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收文登记簿

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收文登记簿中华建筑工程有限公司

oa公文_收文流程

收文处理 中国收文处理 收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其他文字资料。 一、收文处理的一般过程 指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。 1.第一阶段:公文的收受与分流 (1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或通过自备通信设备收取公文。 (2)外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后,对收文情况做出简要记载。 (3)启封。即外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。 (4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 (5)分办。即经对收文进行分类筛选后,由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 (6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动,主要是针对这些文件写文摘、提要、综述,汇集有关数据资料等。 2.第二阶段:办理收文 (1)拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导者审核定夺。 (2)批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 (3)承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 (4)注办。即由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。 3.第三阶段:组织传阅与催办查办 (1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 (2)催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 (3)查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 4.第四阶段:处置办毕公文 包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。 二、收文办理活动的方法要点 1.拟办 拟办是一项辅助决策活动,目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意:(1)认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。(2)意见要简明、具体、得体。(3)如同时提出两个或两个以上方案时,应讲究它们的排列次序,一般应

公司收文管理办法

公司收文管理办法 第一章收到公文的编号 第一条收到的公文按五类进行编号 一类:各级政府发文; 二类:董事会、股份公司发文; 三类:股份公司内部各专业公司发文; 四类:与公司签署合作合同的有关公司的来文; 五类:其他。 第二章公文的签收 第二条公司收到的一切公文,均由总经理办公室文秘主管负责签收,按第一条的分类建立“公文收文登记簿”(见附件一)。 第三条有关部门收到的涉及公司事务的公文,亦应在收到后2天内,转交总经理办公室文秘主管,由文秘主管按本办法的第二条办理。 第四条须由公司承办或归档的公司领导亲启公文,公司领导启封后,也应送交总经理办公室文秘主管,由文秘主管按本办法的第二条办理。 第三章公文的阅批与分转 第五条总经理办公室文秘主管将登记后的公文,贴上“公文处理传阅单”(见附件二),报总经理办公室主任,主任根据公

文内容、要求等确定公文的处理方式和程序,并在“公文处理传阅单”上签署意见。 第六条文秘主管将主任签批的公文放入固定的文件夹内,报有关人员阅示、阅办、阅知。 第七条为加速公文运转,文秘主管应在主任签批的当天,将公文报送有关领导或部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不能超过2天(特殊情况除外)。 第四章公文的传阅、催办、保管 第八条传阅公文应严格遵守传阅范围和保密规定,不准将传阅公文转借他人阅看,不得任意取走公文内任何文件及附件。 第九条阅读公文应抓紧时间,当天阅完后,应在下班前将公文回交文秘主管,阅批公文一般不准超过2天,阅后应签名以示负责;如领导有批示,应立即将公文交有关部门和人员按公文所提要求和领导批示办理。 第十条公文阅完后,应交文秘主管,严禁横传。 第十一条文秘主管对公文负有催办督促的责任,承办部门接到公文应立即指定专人办理;不得将公文压放分散,如需备查,经批准后复印或摘抄。 第十二条公文传阅完以后,文秘主管根据编号立卷归档暂存。 第十三条每年的7月1日至7月10日,1月5日至1月15日总经理办公室对公司收到来文的处理、归档情况进行检查、

OA自动化-办公自动化系统设计中电子公文设计与实现 精

电子公文系统设计 一、设计原则 在不改变使用单位原有公文运转程序的基础上,实现公文的收文处理、发文处理和档案管理工作的自动化,加快公文运转速度,提高公文质量和办文速度。 二、组织结构分析 在党政机关中,办公室是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作,文秘部门或专人负责公文的承办,因此,办公室是整个公文处理的核心机构,对公文的收、发、归档进行监督、审核和控制;办公室收发室负责接收来文、分发公文和公文归档;公文的具体承办人负责公文在机关内部的全程运转。 三、业务流程分析 公文处理工作共分为收文处理、发文处理和档案管理,下面具体分析各个工作的业务流程。 (一)、收文处理业务流程 一、在收发室作来文签收时是否可以把一些短小的公文利用“公文生成器”录入数 据库中,一些大型的公文利用“公文生成器”只将发文字号、标题等关键资料 录入数据库,然后配合手工分发进入收文流转程序。 二、分办的分解: 1、下级来文(请示、报告):一式三份,由收发室留存一份备查,另两份附“请

