办公室手册(完整版)
****置业有限公司办公室
工作手册
二〇年
1．前言
办公室作为公司的一个职能部门，主要负责行政管理与人事管理方面的工作。为了规范管理，我们依据公司有关的规章制度，结合部门的实际管理经验，编写了这本《办公室管理工作手册》。在编写中，我们力求突出简单、易操作的管理思想，指导性的介绍了办公室的部门职能、组织结构、岗位职责、管理规范及操作流程，用于规范与指导本部的业务工作，是办公室的基础管理文件。
办公室是负责制订及实施有关人事与行政的政策和程序的部门。
本手册将根据实践的发展不断充实和修订。办公室热忱欢迎员工和各分支机构提出修改意见。
办公室
二〇年二月一日
2．办公室的部门职能
2.1 核心职能
负责公司的人力资源管理工作，甄选、配置、开发、考核和培养公司所需的各类人才，
制订并实施各项薪酬福利政策及奖惩制度，调动员工积极性，激发员工潜能，为公司规
模化持久发展提供人才保证。
负责公司的行政管理工作，包括组织机构管理、制度建设、会议管理、考勤纪律、信息
管理、印章管理、差旅管理、奖惩管理、网络管理、行政接待等事宜。
负责公司的总务后勤管理工作，包括资产管理、车辆管理、宿舍管理、前台管理、厨房
管理和物业管理等事宜。
2.2 工作职责
2.2.1 人力资源管理工作职责
人事管理
1) 员工招聘、入职、试用、转正考核、调动、离职管理；
2) 公司管理梯队的选拔与培养；
3) 公司员工的人事档案、劳动合同管理；
4) 软件管理各类人力资源数据，进行人力资源月报；
5) 管理并组织实施公司员工的绩效考核工作。
薪酬福利管理
1) 制定并实施薪酬体系及相关的福利政策；
2) 计算与统计公司员工工资，审核分支机构员工的工资；
3) 办理养老、医疗、失业、工伤、生育保险，住房公积金等社会保险和基金；
4) 开发员工福利项目，支持薪酬福利体系更好的实施。
培训发展管理
1) 公司年度培训计划的制订与实施；
2) 跟踪管理培训实施；
3) 协助配合公司各部门的培训，监督各分支机构的培训工作；
4) 管理公司员工个人专业发展学习规划；
5) 搜集培训资源，开发内部培训讲师和培训课程。
其他工作
1) 制订公司员工手册；
2) 协调有关政府部门、保险监管机关及业内单位关系；
3) 劳资纠纷的处理；
4) 收集汇总并提供最新人力资源管理信息；
5) 公司人力资源管理系统数据的建设、更新与维护。
2.2.2 行政管理工作职责
组织机构管理
1) 配合公司新机构的组建完善，做好分支机构人才储备、筹备设立等方面工作；
2) 公司系统各级机构的设置、合并、更名、撤销等管理；
3) 制订公司部门、分支机构人员岗位职责；
4) 公司及分支机构高级管理人员的提名、聘任、考核、交流与解聘管理；
5) 兼管分支机构的办公室工作。
制度建设与管理
1) 制订人力资源管理、行政管理制度，总分公司人力资源、行政管理权限与工作流程，组织、协调、监督制度和流程的落实；
2) 统一管理总部及分支机构各部门的制度建设；
3) 制订公司年度人力资源规划；
4) 核定公司年度人员需求计划、确定各机构年度人员编制计划。
信息管理
1) 公司内部信息化建设的规划设计和具体实施；
2) 维护公司信息化办公平台的信息资源的创建、更新，以达到资源共享；
3) 范围内信息化管理，信息的收集、整合、传递，形成信息手册；
印章管理
印章的刻制、保管及盖章（公章）审核。
会议管理
1)公司各类会议的组织安排工作；
2)公司各部门、各分支机构会议纪要的整理、分发与归档；
3)公司会议决定跟踪督办工作。
办公纪律
职业仪表、接待规范、会议规范、电话使用、考勤纪律、办公纪律、职务行为。
差旅管理
员工出差、外出学习、考察等业务的安排及
备案管理。
行政接待
负责公司重大行政任务、日常接待任务、参观考察的准备、安排、接待服务工作。
奖惩管理
制定具体的奖惩条例，按照程序，及时实施奖惩措施并进行备案管理。
网络管理
1)公司服务器及网络的正常运行管理(包括各分支机构的网络)；
2)公司信息系统平台和应用软件的正常运行。
职委会
1)受理员工申诉，维护员工利益；
2)收集员工意见，向公司管理层反映；
3)开展经常性的文娱体育活动，丰富员工业余生活。
2.2.3 总务后勤管理工作职责
资产管理
1)对公司资产、设备（包括剩余物资）的日常管理；
2)资产的计划、采购、发放、调拨、核算配合等管理工作，保证帐实相符；
3)资产的使用、维护、维修、报废等保证公司设备的正常运转及资产的有效管理。
车辆管理
1)接待任务；
2)车辆年检、保险、维修保养、
出险管理。
宿舍管理
员工入宿安排、宿舍资产维修保养以及退宿手
续的办理。
前台管理
日常业务接电接访、会议服务、报纸刊物的征订、公司邮递业务的办理等工作。
厨房管理
员工餐的烹制，菜肴质量把关，食堂卫生管理，接待卫生检查等工作。
物业管理
负责公司办公场所的水、电、照明、空调等设备的正常维护与运行，维护办公环境卫生等工作。
3.部门汇报关系
4. 部门组织结构
办公室主任
人事主管行政主管
人力开发专员人力运营专员培训专员资产专员行政信息专员后勤主管网络工程师1人车务专员
