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01 文件控制程序

01 文件控制程序
01 文件控制程序

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质量管理体系 文件控制程序

文件控制程序 一、目的:对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。 二、范围:对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。 三、职责者:公司总经理、管理者代表、各部门负责收集。 四、内容: 1、职责 1.1总经理负责批准发布质量手册。 1.2管理者代表负责审核质量手册。 1.3各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管。 1.4办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。 1.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 2、程序 2.1文件分类及保管 2.1.1文件一级分类及代号 2.1.2 文件二级分类及代号 每一大类生产质量管理文件下,又规定作二级分类,即分为:

二类分类代号中的字母除SOP,SMP为英文缩写外,其它均为中文的拼音缩写。2.1.3第一级质量管理体系文件为质量手册,第二级质量管理体系文件为程序文件,由办公室备案保存。第三级质量管理体系文件,由各相关部门自行保存并报办公室 备案存档。 2.2文件的编号 2.2.1文件的编号与格式 编号格式 版本号(两位数字) 2.2.2 一级分类、二级分类、三级分类代号的编制按2.1.1、2.1.2的有关规定执行。 2.2.3 顺序号用三个阿拉伯数字表示,按文件编制的顺序排列。 2.2.4 版本号表示文件修订情况,文件的第一版用“00”表示,第一次修订用“01”表示,以后每次修订按顺序递增。 2.2.5例如: 程序文件《文件控制程序》编号:CX-SMP-001-00表示该文件是:程序文件 , 2.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的: a)质量手册由办公室负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布, 由办公室负责登记、发放; b)各部门工作文件由各部门负责人组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总 经理批准,办公室负责登记、发放; c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收 要填写《文件发放、回收记录》。 2.4文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面书写“受控”表 明其受控状态,并注明分发号。 2.5文件的修订或替换

1-.文件控制程序

目录 0修改记录 1目的 2范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录

1目的 通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理,确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本,防止作废文件的非预期使用,制定本程序。 2范围 适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核,负责程序文件的批准和发布。 3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核,分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。 3.4 设备部 3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。 3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。 3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。 3.4.4 建立受控文件清单,以便识别文件的有效性和适宜性。 3.5 集团办公室 3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。 3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。 3.5.3 负责档案的管理。 3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。 3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。 3.6 各有关部门 3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。

3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。 3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。 3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求,获取并更新。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类 4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等,外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改,管理者代表审核,总经理批准发布。 4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改,各部门负责人审核,必要时相关部门会签,分管公司领导审核,管理者代表批准发布。 4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改,本部门负责人审核,必要时相关部门负责人会签,分管公司领导批准发布。 4.3 文件的标识 4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。 4.3.2 作废或过期文件需保留时,应标明“作废”或“过期”字样。 4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》,并注明文件编码和版本。 4.4 文件的发放和管理控制 4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围,进行发放登记。 4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管,不得涂改、复印、转借。 4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件,原编号不变。损坏的要

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序

1. 目的:此程序文件范围了本公司内部制订社论手外部接受国际标准资料的管 理,以确保公司文件的使用爱到严密的控制,避免误用旧版文件。 2. 范围:此程序文件适用于控制质量手册,程序文件,指导书表格,外部提供 公司之国际或国家的标准,政府相关法规等。(客户、供应商提供之相 关技术资料,不在本范围,参阅:技术资料控制程序)。 3. 权责: 质量中心主管: 负责监察文控中心的工作。 质量中心文控中心的工作。 负责保管四阶内部文件的原稿。 安排文件的编号。 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。 文件之制订、审核与核准: 文件种类核准人审核制订

文件的修订若由原制订部门提出,则按程序执行,若由非原制订部门提出,则填写文件修订/废止申请表经原制订部门同意后,按之要求审核和核准。 表单格式之制订和修改,可采用:随同文件的制订和修订,或部门主管于表单背面核准。 外部文件: 国际标准(女口QS9OO0,国家标准统一由质量中心接收,质量中心主管于圭寸面签核后,列管于质量中心。 法律相关政府规定统一由行政部收集,主管签核、列管。 4. 名词定义:(无) 5. 相关文件: 【技术资料控制程序】(TST-QC-P-05-02) 1.作业程序: 二阶文件标准格式,参照本程序,其同一类型文件昼采用同样样式。 文件编号系统: 第一、二、三阶文件依下列系统方式编