示报告处理笺”送秘书科科长签注意见后分别送办公室主任或副主任批示。 2、上级来文:由收发室送分管文秘工作的副主任签批意见后分送领导阅示。 3、上级批示给领导的公文:直接送领导本人。 4、各类阅件:有署名报送的直接送本人,未署名由秘书科科长负责分送。 三、拟办的分解 (一)承办秘书按办公室主任或副主任批示意见,分别处理: 1、送领导阅示的,直接送领导批示,然后按领导批示办理。 2、需征求其他部门意见的,先转有关部门研究,同时在文件中注明“已转××研究提 出处理意见”,然后送分管领导预知,此时该公文进入等待状态,当意见反馈后, 送办公室主任或副主任审核,再送市政府分管领导审批,然后按领导批示办理(进 入发文阶段) 3、属于有关部门职能范围内的事项,直接转请有关部门,同时,在文件上注明“已转 ××研究办理”,然后送分管领导阅知,此时该公文进入等待状态。(进入发文阶段)(二)催办问题:需征求意见的公文认真催办,一般件每3天催办一次,急件及时催办。 (三)对无需正式成文的办件,由秘书科答复报文单位,同时将答复意见记载入公文处理签。 (四)一般公文10个工作日内办结。 (二)、发文处理业务流程 (三)、档案管理业务流程 四、数据流程 五、功能模块 电子公文系统包括收文系统、发文系统、档案管理系统、系统工具、系统设置和公文检索系统。收文系统和发文系统中每一篇公文由专人负责,该承办人监视公文办理的全过程,

收文处理程序

收文处理程序 凡上级发至本单位的所以公文文件、材料等,统称收文。收文处理包括:签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。 一、签收。收到来文,首先要看清是否属于本单位收文,然后清点,核实来文数量、封皮编号与投递是否相符,检查文件装封是否破散,密封条是否被拆等情况,检查无误后,方可签字、盖章、注时。 二、拆封。上级来文,均由文件专管人员拆封,其他人员不得拆封。写明某个部门或个人亲收的文件,应登记后转送有关部门或个人签收。 三、核对。文件拆封后,要对照发文通知单核对文件种类和份数。有回执的,在回执单上签字,盖章后,退回发文单位。同时,检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错,发现问题及时想发文单问查询,予以弥补。 四、登记。将收到的党内文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项进行登记。行政文件转校长办公室。 五、拟办。收文登记后,要填写〈公文处理单〉,并提出拟办意见。为方便领导批办,可将本文提出的或与本文有关

的文件资料附在本文之后,供领导参阅。 六、批阅。上级来文由党办负责同志批阅。批文时要认真阅文,弄懂弄清文件要求,并提出处理意见。需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等;需阅知件,要提出阅知范围;需传达件,要提出传达范围和时间;需复印件,要提出翻印份数和发放范围等;最后要签名、注时。 七、分办。需要办理的文件,要按批办意见,分送有关部门或承办人员办理。 八、传阅。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅中,应先送主要领导和分管领导阅:各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见,要按领导同志的意见,做好补办工作。文件传阅前,要认真登记,阅完后进行检查,随时掌握文件的去向o 九、承办。承办单位接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上单位承办的文件,主办单位要主动会同有关单位协商办理,并负责回复办理结果。 十、催办。对需送有关部门办理的重要文件,要定期或跟踪进行督促检查,并做好催办记录,办完后要向分管领导和办公室负责同志反馈结果。 十一、注结。文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结,注明办理日期,并简要写明办理结果。 十二、归卷。将办理完毕的文件按不同的分类和序号分

集团公文编制及相关规范的管理制度

集团公司公文管理制度 第一章总则 一、目的 为提高办文质量,促进公文管理工作规范化、制度化、标准化,根据 2012 年《党政机关公文处理工作条例》和 GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准,结合公司实际,特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于集团及下属各部、分公司公文处理工作。 公司公文是公司开展生产经营、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻生产经营方针政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 三、职责 1、行政部是公文处理的管理机构,负责建立健全集团公司公文处理的有关制度,主管全公司的公文处理工作并检查、指导各部、分公司的公文处理工作。总裁办负责集团外来文件的处理。 2、各中心、各部、各区域负责人应当高度重视公文处理工作,遵守本制度并加强对本部门公文处理工作的管理。 3、各中心、各部、各区域应当指定专职或兼职人员负责本部门公文处理工作。 第二章管理规定 一、常用公文种类 根据公司实际情况,常用公文种类主要有: 1、请示,适用于向上级单位请求指示和批准。 2、报告,适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。 3、通知,适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。 4、通报,适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 5、决定,适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

