●姜瑞其(中山大学信息管理系,广东 广州 510275)
对政府信息资源管理的思考
[关键词]政府;信息资源;信息技术;信息资源管理
[摘 要]信息资源管理活动起源于政府机构,但由于一些原因,政府中的信息资源管理存
在着一些问题。本文从政府信息资源的内容入
手,在对一些调查数据进行分析的基础上,指出
了目前政府信息资源管理中存在的一系列问题,
进而针对这些问题,提出了一些相应的对策和建
议。
[中图分类号]G203
[文献标识码]A
[文章编号]1005-8214(2005)06-0045-02
1 信息资源管理的含义及政府信息资源的主要内容信息资源管理就是指对信息、信息技术、信息设备和信息人员等信息资源的管理,强调的是信息、信息技术及信息人员等要素的复合性集成管理。[1]政府信息资源就是指一切产生于政府内部或虽然产生于政府外部但对政府活动有影响的信息和用来处理信息的信息设备以及处理信息的信息人员和信息技术的统称。其主要组成是:
(1)政府信息包括机构信息、政务信息、政策法规信息、为社会服务的信息等;[2]
(2)信息技术包括如何对政府中的大量信息进行科学的分类、收集、整理、加工及传递信息等;
(3)信息设备,即对信息进行处理的设备,包括拥有的服务器等;
(4)信息人员,即具备一定的信息技术,能够对信息进行处理的工作人员。
政府是一个涉及到社会方方面面的组织机构,与其它组织机构相比,它拥有的信息资源量最大。据统计,目前各级政府部门需聚集全社会信息资源总量的80%。因此,畅通渠道、加强管理、综合开发和有效利用政府信息资源已经成为各级政府工作的当务之急,[3]它直接关系到国民经济与社会发展的状况和水平,关系到社会的稳定和可持续发展。
2 政府信息资源管理的现状及存在的问题
随着信息技术的飞速发展,很多政府机构建立了专门的信息中心,引进了先进的信息设备、管理方法和信息人才,并对在职职工进行一定的教育培训。但由于尚未完全摆脱计划经济体制的影响,政府信息管理各自为政,沟通不畅,协调不力,导致信息资源的管理水平很低,不能满足国民经济建设和发展的需要,更不能适应时代发展要求,其主要问题表现在:
(1)领导者对于政府信息资源管理认识不足、重视程度不够,这主要表现在网站利用少和缺乏对外交流。据中国互联网络信息中心对网络信息资源数量的调查统计,在所有不同类型的网站中,政府网站仅占3.2%,排名为倒数第二。[4]这从某种程度上反映出政府机构对社会信息的认识极为不足和对信息技术的忽视,未能很好地利用现代技术手段收集大量的有用信息以进行政府工作的信息化管理,提高政府工作效率。另外,政府与外界沟通少,政府间的交流通常只是友好往来,缺乏相互间的学习,在行为和政策上大多属于闭门造车。对网站语种的调查结果是最好的证明:提供简体中文的政府网站占100%,提供英文的仅占14.8%,提供日文的仅占3.0%,提供其他文种的总共才占3.0%。可见,政府网站面对的对象极为单一,缺乏互动与交流,与国外沟通很少。
(2)信息资源管理人员的素质不高。在信息社会,管理人员应当是高素质的信息人才,即不仅要掌握信息技术和信息资源管理的专业知识,还应懂得政府管理部门的知识。现实情况是,一些信息技术和资源管理人员因不能发挥其自身价值而很少选择进入政府部门;政府部门的人员很多都是关系户,以致有些虽然想进入政府部门的高素质人才却因没有关系而被拒之门外。这就形成一种恶性循环,造成政府机构中缺乏高素质的信息人才,导致政府中信息资源管理人员的整体素质不高。
(3)管理体制存在缺陷。首先表现在信息机构不健全,且没有配备相应的信息管理人员。据2004年国务院信息化工作办公室组织的调查数据显示,在政府部门中负责管理信息资源的人员平均才4.4个。而我国的政府机构虽然几经改革,但与国外相比还是人员较多、机构庞大,而在整个机构中平均只有4.4个人负责管理信息资源,[5]这与信息化时代的要求距离甚远。其次是部门的分割使得信息资源的管理缺乏统一的规划和管理。这一方面会造成重复劳动,增加管理成本;另一方面会阻碍信息的流通,降低信息资源的利用率。
(4)信息处理的手段落后。据调查,政府日常办公事务与网站相关服务的结合程度为:政府日常办公事务与网站相关服务结合比较紧密和非常紧密的政府网站比例为28.2%;政府日常办公事务与网站相关服务结合不太紧密的政府网站比例为30.3%;政府日常办公事务与网站相关服务基本没有结合的政府网站比例为19.3%。[6]可见,政府部门中运用先进技术手段对信息进行处理和加工的比例还很小,大量的政府信息资源还有待被进一步开发和利用,政府的办公效率和公民的满意度还可以提高。
(5)利用信息技术的范围狭窄。中国互联网络中心的
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调查数据显示,在政府机构所提供的交互性服务中,大多数是一些在线投诉、民意调查/征集以及在线交流论坛等,[7]真正实现网上办公的交互性服务很少,政府事务大多还是人工处理,这难免会影响工作进程,降低办事效率。这也是政府管理水平不高的原因之一。
3 政府信息资源管理的对策和建议
3.1 改变思想观念
在政府中切实地实行信息资源管理,首要的就是管理者改变观念。观念是先导、是前提。只有管理者的观念改变了,才有可能真正地实现新的转变。这就要求管理者要意识到实行新的管理方式不是对自身权利的限制,相反,它能更好地提高和巩固自己的领导地位。[8]