□ □口一DEL 版本 要素号/要素流水编号 文件类别 部门代号 公司代号 版本管理:文件新制订以A为版本或以A0为版次,而后修订则以A1、A2 A5 BO B2依此类推直到Z5 文件类别:M---质量手册S----- 作业指导书 P--- -程序文件 空白表格编号原则参见《质量体系文件记录的管理作业指导书》生产资料与文件的编号依产品编号,版本编号同参见《生产资料管理作业指导书》部门代表: 总经理室:GM 行政部:AM 生产部:PD IPQC : QCC 工程部:EN 油压:PDS 品管部:QC 备料:PDR 客户服务部:CS 会计部:AC 印刷:PDP QA : QCA 加工:PDF 质量中心:QQC 附加组:PDA

程序文件:01文件控制程序

QEM-Ⅱ-01 文件控制程序 1目的 对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制,确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件,确定QEM体系有效运行。 2适用范围 适用于与QEM体系有关的文件的控制,包括于QEM体系有关的外来文件控制。3职责 3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。 3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。 3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。 3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。 3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。 3.6技术部负责技术性文件的管理工作。 3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。 3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。 4工作流程 见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-096 5 控制程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1本公司管理体系文件分以下几类: 1)管理手册; 2)程序文件; 3)管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书; 4)记录(包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等); 5)外来文件(包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等); 6)专门文件(例如《XTL化学物质管理体系》)。 5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理,编号按文件层次递进,易于查阅和检索。本公司规定编号的统一结构如下图所示:

文件顺序代码 文件分类代码 公司名称代码 1)公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成,本公司缩写为“XTL”。 2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”;各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示,如财务部CW、品管部PG等。 3)文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。 4)对外来文件仍采用原发文编号,对没有编号的外来文件,如果被某部门采用,可由使用部门按规则编号,并登记《外来文件登记表》。 5.2 文件受控、非受控的界定 5.2.1 受控文件指需随时保持最新有效版本的文件,文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行,并在《文件发放/回收记录表》中登记。5.2.2 应在受控文件封面或首页加盖“受控”印章,以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受控文件一律需重新加盖“受控”印章,否则视其不在受控状态内,但对于大量使用的记录表单,除进行编号按要求管理外,不盖“受控”章。 5.2.3 非受控文件是指只具有暂时作用,不需作更新管理的文件,也无其他控制要求。如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。5.3 文件的审批 5.3.1 QEM管理手册和程序文件由管理者代表审核,总经理批准; 5.3.2 各部门制定的受控文件由各部门经理审批。但属公司级的工作文件应由总经理或管理者代表批准。 5.3.3 外来文件由使用部门的主管人员审批其适用性。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件发放前确认是否进行有效的批准;确定发放范围并保证相关场所均能得到相应文件的有效版本。 5.4.2 文控中心应根据《文件发放基准》规定的范围填写《文件发放/回收记录表》,在发放的文件上加盖“受控”章,注明分发编号,文件领用人应签收。5.4.3 受控文件不得随意复印、复印使用仍应重新加盖“受控”印章并登记《文件发放/回收记录表》;文件若用电子版本发布时,由文控中心通过内部网络发放

01#-文件控制程序

01#-文件控制程序

Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次: 2/7 1 目的 为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效,并对体系文件进行控制,包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制,特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制,包括所需外来文件的控制。 3 术语和定义(无) 4 职责 4.1 总经理办公室是文件归口管理部门,负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。 4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件,起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件,并做好管理控制。 4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。 4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理,各职能部门负责各自业务范围 内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。 4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。 5工作程序 文件和资料控制工作程序流程图(见2/7页) 5.1 文件的分类 5.1.1 内部文件 内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的 文件,主要包括: a)管理手册——一级文件; b)程序文件——二级文件; c)作业文件——三级文件(包括公司相关制度汇编;作业指导书汇编; 操作规程;施工方案;技术标准;规范图纸;检验、检测、计量文件等);d)记录(包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的 各种记录表格、数据报告、过程活动记录等)。 5.1.2 外来文件

Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次: 3/7 外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件,主要包括: a )法律法规及其它要求; b )技术标准和规范; c )其他与QHSE 管理有关的文件。 文件和资料控制工作程序流程图