公司收文管理办法(修改稿)

55161819.doc 公司收文管理办法 第一章收到公文的编号 第一条收到的公文按五类进行编号 一类:各级政府发文; 二类:董事会、股份公司发文; 三类:股份公司内部各专业公司发文; 四类:与公司签署合作合同的有关公司的来文; 五类:其他。 第二章公文的签收 第二条公司收到的一切公文,均由总经理办公室文秘主 管负责签收,按第一条的分类建立“公文收文登记簿” (见附件一)。 第三条有关部门收到的涉及公司事务的公文,亦应在收到后2天内,转交总经理办公室文秘主管,由文秘主管按本办法的第二条办理。 第四条须由公司承办或归档的公司领导亲启公文,公司 领导启封后,也应送交总经理办公室文秘主管,由文秘主管按本办法的第二条办理。 第三章公文的阅批与分转第五条总经理办公室文秘主管将登记后的公文,贴上“公文处理传阅单”(见附件二),报总经理办公室主任,主任根据公

文内容、要求等确定公文的处理方式和程序,并在“公文处理传阅单”上签署意见。 第六条文秘主管将主任签批的公文放入固定的文件夹 内,报有关人员阅示、阅办、阅知。 第七条为加速公文运转,文秘主管应在主任签批的当天, 将公文报送有关领导或部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不能超过 2 天(特殊情况除外)。 第四章公文的传阅、催办、保管 第八条传阅公文应严格遵守传阅范围和保密规定,不准将传阅公文转借他人阅看,不得任意取走公文内任何文件及附件。 第九条阅读公文应抓紧时间,当天阅完后,应在下班前将公文回交文秘主管,阅批公文一般不准超过 2 天,阅后应签名以示负责;如领导有批示,应立即将公文交有关部门和人员按公文所提要求和领导批示办理。 第十条公文阅完后,应交文秘主管,严禁横传。 第十一条文秘主管对公文负有催办督促的责任,承办部门接到公文应立即指定专人办理;不得将公文压放分散,如需备查,经批准后复印或摘抄。 第十二条公文传阅完以后,文秘主管根据编号立卷归档暂存。 第十三条每年的 7月 1日至 7月 10日,1月 5日至 1月 15 日总经理办公室对公司收到来文的处理、归档情况进行检查、

收文登记簿记录范文收文发文区别如何登记

收文登记簿记录范文收文发文区别如何登记收发文件有明确规定和程序的。收文时,用收文登记表填写收文日期、收文文号、发文机关、文件名称、秘密级别等内容,同时在收文登记簿上作简要登记目录。交办公室主任签批,由办公室主任签批给相关领导阅批,领导要求相关部门传阅的,由档案员陆续交给相关部门传阅并签字。需要相关部门落实的文件,由办公室牵头督促相关部门落实文件精神。 发文时,由相关部门或办公室起草文件,填写拟稿文书,由领导批阅无误后,打印正式文件盖章后发放相关部门,档案员登记时,先登记发文登记簿,其中包括:文件名称、文件字号、发送日期、接受单位、份数等。 xxx单位xx人(姓名)于xx年月日(日期)收到xx单位送达的文号为xxx,题名为xxxx,发文单位为xxxx,发文日期为xx年月日共x页的文件x份。 或者 xxx单位xx人(姓名)于xx年月日(日期)在xx地点(单位)收到文号为xxx,题名为xxxx,发文单位为xxxx,发文日期为xx年月日共x页的文件x份。

来文机关是文件的制发机关,就是明确文件的。 文别是不规范的说法。一般可指文种,即正式公文标题里面表明___、请示、报告等。但是由于不是规范提法,在实务中可能将文别理解成公文分类等。如上级机关下发 ___,文别记为下行通知。外单位发来的调查信函,文别记为调查函。登记的信息量大于文种。 原文字号就是文件上标明的字号,在文件红色分割线上边。格式如:国发〔xx〕7号。有时收文机关在登记时可能有自编序号,如1、2、3等。注意区别。 三、文书登记 (一)相关知识 1.文书登记的含义 文书登记是在文书登记簿上记录文书的、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况,以保证文书的收发和办理。