厨房前台接待仓管杂工
8
5. 岗位设置及职责
5.1 办公室主任岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：１
直接下级人数：17
副总经理
办公室主任
人事主管行政主管
职责概述：
计划、指导和管理内人力资源与行政办公的日常工作，提供必要的人力资源服务与行政管理、办公后勤方面的支持与服务。统筹信息管理工作，保证各部与子公司间的信息传递。
5.２人事主管岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：暂不设
直接上级人数：１
直接下级人数：3
办公室主任
人事主管
人力开发专员人力营运专员培训专员
职责概述：
制定的人力资源规划，协助经理管理人力资源日常工作，统筹管理和协调指导各子公司的人力资源工作的运行。
5.3 人力开发专员岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：0
办公室主任
人事主管
人力运营专员人力开发专员培训专员
职责概述：
协助进行绩效管理，机构组织管理，组织招聘面试，协助进行制度建设及优化，员工职业规划等工作。
5.4 人力运营专员岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：0
办公室主任
人事主管
人力开发专员人力运营专员培训专员
职责概述：
员工关系、薪酬福利、保险合同、员工档案、企业资质年检、员工入职、离职、调动等相关手续的办理。
5.5 培训专员岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：0
办公室主任
人事主管
人力开发专员培训专员人力运营专员
职责概述：
保证公司培训工作的正常开展，统筹各公司的培训工作，进行新员工入职的跟踪管理及新员培训，内人力资源信息的管理。
5.6 行政主管岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：１
直接下级人数：6
办公室主任
行政主管
行政信息专员资产专员网络工程师车务专员后勤主管
职责概述：
协助经理管理日常行政类事务，负责带领信息小组进行信息化建设，印章的审核使用，会议管理，内各类资产的统筹安排。
5.7 行政信息专员岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：0
办公室主任
行政主管
行政信息专员资产专员网络工程师车务专员后勤主管
职责概述：
配合主管进行会议、接待工作，票务报刊管理、公司及本部考勤管理、部门合同文件管理、请款报销事务，部门文件的传递工作。
保证公司内部信息及各子公司信息的传递与归档，维护建设公司OA 平台的信息，维护本部门的信息工作。
5.8 资产专员岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：0
办公室主任
行政主管
行政信息专员资产专员网络工程师车务专员总务主管
职责概述：
所有资产的计划、采购、发放、调拨、核算配合及对资产使用、维护、维修、报废等进行管理，总仓的帐实管理。
汇报关系
岗位编制人数：2
直接上级人数：1
直接下级人数：0
办公室主任
行政主管
行政信息专员资产专员网络工程师车务专员后勤主管
职责概述：
管理、维护公司电脑和网络的正常运行，保证所有软件的运行及重要数据库的定期备份，排除公司各部门的电脑、网络的故障。
5.10 车务专员岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：0
办公室主任
行政主管
行政信息专员资产专员网络工程师车务专员后勤主管
职责概述：
车辆的购置、保险、维修、保养、年检等有关车务的各类工作，保证接待任务安全出车，对驾驶员进行安全教育及业务培训。
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：0
办公室主任
行政主管
行政信息专员资产专员网络工程师车务专员后勤主管
职责概述：
保证公司水、电、照明、空调的正常运行及核算，接待街道、计生办、节水办、防疫站等政府部门的检查，食堂及后勤的管理。
5.12 前台接待岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：0
行政主管
后勤主管
厨房前台接待仓管杂工
职责概述
公司总机来电接听、访客的接待，客户投诉处理，公司邮递信件的管理，会议服务，文件传递及行政接待的配合。
5.13 厨房岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：1
直接上级人数：1
直接下级人数：3
行政主管
后勤主管
前台接待厨房仓管杂工
职责概述：
准时按量提供符合卫生条件的员工午晚餐，烹制高管餐厅的午餐。保证员工餐厅的卫生。
5.14 仓管杂工岗位职责
汇报关系
岗位编制人数：2
直接上级人数：1