质量手册、程序文件的管理制度

编号:SY-AQ-01352 ( 安全管理) 单位:_____________________ 审批:_____________________ 日期:_____________________ WORD文档/ A4打印/ 可编辑 质量手册、程序文件的管理制 度 Management system of quality manual and procedure documents

质量手册、程序文件的管理制度 导语:进行安全管理的目的是预防、消灭事故,防止或消除事故伤害,保护劳动者的安全与健康。在安全管理的四项主要内容中,虽然都是为了达到安全管理的目的,但是对生产因素状态的控制,与安全管理目的关系更直接,显得更为突出。 1、目的与适用范围 为了确保在质量体系运行中的各个场所使用的文件是有效版本,特制 定本制度。 本制度适用于《质量手册》、《程序文件》的更改,发放和回收的管 理。 2、管理要求 2.1全质办是《质量手册》、《程序文件》的归口管理部门。 2.2《质量手册》、《程序文件》在贯彻实施过程中若发现差距或不 符合实际情况时,各职能部门要以书面形式反馈全质办,全质办向管理 者代表提出更改报告,填写文件更改通知单,经管理者代表报准后进行 更改、控版和回收。 2.3全质办指定专人负责《质量手册》、《程序文件》按规定范围进 行发放、更改和因收,对其使用和保管进行监控。

2.4全质办受管理者代表委托解释《质量手册》和《程序文件》的有关内容。 2.5技术科负责对《质量手册》、《程序文件》进行标准化审查。 2.6《质量手册》、《程序文件》持有者要保证其有固定的存放位置,以便在任何情况下都能对其进行更改、回收等。 2.7《质量手册》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丢失,不准外借,更 不准私自提供他人转抄或复印,若发现类似问题,应予以追究责任。 这里填写您的公司名字 Fill In Your Business Name Here

01文件控制程序

1 目的 文件和资料是指导检测和管理活动的依据。为使文件受控,确保本站所有场所使用的文件资料为最新有效版本,特制定本程序。 2 适用范围 适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制及维护。 3 职责 3.1 质量主管负责本站质量管理体系文件的控制和管理,包括质量手册、程序文件、作业文件、外来文件等; 3.2技术管理者负责技术性文件的控制和管理; 3.3 各职能部门使用的文件和资料由各职能部门自行控制和保管; 3.4资料管理员负责所有文件的存档、保管和发放。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1内部制定的文件 (1)管理体系文件(如质量手册、程序文件、作业文件等); (2)一般性技术文件(如请示、报告、总结等)。 4.1.2外来文件; (1)外来质量文件(如国家和上级部门颁发的有关法规、规章、政策及技术标准、规范等) (2)外来技术性文件(委托方提供的资料、企业标准、书籍、信件、电话记录等)4.2 文件的编制、审批和发布 4.2.1质量方针、质量目标由站长主持制订,经管理层集体讨论后由站长发布。 4.2.2管理体系文件由质量主管组织编写,站长审批和发布; 4.2.3技术文件和作业文件由技术管理者组织编写,并会同各检验室的负责人审核后

4.3 文件的编号 所有管理体系文件和技术文件均按《编号管理规定》由资料管理员统一进行编号。 4.4 文件的受控 4.4.1 文件和资料分为受控与非受控。受控文件加盖“受控”印章。管理体系文件(如质量手册、程序文件、作业文件等)和国家法律、法规、技术标准、规范等,属于受控文件。 4.4.2 非受控文件不加盖“受控”印章,只进行编号。内部编制的和外来的一般性技术文件(如请示、报告、总结、委托方提供的资料、企业标准、书籍等)属于非受控文件。 4.5 文件的发放 4.5.1资料管理员负责建立所有文件、资料的帐目及明细表。文件的收发、复制、归档均应统一编号,并有责任人签字。 4.5.2资料管理员应建立、保存有效的文件发放清单及唯一性标识,防止使用失效的文件,使下发的文件始终处于受控状态。 4.6 文件的替换和更改 4.6.1资料管理员负责文件资料有效性的确认,跟踪标准的最新出版信息。 4.6.2需要替换的技术文件,应由使用人通过检验室负责人提出申请, 经技术主管批准后, 由资料员登记编号发放使用。 4.6.3质量文件的更改,应由该文件原审批部门或负责人组织进行。提出更改申请的人员应同时说明更改的理由,必要时应提出书面依据及背景材料。文件修订与更改应有相应记录或更改清单。保存在计算机系统中的文件更改和控制应执行计算机管理规定。 4.7文件的换版和作废 4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时,可进行换版。原版次文件相应作废。