3.2 改变落后的管理体制,提升工作人员的信息素质
要健全信息机构,配备足够的信息管理人员,因而要引进和吸收高信息人才。在引进人才后,可以通过教育培训的方式全面提高所有工作人员的信息水平。同时,还要设立相应的激励机制,以奖励高信息人才,留住高信息人才,从而改变以往信息人员整体素质不高的现象,并保证机构内部持续的创造力,以便与信息时代的发展步伐相一致。[9]
3.3 实行民主集中式的管理方式
在政府信息资源管理中,“集中”就是指由一个信息管理部门综合收集各部门分散的信息资源,然后将所有的信息资源进行合理地分类,科学地配置,有效地管理。民主就是指每个部门内部都有自己的信息人员和信息管理机构,各部门可以独立自主地管理所属范围内的信息资源。当然,民主式和集中式不是绝对分割相互对立的,民主是在集中指导下的民主,集中是在民主基础上的集中,二者是有机结合的。至于到底是采用民主制的管理还是采用集中式的管理,只是侧重点不同而已。
在“集中式”中,信息资源管理是统一集中、高度专业化的资源管理与控制,有利于协调和平衡政府内部全部信息资源,便于形成统一的信息资源管理标准和操作规范,易于保证信息资源的完整性;同时,各部门在集中的指导下步调一致,从而有利于部门活动的统一性。但它阻碍了部门间的直接交流,甚至因信息量大而杂可能出现“心肌梗塞”的现象。而“民主式”由于部门内部信息资源量的减少,不需要大规模的信息技术设备和高层次的信息处理能力,同时可使用电脑以远程的方式与政府内的其他部门和政府外的部门进行直接交流,一方面降低了通信费用、信息资源的技术成本等,另一方面由于信息资源直接由部门控制,这能够较准确、迅速地满足部门内部需求和与外界进行直接交流,减少了不必要的环节,使得信息资源的控制和使用十分便利,同时也降低了管理成本;但它容易造成管理标准多样化而难以统一协调,更有甚者会造成部门间的分割对立。
总之,两种方式各具千秋,各有特点,并无绝对的好坏之分。政府在确定信息资源管理方式时,应对组织内部情况加以具体分析,要考虑到自身资金、技术、人员等因素。当然,也可采用集中和分散比重相当的方式,即对部分信息资源采用集中式管理,而另一部分则采用民主式管理。
3.4 全方位地利用现代信息技术
为使广大用户能快速便捷地获得大量信息,政府信息部门应改变手工操作,着重于工作过程的信息化,全方位地利用现代信息技术。此外,还可以借鉴国外先进经验,促进政府信息资源管理工作的更快发展。
4 政府信息资源管理的地位和作用
信息化时代,政府的工作能否紧跟时代的步伐,能否适应时代的发展是使国家能够进一步发展的关键。在全球经济信息化和我国加入WT O之后,政府信息资源管理的作用表现得更加显著。
(1)就自身而言,它有利于政府决策的科学性、办公的高效性及地位的稳定性。政府信息资源管理使得政府能够及时准确地撑控大量的信息,进而开发利用信息。这一方面为政府的快速科学决策提供了依据,另一方面通过采用先进的信息技术,提高了政府办事速度和办事效率,进而赢得了更广泛、更强有力的支持。
(2)它促进了经济的快速发展。在政府中实行信息资源管理,一方面可以降低管理成本,为经济建设积累资金;另一方面能够促进信息技术的进一步发展,从而推动商业和企业的发展,进而带动经济的全面发展。此外,通过信息资源管理,政府将可以为经济的发展提供更加科学合理的决策。
(3)它能够推动国家信息化建设的加速发展。政府机构作为社会大系统中的一个子系统,其发展水平、管理方式等与社会的发展是紧密相连的。市场经济体制的建立和现代信息技术的飞速发展,要求在全社会范围内采用先进的信息技术,有效地开发利用大量的信息资源,避免信息资源的重复、分散、浪费以及综合利用率低的现象。因此国家信息化建设是时代所需,势在必行。而政府信息资源管理是国家信息化建设的一个组成部分,它的发展必将有助于推动国家信息化建设的进程。
[参考文献]
[1]张洪烈.企业信息资源管理策略分析[J].经济问题
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[2][8]陈秀珍.政府信息资源管理与开发利用[J].学
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[3]刘彬,高福安.政府对危机的信息资源管理[J].北
京广播学院学报(自然科学版),2003,(3):41-47.
[4][5][6][7]国务院信息化工作办公室.2003年中国
互联网络信息资源数量调查报告[E B/O L].http:// w w https://www.sodocs.net/doc/4e18702301.html,/index/OE/00/12/index.htm,2004-04 -01.
[9]王衍,丁梅娟.论企业信息资源的组织管理与开发利
用[J].科技进步与政策,2002,(7):115-116.
[作者简介]姜瑞其(1982-),女,中山大学信息管理系2004级硕士研究生。
[收稿日期]2005-01-29 [责任编辑]王 岗
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