高职院校档案管理办法

甘肃工业职业技术学院科学技术研

究档案管理办法

为提高我校科学技术研究档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校发展中的作用，根据《中华人共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等法律、法规，结合学校科研档案工作的实际，特制定本制度。

第一条科研档案是指本校在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、

声像等各种形式载体的文件材料。

第二条科研档案室科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富。科研档案必

须实行集中统一的管理，确保科研档案的完整、

准确、系统和安全，有利于科研档案的开发和利

用。

第三条档案员的职责

1.贯彻国家有关科技档案工作的方针、政策和法规，执行本校科研档案工作的各项规章制度；

2.整理归档工作，检查、验收科研课题档案是否完整、准确、系统；

3.负责科研档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等

业务工作；

4.遵守国家有关科技保密的规定，保证科技机密和档案的安全，维护本校和科技人员的合法权益；

5.积极开发科研档案信息资源，充分发挥科研档案作用。

第四条归档的主要内容和重点

1.综合管理方面：科研行政管理文件材料，科研计划、经费、成果、推广与转化、科技产业等方面的管理文件，学术交流、学会工作相关文件和材料等。

2.科研前期准备阶段：项目申请书（或计划任务书）、科技合同（或协议书）、审批文件、可行性论证报告、研究计划、项目经费预决算材料等。

3.研究实验阶段：各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸、关键工艺文件，重要的来往技术文件等。

4.鉴定验收结题阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、鉴定（验收）材料等。

5.成果和奖励申报阶段：科技成果登记，奖励申报审批，奖证、奖牌、奖杯，专利授权相关材料等。

6.成果转化阶段：科技成果转化合同（或协议书），推广应用方案，生产设计、工艺、定型相关材料等。

第五条归档要求

1.科技档案组卷原则：遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2.科研管理文件材料按年度、事件组卷，卷内文件原则上按时间或重要程度排列。批复在前，请示在后；正件在前，底稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

3.科研课题文件材料以课题为单位组卷，根据文件材料的多少，可以组成一卷或数卷。卷内文件材料原则上按科研活动进行的先后顺序排列。文字材料在前，其它材料在后；正件

在前，印件在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

4.科研档案案卷题名应包括责任者、时间、问题（内容）、名称（文种）等要素；科研课题案卷一般以课题名为案卷名。

5.归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，签字手续完备。盖有印章或签字的文件必须是原件，一般正件与底稿都要归档。禁止用园珠笔和复写纸书写，要除去金属装订物，破损文件要修补。

6.归档的科研文件材料经系统整理组卷后，按顺序编写页号。只要有文字的页面，一律在非装订线一侧下角编页号（页号从1编起）。每卷须填写卷内目录和备考表，备考表上的检查人应是单位负责人或课题组负责人。科研档案归档说明书放入每个研究课题档案首卷的卷内目录之前。

7.科研管理档案的归档时间在次年六月底以前，课题档案在课题完成通过鉴定验收后两个月内归档，某些研究周期较长的课题可分阶段归档。

8.科研档案归档时，可以提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。

9.科研课题重要档案，需各院（系）、所（中心）主管领导审查。

10.多单位合作的科研项目归档，项目主持单位保存一套完整的档案（包括协作单位的相关挡案复制本），协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本。

第六条科研档案的管理和利用

1.学校科研档案由档案馆进行分类、编目，统一按规范化管理。带有密级的科技档案，按照保密规定严加保管。

2.档案馆定期作好科技档案的统计、库存档案价值和保管期限的鉴定调整、过期档案的销毁等工作。

3.档案馆应有必要的档案检索工具，如案卷目录、专题目录、项目索引等，档案管理要进入学校数字化管理之中，实现科技档案的信息化管理，提高科技档案的利用价值，为广大教

职工服务和为利用者提供方便。

4.自形成之日起满三十年的科研档案，除未解密或控制使用部分外，均按国家规定报校长批准，分期分批向社会开放。

5.科研档案原则上不能外借。科研档案未向社会开放前，课题组成员可借阅本课题档案材料，科技管理部门可借阅科研管理档案。其他人员要利用科技档案，须经科技处或课题负责人同意；涉及机密以上科研档案要报经主管校长批准。