文件控制程序表格格式

文件控制程序表格格式 Document number:PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

受控章 1.目的 规定适当的程序,对质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废、回收进行控制,以确保公司各场所使用的文件均为有效版本。 2.范围 适用于与质量管理体系有关的文件的控制。

3.定义:无 4.流程 5.要求 总则 质量方针、质量目标的控制按质量手册的控制执行。 质量记录的控制按《质量记录控制程序》的要求执行。 质量手册、质量程序文件、工作文件、外来文件的控制按本程序的以下要求执行。 文件的编制 总工程师负责遵照ISO 9001:2000质量管理体系国际标准的要求,结合公司实际情况编制质量手册。

行政部负责各相关部门遵照ISO 9001:2000质量管理体系国际标准的要求,结合公司行业特点编制相应的质量程序文件。 各责任部门依照公司质量手册及质量程序文件的有关要求,根据相关过程开展的要求编制该过程所需的工作文件。 文件的编号按的要求统一进行,以易于识别和检索。 文件编制人员应在所编制的文件上签名表示确认。 文件的批准 文件审核人负责确定以下事项: A.文件内容正确并符合要求; B.文件编有正确的文件名、文件号及版本号; C.签名表示确认。 文件批准人负责: A.批准文件及文件分发范围; B.文件以批准人签名后生效。 管理者代表负责文件的审核;总经理负责文件的批准。 文件的发放 行政部负责文件的发放和文件原稿的存档。 文件发放人负责: A.确认要发行的文件的原稿有各权责人原笔迹签名; B.按文件首页的“分发范围”确定文件分发数量并用原稿复印相应数 量的文件; C.在文件首页上盖上红色[受控]章,注意文件原稿首页不应盖章;

公司文件管理规定流程和相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政中心; 2)向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门主管人员 1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总

1)负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排 放在文件/档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须 当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门 经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由行政中心人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录

质量管理体系程序文件

【最新资料,WORD文档,可编辑】

受控状态分发号 质量管理体系文件 质量管理体系程序文件 编号JD/QMB4.2.3—01~JD/ QMB8.5.2/8.5.3—05 编制办公室 评审各部门 批准管理者代表 版本号第A/0版

无锡市江达商品混凝土有限公司 文件修改记录表QR4.2.3—0107 文件名称编号 修改日期修改次数版本状态修改内容修改人批准人备注

质量管理体系程序文件目录表 序号ISO9001: 2000 标准条款号 文件编号文件名称 1 4.2.3 JD/QMB4.2.3—01 文件控制程序 2 4.2.4 JD/QMB4.2.4—02 记录控制程序 3 8.2.2 JD/QMB8.2.2—03 内部审核程序 4 8.3 JD/QMB8.3—04 不合格品控制程序 5 8.5.2—8.5.3 JD/QMB8.5.2/8.5.3—05 纠正措施和预防措施程序

质量管理体系程序文件编号JD/QMB4.2.3—01 第A版第0次修改 文件控制程序第1页共5页 1.目的 建立并保持形成文件的程序,以控制与质量管理体系有关的所有文件和资料,使与质量管理体系运行有关的各个场所使用适用文件的有关版本,从所有发放和使用的场所及时撤出失效和作废的文件。 2.范围 适用于本公司质量管理体系有效运行和产品质量有关的文件和资料的控制,包括适当范围的外来文件,如标准、法规、顾客财产的知识产权(提供的图纸)等。 3.引用标准 GB/T19001—2000《质量管理体系——要求》 JD/QMA—2006《质量管理手册》4.2.3《文件控制》 4.职责 4.1办公室负责质量管理体系管理文件的控制。