【办公室发文收文流程】公文收文发文流程

【办公室发文收文流程】公文收文发文流程 公文收文发文流程 发文 拟稿—送部门领导审核—部门登记—办公室核搞(结束后)—部门校对—办公室封发 第一步:拟稿 文件管理下——打开(拟稿夹)——新建(左上角)——选择发文种类(正式发文)、确定——填写发文处理单(注:发文字号、电话、标题、信息公开、政策解读(别忘选)、主送为必选项,其他选项依发文内容情况填写)——点击正文(填写内容)——点击附件(序号1、标题添加——序号2、标题添加附件(左侧)点击名称——填写内容)——发送,选本部门领导审核后“发送”拟稿人拟稿过程结束第二步:部门领导审核 进部门领导信箱——右侧选“个人待办工作”——选择文件(打开)——逐一审核拟稿人拟稿内容——点击处理意见(逐一填写内容,密码签名mm,保存)()——发送(选审核后登记,确定,选自动收藏、发送) 部门领导审核结束 第三步:部门内勤登记 进部门内勤信箱——右侧选“部门待办工作”——选择文件——点击

“登记”——部门字(输入部门名称)——确定——左侧“文件管理”下选“部门发文登记簿”——选择文件——发送(左选送办公室核搞,确定,发送) 部门内勤登记结束 等办公室核搞、局领带签发、排版后发回校对人校对 第三步:校对人校对 选个人待办工作——选择文件——打开——逐一校对文件内容——发送 封发结束 收文 一、登记。选择部门待办工作——选登记——选部门字——确定 二、点开左边部门收文登记簿——登记时间(由近到远)——选未办文件——发送——送领导交办——发送。 三、领导交办 个人待办工作中打开相应文件——填写处理意见后保存——发送——已交办退回——发送。 三、办结 部门待办工作——选择文件——办结

模块二 项目二 收文办理 巩固训练参考答案

模块二项目二收文办理 巩固训练参考答案 一、思考并回答 1.怎样理解公文处理工作的基本原则? 答:2012年7月实施的《党政机关公文处理工作条例》第一章总则中明确规定:“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”这四条原则,是对党政机关公文处理工作原则的科学总结,是经济社会发展对公文处理工作的客观要求,也是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的客观需要。 (1)实事求是原则。实事求是要求做到深入调查研究,掌握全面而真实的情况,充分进行论证,广泛听取意见。要有的放矢,切实解决问题,切忌空泛和不着边际的空文。公文的材料及有关出处要确凿可靠。 (2)准确规范原则。准确规范是公文处理工作的质量要求,它既包括公文拟制的质量,也包括公文办理、管理等一系列相互关联的各个环节的质量。

(3)精简高效原则。精简、优质、改进文风是公文处理的又一重要原则。任何公文的处理都要注意质量,做到文字精练,言简意明,逻辑严密,条理清楚,文理通顺,要控制发文量,有的放矢地解决问题。同时,公文处理必须遵循高效原则,掌握公文的时效性,及时办理公文,提高工作效率。 (4)安全保密原则。维护公文处理工作的安全,应保证公文内容和公文实体的安全,严守公文管理的保密规定,做到不泄密、不失密。只有严守党和国家以及单位的机密,认真贯彻《保密法》和有关规定,才能保证公文的绝对安全。 《党政机关公文处理工作条例》规定的这四条公文处理工作的基本原则,对所有单位的公文工作都有指导意义。 2.什么是承办和传阅?怎样做好承办和传阅工作? 答:(1)承办是指根据来文的性质和内容、要求,具体承担办理的相关部门或人员进行的承接办理工作。承办包括两方面的工作内容:一是从业务部门来说,针对来文所提出的问题去具体执行或解决;二是文书工作来说,对应办办复的文件要根据领导指示意见办理复文。 只有经过承办,公文才能产生切实的效用,它是公文办理过程中