直接下级人数：0
行政主管
后勤主管
前台接待厨房仓管杂工
职责概述：
高管办公室的卫生清洁，物品出入库的办理、仓库管理，制服清洁保管、电话报装、订报、寄件、置证、零星采办等杂务的处理。
6．操作指引
6.1 人力资源事务操作指引
招聘管理
1.目的
1)通过系统化的招聘管理保证公司招聘工作的质量，为公司选拔出德才兼备的人才。
2)通过严格的录用标准，确保员工入职的合理性、合法性。
2.原则
秉承“公开、平等、竞争、择优”的原则，对公司内部符合招聘职位要求及表现卓越
的员工，优先给予选拔和晋升。其次再向社会公开招聘。
3.操作流程
流程名称招聘管理流程
各职能部主管副总人力资源部总经理/董事长支持文件
N
年初提出审核Y N 《员工招聘录用管理》人力需求
形成年度审批《年度人事规划》
人事规划《组织机构图》
Y 《岗位职责说明书》
执行管理
提出增审核建议审批《增补员工申请表》补需求
终止N N Y
通过渠道
展开招聘
选定面试者筛选简历《员工入职会签表》
进行专业笔参加管理人
与HR初试Y 试、测评员、高级技
工人员面试
共同复试
Y Y
做录用前
期准备N
N N
不予以录用
4.政策及权限
招聘政策
招聘渠道
1) 内部推荐：内部人员可将符合招聘条件的人才向人事部门推荐，凡不符合者一律退回。
2) 媒体（网络、报纸）：文职人员、专业技术人员、助理、部门管理人员等。
3) 猎头：对高管职位、高级技术人才、市场稀缺性人才等。
4) 学院定向：满足公司人才储备的需求，年度性向各类知名高等学府进行定向招聘。
5) 招聘会：专业技术人才可通过参加专业人才招聘会获得。
6) 劳务中介：针对普通劳动力人员进行，如保安、保洁、会所服务员等。
权限职责
办公室
1) 负责组织办理招聘和录用手续；
2) 实施招聘录用流程。
办公室主任
1) 审定各部门人力资源计划，制定公司《年度人力资源规划》。
2) 审核用人部门的职位空缺申请；
3) 审核该岗位职责描述及制定相应薪资水平；
4) 组织面试和推荐复试，进行面试评定，提出录用意见；
5) 对入职者进行会签审批。
用人部门领导
1) 提出部门年度人力资源需求计划;
2) 提出人员招聘申请；核定人员招聘条件；
3) 制作相应的岗位职责描述；建议岗位薪资；
4) 参与面试，进行面试评定，提出录用意见；
5) 对入职者进行会签审批。
副总经理/总监
1) 审核分管部门年度人力资源需求计划；
2) 参与面试；
3) 批准录用部门经理以下级员工；
4) 提出部门经理以上级员工的录用意见；
5) 对入职者进行会签审批。
总经理/董事长
1)批准年度人力资源规划；
2)批准用人部门增编申请；
3)确认薪资；
4)面试并批准录用部门经理以上级员工；
5)对入职者进行会签审批。
面试级别
1) 各部门普通员工入职需经部门负责人、人力资源负责人一同面试。
2) 各部门专业技术人员、工程师需经部门负责人、人力资源负责人、总工程师一同面试。
3) 各部门经理、副经理、总工程师需经部门负责人、人力资源负责人、分管副总、总经理
或董事长等逐级面试。
4) 副总经理、总经理需经董事会开会决定任免。
员工入职
1．目的
规范管理，使新员工更快融入公司环境，进入工作角色。
2．原则
沟通协调入职所需各口、各环节，保障新员入职顺畅。
3．操作流程
流程名称员工入职管理流程
新员工用人部门主管副总人力资源部总经理/董事长支持文件
完成《员工入《员工入职/试用/
职会签表》中转正管理》
面试考评
入职会签入职会签入职会签入职会签《员工入职会签表》终止N N N N
Y 发入职通知Y
确认入职
引导人
准备入职
资料
入职入职手续办理《入职通知书》
《员工入职登记表》部门入职人事入职《新员工培训跟踪表》
引导引导《员工入职备忘录》
使用期内
跟踪
4．政策及权限
职责权限
办公室
员工入职会签，确认员工话费报销标准；
通知新员报到日期，提前准备新员所需办公设备及用品、通知入职引导人，新员入职手续的办理以及档案资料存档；新员入职引导以及入职跟踪。
用人部门经理
员工入职会签，确定入职引导人；对新员进行在岗培训与指导，安排新员工作并进行管理控制。总工室
对专业技术人员的入职进行会签并给予录用意见。主管副总
对管辖范围内员工入职会签，给予录用意见。总经理/董事长
对所有已完成上述会签程序的正式编制员工进行入职审批。注：非正式编制员工的入职会签至主管部门经理。
工作程序
新员工入职前：
1)进行员工入职会签；
2)发布《入职通知书》，告知新员工报到时带：照片、毕业证书及相关资格证书原件、
身份证原件、体检报告、提供农行卡号或由公司开户；
3)确认办公座位、电话、员工代码、电子邮箱；
4)确认上班时间并通知相关部门经理。
入职手续：
1)填写《入职登记表》、提交相关资料及证件，发放《员工手册》；
2)确认保险及公积金等事宜；
3)按照《入职备忘录》办理入职手续；
4)介绍办公场所及公司同事。
部门办理部分：
1)介绍部门人员；
2)部门经理介绍岗位职责，说明工作。
一周内入职培训
1)公司介绍
2)重要制度及操作流程
3)业务基础知识