文件和资料控制程序-流程和记录表格

有限公司 文件和资料控制程序 HJ- 0P -001文件编号 受控副本章 受控印章 文件版次 A0

1.0 目的 确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制,所使用的文件和资料是最新有效版本。 2.0 范围 指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。 3.0 3.1 3.1.1 3.1.2 定义 文件 文件:由信息和承载媒体构成; 文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。 受控文件:分为正本和副本两种文件。正本为手签本,盖“受控正本”印章,由文控中心统一管理,副本盖 3.2 “受控副本”印章,由使用部门管理。 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 非受控文件: 盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件; 分发时是最新版本,但修订后不再另行分发,废止后无须收回及销毁。 质量手册:是公司建立符合 IS09001: 2000要求的质量管理体系的,是落实质量方针、目标的指导性纲领及 基本的文件。 3.5 程序文件:质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件,是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主要 件,用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。 3.6 作业指导书:程序文件中作业内容所延伸引用的下一阶文件,是质量管理体系的重要补充性运作文件。这一 的作业通常都针对单一部门性质或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。 3.7 3.8 法令、 3.9 表单:包括各类记录格式、表格、图表、或经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。 外来文件:来自公司外部的文件,如来自客户图表、资料、供应商的产品规格说明书、国家标准、国际标准 法规等。 外发文件:发放给供应商、客户或第三方机构的公司内部资料文件。 4.0 职责 文件的编制、修订、审核和审批。 质量手册 4.1 4.1.1 A ) 人事行政部组织编制修订; B ) 副管理者代表审核; C ) 总经理批准。

质量管理体系与文件控制程序

文件操纵程序 编号: SF-QP4.2.3-2005-1 1.目的 对与组织质量治理体系有关的文件进行操纵,确保各相关场所使用均为有效版本。 2.范围适用于与质量治理体系有关的文件操纵。 3.职责 3.1总经理负责批准公布质量手册。 3.2治理者代表负责审核质量手册。 3.3各部门负责相关文件的编制、使用。 3.4生技部负责组织对现有体系文件的定期评审。 4.程序 4.1文件的分类 4.1.1文件分为技术性文件和治理性文件两大类。 a.治理性文件包括质量手册、程序文件、质量打算、治理制度、合格供方名单及外来治理性文件和相应的表格; b.技术性文件包括设计文件、工艺文件、检验规程、作业指导书、产品标准等和外来技术文件。 4.2文件的编号

4.2.1质量手册的编号:SF - QM - □ 文件编制的年代号 质量手册代号 企业代号 4.2.2程序文件的编号:SF - QP □ - □ 文件编制的年代号 程序文件标准对应章节号 程序文件的代号 企业代号 4.2.3质量打算、治理制度、作业指导书等第三层次文件的编号: SF - ZD □ - □ 文件序号 质量手册中文件章节号 作业指导书代号

企业代号 4.2.4记录: SF – QR □- □ 文件序号 质量手册中文件章节号 记录代号 企业代号 4.2.5设计、工艺文件规程的编号按原文件编号或技术文件治理部门自行编制。 4.2.6各部门分发代号 总经理01 治理者代表02 生技部03 供销部 04 质检部05 车间06 仓库07 4.3文件的编写、审核、批准、发放 文件公布前应得到批准,以确保文件是适宜的。 a.质量手册由生技部组织编写,治理者代表审核,上报总经理批准公布,由生技部文件资料治理员负责登记、发放; b.各部门的文件由各部门组织编写,由部长审核,上报治理者代表批准公布。由文件资料治理员负责登记、发放;

核电文件控制程序

核电文件控制程序 U N34/G L-H D-01-01-G S P 2012-06-01发布2012-06-01实施 江苏欣安新材料技术有限公司发布

1.目的 加强对核电项目文件的控制,确保所有部门、使用场所可获得适用文件的有效版本,防止作废文件的非预期使用,确保管理体系的有效运行。 2.范围 适用于公司核电项目和与产品质量、环境、职业健康安全有关的管理性、技术性文件,包括外来文件等所有文件的控制。 3.职责 3.1总经理负责《质保大纲》、《程序文件》的批准,管理者代表确定文件发放的范围。 3.2各部门层次文件由各分管副总审核,管代批准。 3.3综合管理部为公司核电项目文件的归口管理部门,负责核电项目文件的登记、发放、回 收、更改和受控等管理。 3.4综合管理部负责所有文件的编号管理并负责文件公司印章的控制。 3.5技术部门负责产品技术类文件(例如:图纸、质量计划、材料计划采购单等)的登记、 发放、回收和更改等管理,公司技术负责人确定技术文件发放范围及批准所有技术类管理性文件。 3.5.1综合管理部负责产品检验类规定的登记、发放、回收和更改等管理,管理者代表负责 批准并确定发放范围。 3.6档案室负责文件原稿、修改和审签过程记录、文件正式稿的保存。 3.7各职能部门负责本部门职责范围内所有文件和资料的管理。 3.8技术部门负责核电项目外来技术文件的登记、发放、回收和更改等管理,并负责加盖“外 来文件”受控章。合同部门负责商务类文件资料的接受与登记归档工作。 4.工作程序和内容 4.1文件的分类 核电项目的文件包含体系运行文件外,还包含需受控和提供给购买方的文件(含管理程序、规范及图样、适用文件清单等),适用于核电项目的法律、法规、标准及一些专门要求文件的适宜性、有效性评价控制等。 4.1.1 控制文件的种类

