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制作万年历日程表-EXCEL应用教程

大家好!

下面向各位介绍应用EXCEL来制作的办公人员经常用到的万年历日程表。常话说:没图没真相。下面先向各位展示我制作的精美万年历日程表图:

看到这么漂亮的日程表,你是否也会心动呢?不要急,先让我介绍一下该万年历日程表功能,看是否确是你所需要的。

一、它能实时显示今天的信息:日期、星期、时间。并且不受查询年月限制。

二、它能通过选择年份和月份,自动显示查看月份的日历信息。而且年份范围可根据自己需要设计,可设计任意期限的年限。

三、可将日程安排记录于对应的日期内,一目了然地清楚某天的日程安排;同时还增加了月份备忘录,帮助提醒当月的重要事件。

好了,废话不多说,马上开始吧。

第一步,版面设计。请新建一个EXCEL工作表,并输入以下信息:(如下图)

说明:1、为了方便截图和减少版面,这里只选取了2010年-2030年的范围,实际可根据自己需要调整。

2、1-12代表的是月份,将年份、月份列出来是为了后面设计的需要。

3、图中出现的文字是为了设计版面显示需要。

4、星期上面对应的一行数字(1-7),是为了判断某月的首日是星期几,下面会有提到。

第二步,年份和月份选项设计。请对应下图按以下步骤操作:1点击C1单元格,2点击“数据”菜单,在“数据”下拉选项中选择有效性,弹出“数据有效性”对话框3,4在“允许”下拉选项中选择“序列”,5在来源选项中框选JI-J21单元格,确定后点击C1单元格会出现一个下拉选项6,点击下拉选项可选择“2010-2030 ”任意一个年份;对E1单元格采用同样的步骤处理,5来源选项框选的是K1-K12单元格,E1单元格下拉选项可选择“1-12 ”任意一个月份。

第三步,插入日期、星期和时间。请对应下图操作,1在C2单元格输入公式“=TODAY() ”后回车,再点击C2单元格,右击鼠标选择“设置单元格格式”选项,弹出“单元格格式”对话框,点击左边“日期”,在右边的“类型”选项中选择合适的类型。2在F2单元格输入公式“=IF(WEEKDAY(C2,2)=7,日,WEEKDAY(C2,2)) ”(意为:如果C2单元格中的日期对应的星期数=7时,显示“日”,否则显示对应的星期数),回车确认后再选择F2设置单元格格式,在弹出的“单元格格式”对话框中左边选择“特殊”,右边选择“中文小写数字”(意为将“1-6 ”转换为中文的“一至六”,符合星期的表示习惯)。3在H2单元格输入公式“=NOW() ”,回车确认

后再选择H2设置单元格格式,在弹出的“单元格格式”对话框中左边选择“时间”,右边选择需要的显示方式。完成这三步后再来调整界面间距、合并C2/D2等操作。

第四步,确定当月的天数。选择A3单元格,输入公式

“=IF(E1=2,IF(OR(MOD(C1,400)=0,AND(MOD(C1,4)=0,MOD(C1,100)<>0)),29,28),IF(OR(E1=4,E1=6,E1 =9,E1=11),30,31)) ”(意为:如果选择的月份是2月的话,就来分析选择的年份是否为闰年,若为闰年则输入29天,平年则输入28天;如果选择的月份不是2月的话,就来判断选择的月份为大月还是小月,4/6/9/11月为小月,输入30天,否则输入31天),个人认为这个公式是本设计最难的一个地方,逻辑性很强,对公式不感冒的朋友就直接copy公式吧。图示如下:

第五步,确定当月的首日是星期几。选择B3单元格,输入公式

“=IF(WEEKDAY(DATE($C$1,$E$1,1),2)=B4,1,0) ”(意为:如果选择的“C1年E1月”的第1天星期数等于B4单元格的数字,就输入1,否则输入0),回车后再复制B3单元格的内容,粘贴在C3~H3单元格中,结果如下图所示。大家可能注意到公式中$C$1和$E$1中出现的“$ ”符号,这是绝对引用符号,防止复制粘贴后公式中C1和E1单元格跑动,而公式中B4采用的是相对引用,将公式复制到C3~H3单元格后,B4就会变成C4~H4,这正是我们想要的,所以采用相对引用。

第六步,输入月份日历。接着第五步,先确定“C1年E1月”的第1天应输入到“B6~H6 ”中的哪一个单元格中,如果“C1年E1月”的第1天刚好落在B6单元格内的话,那其后“C6~H6 ”单元格的日期就顺序加1就好了。好!顺着这个思路,1先在B6单元格中输入公式“=IF(B3=1,1,0) ”(意为:如果第五步确定的B3=1,即首日是星期日的话,就在星期日下方的单元格B6中输入1,否则输入0),2然后在C6单元格中输入公式“=IF(B6>0,B6+1,IF(C3=1,1,0)”,3回车后再将C6单元格的内容复制到D6~H6单元格中。(意为:如果C6~H6中任一个单元格的前一个单元格数值大于0的话,那么就顺序加1,否则就来判断C3~H3中哪一个单元格等于1的,就在C6~H6中输入1,否则输入0。)结果如下图所示:

接着确定余下的日期输入,因为每月至少有28天,至少有4个星期,那么我们只需要在第2星期到到第4星期对应的单元格中顺序加1就可以了,这个简单,具体的操作如下:1先在B7单元格中输入公式“=H6+1 ”,2回车后复制B7单元格的内容粘贴于B8、B9单元格中(这时不要管B8、B9单元格显示的内容),再在C7单元格中输入公式“=B7+1 ”,回车后复制C7单元格的内容分别粘贴于D7~H7和C8~H8单元格中,这样第1~4周的日历就排好了。结果如下图所示:

但大部分月份的日历都有5个星期,有时可能还会出现6个星期(比如2011年1月),这时又该怎么判断呢?没事,只不过是在判断时加入一些条件而已,应该也不困难。1先在B10单元格中输入公式“=IF(AND(H9<$A$3,H9<>0),H9+1,0) ”,2回车后复制B10单元格的内容粘贴于B11单元格中,这里的意思是:先判断H9和H10的日期是否就是月末,如果不是,即H90),B10+1,0)”,4回车后复制C10单元格的内容分别粘贴于D10~H10和C11~H11单元格中,意思和上面的一样。结果如下图所示:

在上面这个公式里,大家可能注意到公式中的“AND(B10<$A$3,B10<>0)”判断条件,这里的AND函数表示“与”的关系,即AND之后括号内的条件必须同时成立时,判断条件才成立,条件中的“<>”符号为“不等于”号,这里增加这个条件是为了防止日历已经排完了之后又从0开递增。心细的朋友可能还发现,其实B10单元格的条件能满足B7~B11的判断,C10单元格的条件能满足C7~H7、C8~H8、C9~H9、C10~H10、C11~H11的判断,这样就简单多了,就是将B10和C10单元格的内容复制到满足判断条件的单元格就OK了,省掉第六步第2部分的分析。

第七步,版面处理。到了这一步,已经是90%的工作已经完成了,剩下的都是简单的操作,这一步就不详细介绍了,总之该隐藏的就隐藏,该插入的就插入,该合并的就合并,该调整的就调整,该着色的就着色,该加边框的就加边框……,大致的版面如下就差不多了。

第八步,消除网络线和0值。点击“工具”下拉菜单,选择“选项”,弹出的选项对话框如下图所示,在“视图”版面中取消“网格线”和“零值”前面方框中的“对号”,确认后表中的网络线和0值就看不见了。

第九步,插入迷人的背景。点击“格式”下拉菜单,选择“工作表”,再选择“背景”,弹出的“工作表背景对话框”如下图所示,选择需要的图片后点击插入即可。

但这时你会发现,插入的背景图片会将整个工作表都平铺覆盖,而你只想在指定的区域才显示背景,其它的地方不显示怎么办呢?其实,EXCEL目前还不能实现只在选定的区域插入图片背景(如果你实现的话请你告诉我),但是我们可以采取另一种方法实现我们想要的效果,就是把不想显示区域的背景覆盖掉,这样不想显示区域的背景就显示不出来了。具体的操作如下:1先选定整个工作表,2点击鼠标右键选择“设置单元格格式”选项,弹出“单元格格式”对话框,3选择对话框的图案版面,将“单元格底纹颜色”选择“白色”,确定后整个工作表的颜色都被白色覆盖掉,4再框选需要显示背景图案的单元格区域,重复2、3部分的步骤,在“单元格格式”对话框的图案版面中选择“单元格底纹颜色”选择“无颜色”,确定后你就会发现除了你框选的区域显示背景图片外,其它区域都是白色,是否能达到你想要的效果呢?结果可能就类似开头的插图所示了:

第十步,设置保护。好了,辛辛苦苦忙了一大半天,你总不想在日常工作中不小心将表格的格式、公式等弄坏吧?那就要把需保护的部分设置保护了。先按住Ctrl键选择不需要保护的区域,即下图中的阴影部分,这些地方留给我们填写日程安排的,然后右击鼠标右键选择“设置单元格格式”选项,弹出“单元格格式”对话框,选择对话框中的“保护”版面,将版面中“锁定”项前面的“对号”取消,确定后,再设置保护时阴影部分的单元格就不会被锁定。

这时可以设置锁定了,具体操作如下图所示:1先点击“工具”按钮,在工具的下拉菜单列表中选择“保护”,再选择“保护工作表”选项,2弹出的“保护工作表”对话框中,3在密码框中输入保护密码,确定后要求再重输一次确认密码,重输后确定,这样工作表保护就设置完成了。

好了,到这里整个日程工作表就设计完成了,好好地去规划自己的工作计划吧,希望能在你的工作中提供帮助。

由于我是在工作的空隙中写的这个教程,所以时间跨度比较大,并没有经过认真校对,错漏肯定会有的。如果你在阅读我这个教程时,若能回帖为我提出文中的错误,或提出改进的建议,我将无胜感激。

最后,祝大家工作愉快,生活愉快。

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