公文收文流程

收文处理 中国收文处理收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电 报、信函、内部刊物、资料,其他文字资料。 一、收文处理的一般过程指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。 1.第一阶段:公文的收受与分流 (1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置的 外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或通过 自备通信设备收取公文。 ( 2 )外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后,对收文情况做出简要记 载。 (3)启封。即外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收 发部门(或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。 ( 4 )内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 (5)分办。即经对收文进行分类筛选后,由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 ( 6 )摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动,主要是针对这些文件写文摘、提要、综述,汇集有关数据资料等。 2.第二阶段:办理收文 ( 1 )拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导者审核定夺。 ( 2 )批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 ( 3 )承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 ( 4 )注办。即由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。3.第三阶段:组织传阅与催办查办( 1 )组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 ( 2 )催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 ( 3 )查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 4.第四阶段:处置办毕公文包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。 二、收文办理活动的方法要点1.拟办 拟办是一项辅助决策活动,目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意:(1)认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。( 2 )意见要简明、 具体、得体。( 3 )如同时提出两个或两个以上方案时,应讲究它们的排列次序,一般应将倾向性意见放在前面,以提高效果。( 4 )意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中,并签注拟办人姓名与日期。( 5 )当公文所涉及的问题较易处理,对领导者采纳自己的方案有一定的把握时,

收文管理办法

收文管理办法 第一章总则 第一条为规范和严肃公司收文工作,提高收文、办文效率,特制定本管理办法。 第二条公司的收文由办公室统一管理,办公室同时负责收文的归档。 第三条本规定所指收文,仅指公司外部的收文;公司内部的收文依照《发文管理办法》、《档案管理办法》等文件中相关条款办理。 第二章收文程序 第四条收文程序包括登记、分文、批办、分办、催办等程序。 (一)来文收集、登记。 1、外部来文按来源方式分为两种: 1)经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文、合同等文件资料。 2)信函、传真等形式收到外部的正式来文。 2、对于由经办人从外部带回的文件资料,经办人必须在当日工作时间内交到办公室,特殊情况经总经理批准后,可于下个工作日送办公室。经办人从外部带回的公文未在规定时间交办公室,在考核结果中对经办人进行责任处理。 3、外部收文由办公室秘书在"收文登记表"上登记,经办人必须提供对方单位经办部门或经办人名称和办公电话(“收文登记表”见附表)。办公室秘书在收文文件上加盖收文章。 (二)分文、呈批。 办公室主任根据事情的轻重缓急,在文件呈批表(见“发文管理制度”)上加盖“特急”和“急件”字样,签署处理意见。按审批权限、业务性质分类,分别呈相关领导批阅。 办公室积压文件未及时上传下达,在考核结果中对办公室相关责任人进行责任处理。 (三)文件批阅。 公司领导批阅文件,“特急”文件须马上批办,“急件”须当天批办。所有文件都必须在两个工作日之内阅批完毕,由办公室及时交承办单位。 公文审批未按规定时间完成,在考核结果中对相关领导进行责任处理。

(四)归档 文件在办理完毕后,先放置经办部门,由经办部门在年底整理、立卷、归档。 (五)文件分办、传阅。 1、需要复函的文件 需要复函时,将领导批复的文件及其他所有文件资料、文件呈批单交由办公室通知相关部门办理文件领用手续后领取文件。由相关人员按规定办理回复。 2、不需要复函的文件 不需要复函的文件送相关部门或人员阅处。 (六)文件催办。 办公室负责对公文的办理进行催办。跟踪公文的传递和进程,督促经办部门在规定时间内完成公文的办理。对出现的问题负责协调,协调无效或超出协调权限及时向有关领导汇报。及时向有关领导汇报办理情况。 第五条经办人文书办理期限。 1.传真、机密文件等由批文领导在批示中写明办理期限。 2.一般文件以文到三日内处理完毕为原则。 3.合同审批等特殊文件,按实际需要在既定期限内处理完毕。 4.来文定有答复期限者,应于来文所定期限内处理完毕。 5.传阅文件须在当天完成。 6.经办人未在规定期限内处理完毕,在考核结果中对经办人进行责任处理。 第三章附则 第六条本管理办法由办公室负责解释。 第七条本管理办法的拟定或者修改由办公室负责,报总经理批准后执行。第八条本管理办法自颁布之日起实施。