1文件管理程序的表格(打印)

受控文件发放/回收记录表 编号:Q/TSJL--4.2.3—01 NO:版次:A/0 序号文件名称编号发放号版本发放记录回收记录 部门签收人日期份数发放人回收人日期份数

文件资料清单 编号:Q/TSJL--4.2.3—03 NO:版次:A/0 序号文件名称文件编号版次发布日期实施日期编制部门备注 1.5S管理规定Q/TS03-01-2013 A 2.岗位任职要求Q/TS03-02-2013 A 3.偶发性应急计划Q/TS03-03-2013 A 4.进货检验规范Q/TS03-04-2013 A 5.设备安全操作规章 制度 Q/TS03-05-2013 A 6.量具自校规程Q/TS03-06-2013 A 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 编制/日期:审批/日期:

文件更改申请单 编号:Q/TSJL--4.2.3—04 NO:版次:A/0 申请部门申请时间 文件名称文件编号 文件版本更改方式□划改■换页更改 更改理由: 更改前内容:更改后内容: 审核意见: 签名/日期: 批准意见: 签名/日期:

编号:Q/TSJL--4.2.3—05 NO:版次:A/0 □借阅□复制 部门岗位申请人/日期 原因说明: 申请人/日期: 处理意见: 批准人/日期: 详细说明 序号文件名称文件编号版本数量归还日期备注

□作废□销毁编号:Q/TSJL--4.2.3—06 NO:版次:A/0 申请部门申请部门负责人申请日期 受影响的文件 序号文件名称文件编号版本数量备注 申请理由 申请人/日期: 审核意见 审核人/日期: 批准意见 批准人/日期: 备注

质量体系文件控制程序

XX/XXXX XXX XXXX 文件控制程序 1 范围 本程序规定了文件的控制要求。 本程序适用于文件的控制。 2 引用文件 XX/XXXXX XXXX 记录控制程序 XX/XXXXX XXXX 设计和开发更改控制程序 XX1580 设计文件的分类编号 XX207 设计文件的管理制度 3 职责 质量手册、程序文件由质管部负责管理,图样、技术文件由科技部办公室负责管理,各部门配合。 4 工作程序 4.1 文件的编制、审核 文件的编制、审核,依照归口管理的原则,由各主管部门编制后,经公司主管领导审核其适用性,并批准实施。重要的、涉及面广的质量文件,可由最高管理者审批。图样和技术文件按XX207《设计文件的管理制度》的规定进行审签,工艺和质量会签,标准化检查,并确保图样、技术文件协调一致、现行有效。 当文件的充分性与适宜性发生变化时,由有关部门提出对文件进行评审与更新的申请,依据原审批程序再次批准后方可执行。 4.2 文件的标识 a)质量管理体系文件的标识由质管部按企业标准的规定进行标识; C)技术文件的标识,归档文件由档案室按公司档案分类大纲编号,其中设计文件由标准化人员按XX1580《设计文件的分类编号》和XX207《设计文件的管理制度》给出; c)质量记录的标识按XX/XXXX XXX XXX《记录控制程序》的规定进行标识; d)外来文件依照归口管理的原则,由归口管理部门对文件标识。 4.3 文件的归档、分发和控制 文件的归档应依照确保文件协调一致、现行有效、及时归档的原则,要确保文件清晰、易于识别。 a)质量管理体系文件由质管部负责印制、存档和管理,根据工作需要,质管部负责质量管理体系文件的登记、编号和分发至有关部门,质管部及使用部门负责对使用的质量管理体系文件进行控制,保证所有场所使用的文件是现行有效的版本,作废的质量管理体系文件由质管部负责及时从使用现场收回,并按作废文件的处理规定进行处理; b)技术文件由产品课题负责人按XX/XXXX XXXXXXX《记录控制程序》的要求负责归档,科技部办公室负责复制。科技部办公室根据工作需要,拟定文件发放清单,由科技部办公室登记、编号、发放。科技部办公室负责对技术文件的编制,使用单位对技术文件的使用进行控制,保证所使用的技术文件现行有效,并符合有关规定的要求; c) 质量记录按XXX/RXXX XXXXXXX《记录控制程序》进行归档,需要时,记录复印件可发至相关部门和人员存档管理。 d)当需要借阅存档的质量管理文件体系或技术文件时,借阅人需到文件归档管理部门办

