码和一份成员个人的打算日程表。对每种资源加以约束，比如它可被利用的时刻数量。用户能够按百分比分为任务配置资源，设定资源配置的优先标准，为同一任务分配各个资源，并保持对每项资源的备注和说明。系统能突出显示并关心修正不合理配置，调整和修匀资源配置。大部分软件包能够为项目处理数以千计的资源。

9．打算

在所有项目治理软件包中，用户都能界定需要进行的活动。正如软件通常能爱护资源清单，它也能爱护一个活动或任务清单。用户对每项任务选取一个标题、起始与终止日期、总结评判，以及估量工期（包括按各种计时标准的乐观、最可能及悲观估量），明确与其他任务的先后顺序关系以及负责人。通常，项目治理软件中的项目会有几千个相关任务。另外，大部分程序能够创建工作分析结构，协助进行打算工作。

10．项目监督及跟踪

项目治理的一项差不多工作是对工作进程、实际费用和实际资源耗用进行跟踪治理。大部分项目治理软件包承诺用户确定一个基准打算，并就实际进程及成本与基准打算里的相应部分进行比较。大部分系统能跟踪许多活动，如进行中或已完成的任务、相关的费用、所用的时刻、起止日期、实际投入或花费的资金、耗用的资源，以及剩余的工期、资源和费用。关于这些临近和跟踪特点，治理软件包有许多报告格式。

11．进度安排

在实际工作中，项目规模往往比较大，人工进行进度安排活动就显得极为复杂了。项目治理软件包能为进度安排工作提供广泛的支持，而且一样是自动化的。大部分系统能依照任务和资源清单以及所有相关信息制作甘特图及网络图，关于这些清单的任何变化，进度安排会自动反映出来。此外，用户还能调度重复任务，制定进度安排任务的优先顺序，进行反向进度安排（从末期到日首期），确定工作轮班，调度占用时刻，调度任务，确定最晚开始或尽早开始时刻，明确任务必须开始或必须终止日期，或者是最早、最晚日期。

12．保密

项目治理软件一个相对新颖的特点是安全性。一些系统对项目治理包自身、单个项目文件、项目文件中的差不多信息（例如工资）均设有口令密码。

13．排序及选择

利用排序，用户能够按为所欲为的顺序来扫瞄信息，比如从高到低的工资率，按字母顺序的资源名称或任务名称。大部分程序有各种排序方式（例如：按名、姓等）。选择功能关心用户选择出符合具体准则的一些资源。例如，某些任务要用到某种具体资源，用户假如想了解这些任务的有关信息，只需命令软件程序忽略未使用这种的任务，而只把用到这种资源的任务显示出来就能够了。

14．假设分析

项目治理软件一个专门有用的特点是进行假设分析。用户能够利用这一特点来探讨各种情形的成效。在某一项目的一些节点上，用户能够向系统询问："假如拖延一周，会有什么结果？"系统会自动运算出延迟对整个项目的阻碍，并显示出结果。例如，某个建筑项目，要研究木材消耗率上升15%将发生什么结果，承包商只要把这一变化输入运算机，所有的相关费用成本就能显示出来。几乎能够对项目中所有变量（人员、工资率、成本）进行测试，观看发生具体情形的阻碍。这种分析能使项目经理更好地操纵有关项目的各种风险。

二、常见的项目治理软件包

下面简要介绍一下当前一些最常见的项目治理软件包。

1．CA-SuperProject

ComputerAssociatesInternational公司的CA-SuperProject是一个常用的软件，专门是在那些治理公司网络的项目治理人员、在Unix或Windows环境下的工作人员以及需要高性能程序的人中更受欢迎。那个软件包能支持多达160，000多个任务的大型项目。许多评论人员因为它在大型项目及小型项目两方面的优异表现而予以高度评判。CA-SuperProject能创建及合并多个项目文件，为网络工作者提供多层密码入口，进行打算审评法（PERT）的概率分析。而且，这一程序包含一个资源平稳算法，在必要时，能够保证重要工作的优先性。它的要紧缺点是用户界面不如其他一些程序友好，应当在今后的版本中进一步解决。

2．Microsoft Project

毫不意外，作为微软家庭一员的MicrosoftProject，差不多占据了项目治理软件包市场的大量份额。MicrosoftProject的要紧优点是它与微软其他产品（Access、Excel、PowerPoint、Word）专门相似，菜单栏几乎一样，用户的工具栏如出一辙。另外，用户能够在应用文件之间轻易地来回移动信息资料，例如，能够把Excel资源表中的成本信息轻易地移到MicrosoftProject中，MicrosoftProject中的一份甘特图也可通过拖入或连接，轻易地移入Word文件中。日常用语（Tipsoftheday）、提示卡以及大量关心范例大大简化了程序的应用，交互式日程系统、电子邮件以及分配设备的功能专门强大。现在，还包含应用文件的视象（VisualBasicfotApplications），便于高级用户设计接口或自动处理重复性工作。MicrosoftProject的缺点是它的关键路径处理，用户不太容易查看，同时它也不如其他一些软件包能处理多个项目及子项目。