(完整版)收文处理程序

收文处理程序 凡上级发至本单位的所有公文文件、材料等,统称收文。收文处理包括:签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。 一、签收。收到来文,首先要看清是否属于本单位收文,然后清点,核实来文数量、封皮编号与投递是否相符,检查文件装封是否破散,密封条是否被拆等情况,检查无误后,方可签字、盖章、注时。 二、拆封。上级来文,均由文件专管人员拆封,其他人员不得拆封。写明某个部门或个人亲收的文件,应登记后转送有关部门或个人签收。 三、核对。文件拆封后,要对照发文通知单核对文件种类和份数。有回执的,在回执单上签字,盖章后,退回发文单位。同时,检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错,发现问题及时想发文单问查询,予以弥补。 四、登记。将收到的党内文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项进行登记。行政文件转院长。

五、拟办。收文登记后,要填写〈公文处理单〉。为方便领导批办,可将本文提出的或与本文有关的文件资料附在本文之后,供领导参阅。 六、批阅。上级来文由院办负责同志交院长批阅。需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等;需阅知件,要提出阅知范围;需传达件,要提出传达范围和时间;需复印件,要提出翻印份数和发放范围等;最后要签名、注时。 七、分办。需要办理的文件,要按批办意见,分送有关部门或承办人员办理。 八、传阅。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅中,应先送主要领导和分管领导阅:各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见,要按领导同志的意见,做好补办工作。文件传阅前,要认真登记,阅完后进行检查,随时掌握文件的去向。 九、承办。承办单位接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上单位承办的文件,主办单位要主动会同有关单位协商办理,并负责回复办理结果。

司收文管理办法

XX公司收文管理办法 第一章总则 第一条为规范和严肃公司收文工作,提高收文、办文效率,特制定本管理办法。 第二条公司的收文由办公室统一管理,办公室同时负责收文的归档。 第三条本规定所指收文,仅指公司外部的收文;公司内部的收文依照《发文管理办法》、《档案管理办法》等文件中相关条款办理。 第二章收文程序 第四条收文程序包括登记、分文、批办、分办、催办等程序。 (一)来文收集、登记。 1、外部来文按来源方式分为两种: 1)经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文、合同等文件资料。 2)信函、传真等形式收到外部的正式来文。 2、对于由经办人从外部带回的文件资料,经办人必须在当日工作时间内交到办公室,特殊情况经总经理批准后,可于下个工作日送办公室。经办人从外部带回的公文未在规定时间交办公室,在考核结果中对经办人进行责任处理。 3、外部收文由办公室秘书在"收文登记表"上登记,经办人必须提供对方单位经办部门或经办人名称和办公电话(“收文登记表”见附表)。办公室秘书在收文文件上加盖收文章。 (二)分文、呈批。 办公室主任根据事情的轻重缓急,在文件呈批表(见“发文管理制度”)上加盖“特急”和“急件”字样,签署处理意见。按审批权限、业务性质分类,分别呈相关领导批阅。 办公室积压文件未及时上传下达,在考核结果中对办公室相关责任人进行责任处理。 (三)文件批阅。 公司领导批阅文件,“特急”文件须马上批办,“急件”须当天批办。所有文

件都必须在两个工作日之内阅批完毕,由办公室及时交承办单位。 公文审批未按规定时间完成,在考核结果中对相关领导进行责任处理。 (四)归档 文件在办理完毕后,先放置经办部门,由经办部门在年底整理、立卷、归档。 (五)文件分办、传阅。 1、需要复函的文件 需要复函时,将领导批复的文件及其他所有文件资料、文件呈批单交由办公室通知相关部门办理文件领用手续后领取文件。由相关人员按规定办理回复。 2、不需要复函的文件 不需要复函的文件送相关部门或人员阅处。 (六)文件催办。 办公室负责对公文的办理进行催办。跟踪公文的传递和进程,督促经办部门在规定时间内完成公文的办理。对出现的问题负责协调,协调无效或超出协调权限及时向有关领导汇报。及时向有关领导汇报办理情况。 第五条经办人文书办理期限。 1.传真、机密文件等由批文领导在批示中写明办理期限。 2.一般文件以文到三日内处理完毕为原则。 3.合同审批等特殊文件,按实际需要在既定期限内处理完毕。 4.来文定有答复期限者,应于来文所定期限内处理完毕。 5.传阅文件须在当天完成。 6.经办人未在规定期限内处理完毕,在考核结果中对经办人进行责任处理。第三章附则 第六条本管理办法由办公室负责解释。 第七条本管理办法的拟定或者修改由办公室负责,报总经理批准后执行。第八条本管理办法自颁布之日起实施。

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