化工企业文件控制程序

1.目的 为有效地操纵质量治理体系所要求的文件,确保公司质量治理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本,特制定本程序。 2.范畴 本程序规定了文件的审批、公布、发放、更换、保管、处理(包括防止使用失效作废的文件)等内容和要求,适用于对体系文件、技术文件和外来文件的操纵。 3.职责 3.1治理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。 3.2总经理负责批准公布质量手册、程序文件。 3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。 3.4办公室负责文件的发放、治理及更换操纵。 4、程序 4.1文件的操纵范畴 a、质量手册(含程序文件),第三层次质量活动作业指导书。 b、法律、法规和其他外来文件。 c、质量记录、表格。 4.2文件的编号 a、质量手册 公司名称代号/手册名称代号—版本号 如:YTHG/QM-A b、程序文件 公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号 如:YTHG/QP-A-01 c、作业指导书如: d、外来文件:外来文件代号/(文件名称或代号)-流水号如WL/(合同法)- 01 e、质量记录:QR为质量记录代号,其后为手册中的章节号,01、02、03……为

质量记录序号,例如:《受控文件清单》为QR-01。 4.3修改状态 4.4版本规定 4.5文件的编写、审核、批准、发放 文件公布前应得到批准,以确保文件是有效的,适宜的。 a、质量手册、程序文件由治理者代表组织相关人员编写,治理者代表审核,总经理批准公布,办公室负责登记发放。 b、各部门负责相关文件的编制,经主管审核后报治理者代表批准使用,各部门负责登记发放。 c、应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本,文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.6文件的操纵状态 文件分为“受控”和“非受控”两类,凡与质量治理体系运行紧密相关的文件虽受控,所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章,并注明分发号。 4.7文件的更换 a、文件的更换一样由原编制部门进行,填写《文件更换申请》后由原审批者进行审批,并由文件保管部门保留文件更换的记录。 b、若指定其他部门进行文件更换时,被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。 c、所有被更换的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯独性。 d、文件更换内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。 4.8文件的领用 a、文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。 b、因破旧而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件分发号失效,由文件发放部门作好相应发放签收记录。

01文件控制程序

昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011 版本 A 1 文件类别程序文件页码 1 / 6 页 文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 1 目的 为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本,必须对质量管理体系有关的文件进行控制。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。 3 职责 3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。 3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。 3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布 4 工作程序 4.1文件的编写和审批 4.1.1质量手册由文件编写小组编制,管理者代表审核,总经理批准。 4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写,体系专员审核,管理者代表批准。 4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写,各相应部门负责人审核, 管理者代表批准。 4.2文件的状态 本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必须始终保持为有效版本,并加盖蓝色受控印章,非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。 4.3 文件的分类 公司文件分为三类 4.3.1 质量手册 4.3.2 程序文件 4.3.3 工作文件 A.作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则:包括管理标准、工作标准(职 编制审核批准 日期日期日期

文件类别程序文件页码 2 / 6 页 文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等);技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)。 B.其他质量文件:可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。 4.4 文件的编号方法 4.4.1 质量管理手册编号方法: XX - QM------XX----XXXX 编订年份 版本号A,B, 文件类别代号:QM-质量手册; 企业代号: 4.4.2 质量管理程序文件编号方法: XX - COP ------XX----XXXX 编订年份 编订序号,01,02,… 文件类别代号:COP-程序文件; 企业代号 4.4.3 质量工作文件编号方法如下: XX - XX ----XX---XX 工作文件序号,001,002,… 部门代码 WI-工作文件 本公司代号 4.4.4质量记录编号方法如下: XX - XX ----XX---XX 记录表单序号,001,002 版本号(A1、A2~A10;B1~) 部门代码 本公司代号