3．Project Scheduler

Scitor公司的ProjectScheduler软件是一个易于操作、基于Windows的项目治理软件包，它获得《电脑杂志》的"编辑选择奖"（Editos"ChoiceAward）。ProjectScheduler具备传统项目治理软件的所有特点，图形界面设计完好，报表功能强大，制图方面也是如此。比如甘特图，能用各种颜色把关键任务、正或负的时差、已完成的任务以及正在进行的任务区别开来。任务之间建立图式连接极为方便，任务工时的修改也专门容易。资源的优先设置及资源的平稳算法专门有用。对多个项目及大型项目的操作处理也比较简单，与外部数据库的连接也不同一样。该软件美中不足的地点是联机关心和文件编制以及电子邮件功能有限。不管如何，这些将会在今后的版本中得到改进。

4．Sure Trak Project Manager

Sure Trak Project Manager是PrimaveraSystems公司的产品。该公司也生产一种叫做ProjectPlanner的优质尖端项目治理软件包。SureTrakProjectManager是一个高度视觉导向的程序，具有优异的放缩、压缩及拖入功能。它的差不多结构，比如柱形、图表、色彩和数据结构便于调整，定制模板也容易创建。它的工作分析结构功能优异，便于使用。重复活动处理简便，活动网络图能够分区段储存在磁盘里，并可装入其他程序。联机关心及文件编制是SureTrakProject Manager的不足之处，这会在今后版本里改进。

5．Time Line

《电脑杂志》的"编辑选择奖"的另一位得主是Symantec公司的TimeLine软件。尽管那个软件在初学者使用时略微有些困难，但TimeLine是有体会的项目经理的首选。它的报表功能以及与SQL数据库的连接功能都专门突出。日程表、电子邮件的功能，排序和选择能力以及多项目处理差不多上精心设计的。另外，它还有一个叫做Co-Pilot的功能，这是一个专门有用的推出式关心设施，用户界面专门好，极易操作。然而，许多评论人员认为TimeLine最适于大型项目以及多任务项目，但不如其他软件包便于初学者使用。

6．High-End Project Management Software

假如上面讨论的基于个人电脑的软件包不能治理大型或企业规模型的项目，人们就会想到High-End ProjectManagementSoftware的软件包。这些系统软件包括Lucas ManagementSystems的Artemis、WelcomeSoftwareTechnology的OpenPlan、Primavera的ProjectPlanner以及PSDI的Project/2。这些软件能在一个颁布式数据环境下共享资料，便于处理多任务项目，连接其他商业信息系统，比如会计、采购、而且通常对进度打算及资源配置有专门完善的算法。这些系统软件的成本普遍从数千到7.5万美元，估量这些系统的价格会降低，而同时基于个人电脑的系统功能将不断增强。

三、选择项目治理软件的标准

下面是购买项目治理软件包时应考虑的一些因素。依照你个人的需要，下面的某些因素相对其他人而言，可能对你会更重要或不十分重要。

1．容量

这要紧是考虑系统能否处理你估量进行的项目数量、估量需要的资源数以及估量同时治理的项目数量。

2．文件编制和联机关心功能

各个项目治理软件包的文件编制和联机关心功能质量各不相同，差别较大。要紧考虑用户手册的可读性、用户手册里概念的逻辑表达、手册和联机关心的详细程度，举例说明的数量、质量、对高级性能的说明水平。

3．操作简易性

这一点通常不论选择在哪种软件包时差不多上要紧的。要紧应考虑系统的"观看"和"感受"成效、菜单结构、可用的快捷键、彩色显示、每次显示的信息容量、数据输入的简易性、现在数据修改的简易性、报表绘制的简易性、打印输出的质量、屏幕显示的一致性，以及熟悉系统操作的难易程度。

4．可利用的功能

一定要考虑系统是否具备项目组织所需要的各种功能。例如，程序是否包含工作分析结构以及甘特图和网络图，资源平稳或均衡算法如何样？系统能否排序和选择信息、监控预算、生成定制的日程表，并协助进行跟踪和操纵？它能否检查出资源配置不当并有助于解决？

5．与其他系统的兼容能力

在当今的数字化社会里，大量的电子系统日趋统一。假如你的工作环境里，切合数据储存在各个地点，比如数据库、电子数据表里，这时就要专门注意项目治理软件的兼容统一能力。有些系统只能与少数几种常见的软件包进行最差不多的统一，有些却能够与分布数据库甚至对象向数据库进行高级的综合统一。另外，项目治理软件通过电子信箱向文字处理及图形软件包转入信息的能力也会阻碍到你的决策。

6．安装要求

那个地点要紧考虑运行项目治理软件对运算机硬件和软件的要求：储备器、硬盘空间容量、处理速度和能力、图形显示类型、打印设置以及操作系统等。

7．报表功能

目前各种项目治理软件系统的要紧不同之处是它们提供的报表种类和数量。有些系统仅有差不多的打算、进度打算和成本报表，而有一些则有广泛的设置，对各个任务、资源、实际成本、承付款项、工作进程以及其他一些内容提供报表。另外，有些系统更便于定制化。报表功能应给予高度的重视，因为大多数用户专门注重软件这种能生成内容广泛、有说服力的报表的功能。

8．安全性能

有些项目治理软件有相对更好的安全性。假如安全问题专门重要，那么就要专门注意对项目治理软件、每个项目文件及每个文件数据资料的限制访问方式。

9．经销商的支持

要专门注意，经销商或零售商是否提供技术支持、支持的费用，以及经销商的信誉。

四、应用项目治理软件的益处

应用项目治理软件有专门多益处。下面介绍一些：

1．精确性

应用项目治理软件的一个要紧益处是能够大大提高精确性。关于大型项目，人工绘制网络图、运算起止时刻、临近资源使用情形是专门困难的。项目治理软件有精确的算法来运算项目信息并设有大量内部例行程序检查用户的错误。

2．经济性

基于个人电脑的项目治理软件售价约400-700美元。那个价格关于个人来说显得昂贵些，但对大多数业务而言，如此的软件确实物有所值。

3．使用简便

近几年来，项目治理软件的操作使用变得极其简便，稍加训练就能够完全把握。这一特点，加上价格能同意，便利项目治理软件的用户迅速增加。

4．处理复杂问题的能力

明显，项目治理软件在处理大型项目的某些方面（专门是数据方面）确实要比人工简便得多。关于只有少数活动的短期项目，人工方法也许行得通，但假如项目有数以千计的活动、上千种资源、连续几年时刻，项目治理软件对如此复杂工作的协助作用就显得必不可少了。

5．可爱护性和可更换性

对人工系统进行项目信息的爱护和修改，通常是专门苦恼的。例如，对某个项目的治理没有应用运算机，那么每次发生变化时，项目人员就不得不人工重新设计网络图、重新核算成本。利用项目治理软件数据资源的任何更换都会自动反应到网络图表、成本表以及资源颁布表等这些项目文件中。那个功能会经常用到，因为不管你的打算做得多么完善，在过程中都必定会发生一些变化（至少一点儿）。

6．保持记录

项目治理软件的一个要紧优点是它能专门好地保持记录。例如，能够爱护有关各个团队成员的进度打算、各项任务及所用资源的数据资料。在预备优质的报表或今后做打算时，会用到这些数据资料。然而，用户必须不断更新文件，使记录保持不失去意义。

7．速度

收集好相关数据资料同时输入后，软件就能专门迅速地进行几乎每一种能想出来的运算。人工创建、修改打算、进度打算和预算，要花费几小时、几天或几个星期，然而，系统在分秒之内便可完成修改工作，省下的时刻通常足够来支付软件的价格了。

8．假设分析

进行假设分析是项目治理软件的一个超前进步的功能，也是它的一个显著优点。正如前面讨论的，假设分析使用户能够了解项目中发生的各种情形的成效。用户在软件上运行不同的情形，然后做出评估。如此，项目经理对某些偶发事件就能够做好打算预备，并估量相应的结果。进行假设分析假如不使用软件是难以想象，甚至是不可能的。

五、应用项目治理软件的注意事件

尽管使用项目治理软件有许多益处，但在使用过程中也有一些应该注意的地点，同时尽可能幸免其中的一些陷阱。

1．沉溺于软件程序中

有时，一些项目经理会沉溺于项目治理软件。某个项目经理可能会把大量时刻投入软件中，摆弄那些报表、功能，把工件中最要紧的部分-人员抛在脑后。

2．安全错觉

项目治理软件有时会使项目经理产生一种安全错觉。要紧以几种方式：第一，项目经理会认为，由于有功能强大的软件，项目会治理完成得更杰出。其次，假如项目偏离打算，项目经理会认为软件能有方法让项目回到正常轨道上来。第三，软件假如使用不当，它可能会显示项目进行良好，但实际情形却并非如此，单凭软件显示一切正常是远远不够的。

3．信息超载

项目治理软件提供了众多的功能和大量信息。有时可怕的数量能导致危险局面。应该只使用有合适功能的软件。项目经理要克制自已，幸免使用某些功能，生成更多的报表和数据资料，却对成功地完成项目毫无益处。

4．学习曲线

要熟练使用项目治理包，确实需要花些时刻。所需时刻依照个人的不同情形和经历而不同。关于那些目前不使用运算机和商业软件的人来说，会有一个专门明显的学习曲线。然后，近几年来，由于软件越来越易于使用，使得为把握软件应用而需要的学习培训时刻大大缩短了。

5．过度依靠于软件

由于项目治理软件的应用越来容易和有味，同时软件提供了大量专门有吸引力的特性，使得项目经理开始过分依靠于软件。对项目治理缺乏差不多知识的人有时使用软件，但却不明白软件的真正用途。假如没有把握项目治理的差不多概念，软件就没有什么意义了。通俗地说，项目治理软件仅仅是关心你更有效率、有成效地工作的一个工具，软件自己并不能治理项目。你进行项目治理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的团队的技能。

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