文件记录控制程序

1目得 规范公司记录得管理,为追溯、改进与提高产品质量提供依据,证实质量管理体系运行得持续性、适宜性与有效性,确保其符合标准要求。 2范围 适用于本公司质量管理体系所要求得所有记录得管理与控制。 3职责 3、1 行政部负责记录得统一编号、发放与管理,建立《记录管理一览表》。 3、2 品质部负责产品检验记录得管理。 3、3 各部门负责各自相关联记录得管理. 4流程图 见附件 5内容 5、1 记录得分类 凡就是质量管理体系运行中得记录、报告及与产品相关得质量数据均属于记录范围。 5。1。1 与质量管理体系管理有关得记录主要有: 管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品与过程监视与测量记录等等。 5。1。2与采购、销售、生产、检验与交付有关得记录主要有: 产品要求得评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视与测量装置得校准记录、统计技术得应用记录、顾客投诉及服务记录等等。 5.1.3记录得形式为书面形式(如:书面得表格形式、报告文件形式等)、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。 5、2 文件记录表格得设计、审批、印制与领用。 5。2。1 各部门设计自己所需得记录表格,并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制. 5.2.2 印制好得记录表格由仓库负责保管,各部门根据需要从仓库领用. 5、3 文件记录得填写 文件记录由开展该项活动得直接责任人按要求及时填写,填写要求如下: 5。3.1 正确:质量记录所记内容必须真实准确,填写方法必须符合规定要求,字迹清晰,不随意涂改。需更改得部分采取划改,但需更改人签字并注明更改时间。 5。3.2及时:按规定时间填写、传递,发现问题应立即纠正。

质量管理程序控制文件

质量管理程序控制文件 Q/TX.RQCW—01—2008 1 2 1.目的 保证质量手册的运行过程中得以控制。 2.适用范围 本程序适用于本公司产品制造的全过程。 3.手册编制 《手册》由质保工程师负责组织编制,质保工程师审核,法人批准。 4.手册的发放 4.1《手册》分为“受控本”和“非受控本”两种。“非受控本”仅供参考,不在公司内使 用。 4.2“受控本”手册持有人名单由质保工程师确定,技术部资料室负责按名单发放和登记。 4.3“非受控本”手册根据用户的要求,经质保工程师批准,技术部负责按名单发放和登 记。

4.4公司应给国家质量技术监督局锅炉压力容器安全监察机构提供一本“受控本”手册,并做好登记记录。 5.手册修改 5.1当压力容器法规、标准及国家有关标准、法规新发布(修改)或公司内部质量保证体 系变更时,对手册进行相应的修改。以使手册符合最新版本压力容器法规、标准及国家有 关法规、标准的要求。 5.2手册修改由质保工程师组织实施,修改后的手册经质保工程师批准。按照“手册发放” 内容执行。 5.3手册修改采用整章更换的方式进行。 5.4手册的修改章、前言章由技术部资料室发放到每一个“受控本”手册的持有人。同时回收手册中作废各章,并登记签收。 5.5公司办公室应将每次修改前的一个旧版本手册存档。 6.质量文件 6.1 《质量管理体系文件分类编码规定》 Q/TX.RQGW—01—2008 6.2 《文件和资料控制程序》 Q/TX.RQCW—04—2008 - 1 -

Q/TX.RQCW—01—2008 2 2 7.记录 7.1 《质量手册持有人名单表》 Q/TX.RQJL—001—2008 7.2 《质量手册发放登记表》 Q/TX.RQJL—002—2008 7.3 《受控文件清单》 Q/TX.RQJL—003—2008 7.4 《文件发放/回收记录》 Q/TX.RQJL—004—2008 7.5 《文件/图样更改通知单》 Q/TX.RQJL—008—2008 7.6 《失效、作废文件目录》 Q/TX.RQJL—009—2008 7.7 《失效、作废文件保留目录》 Q/TX.RQJL—010—2008 7.8 《文件销毁记录》 Q/TX.RQJL—011—2008 / / / - 2 - Q/TX.RQCW—02—2008 1 2 1.目的和适用范围

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