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用电营业档案管理工作标准

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电力企业档案管理中存在的问题与解决对策

电力企业档案管理中存在的问题与解决对策 发表时间:2019-06-10T10:39:27.923Z 来源:《电力设备》2019年第3期作者:王丽娜 [导读] 摘要:随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入,给档案管理带来了前所未有的挑战,同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。 (国网冀北电力有限公司滦南县供电分公司河北唐山 063000) 摘要:随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入,给档案管理带来了前所未有的挑战,同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。《全国档案事业发展“十二五”规划》明确提出了推进档案信息化建设的工作目标和要求,可见:档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势,是档案管理和时代接轨的产物,是档案管理中的一种新型模式。随着我国电力工业的飞速发展,电力档案所包含的信息也越来越丰富,电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源,使之更好地服务于电力企业的科学决策、生产经营和科学研究,成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。 关键词:电力企业;档案管理;问题;解决对策 1 电力企业做好档案管理的重要性 电力企业的档案涉及到各方方面面,具有记录的内容多、范围广、信息量大的特点,它对企业的发展历程进行了真实的记录,为企业保存了丰富的知识信息,对于企业的发展有重要意义。企业档案属于公司的机密,未经批准不能外借以及外传,同时外单位人员没有经过领导批准不得借阅。在借阅档案时必须要履行登记和签收手续。档案是宝贵的资料,因此员工在借阅后不能随意的拆卸以污损文件,在归还档案是要保证其的完整性,否则档案管理部门要追究其责任。企业员工通过对档案的借阅利用,吸收经验,总结教训,在档案显示的以往经验的基础开拓创新,这一作用在电力行业这一技术性的行业更为突出,通过企业过往的研究,吸收精华,在过去好的基础上做的更好,为公司创造经济效益。 2 电力企业档案管理存在的问题 2.1对档案管理的重视不够,认识不足 一些电力企业只注重加快电力工程的建设,却忽视了企业的档案建设。一方面企业高层领导不重视档案管理,对档案管理投入不足,出现档案室设施不全,保管条件和保管手段落后;另一方面部分档案管理工作人员自身不够重视,工作责任心不强,直接导致一些档案资料的缺失,库藏档案资源较少,直接影响为企业发展提供档案服务和工作支持的能力。日常的查阅档案、上级的各项检查、精益化检查都可以翻阅电子化档案来实现,从而避免多次翻阅造成档案损坏或者运输过程中原始资料的丢失。 2.2档案管理制度不健全,管理不到位 一方面企业对档案管理的理论研究和政策指导不足,部分电力企业没有设立独立的档案管理部门,工作机构不健全、职责分工不明确;另一方面企业可能已经建立了档案管理制度,但是管理信息与档案管理没有有机结合,档案管理制度尚不能满足现实工作需要,没有形成合力支持体系。通过客户档案电子化,则能加强客户档案收集各环节的督促检查,实现客户档案的即时检查,做到客户档案标准化。 2.3档案管理人员短缺,业务素质不高 目前,企业档案管理人员相对短缺,业务素质普遍不高。部分档案工作者学历偏低,责任心不强,对档案管理工作理论知识和专业技能的学习不足,业务水平低下。部分档案管理员的待遇普遍不高,有些还常身兼数职,工作频繁变动,完全无法全身心投入到档案工作中。档案管理人员中缺乏既懂信息技术,又精通档案业务的复合型人才,不能满足档案信息网络化建设的发展需要。通过客户档案电子化,能在一定程度上减少人力物力的支出。例如我们可以坐在电脑前进行调阅客户档案,开展专项检查。像市局检查可以在市局调阅资料,不需要跑到现场来查。而且加强平时检查,发现问题及时可以整改,避免发生上级一检查,下面搞运动式的整改。 3 解决电力企业档案管理工作问题的有效对策 3.1企业领导应对档案管理予以高度重视 电力企业档案管理工作难以有效开展的根本原因是领导重视程度不足,为了进一步解决这一问题,必须使领导层对该项工作予以足够的重视,具体可从以下几个方面着手:其一,企业应当配备一名副厂级领导对档案管理进行分管,以此来提高对档案管理的重视程度;其二,可将档案管理工作的相关事项纳入到考核当中。很多电力企业都会对中层部门实行以月或季度为单位的考核,而这类考核基本都与部门利益相挂钩。为此,企业应当将与档案管理有关的内容纳入到考核范畴当中,这样能够进一步引起中层部门领导的重视。 3.2建立健全档案管理规章制度 近年来,国家为了推动档案事业的发展,制定并出台了一系列与档案管理有关的法律、法规,如《档案法》、《企业档案管理规定》以及《工业企业档案分类试行规则》等等。为此,电力企业应当根据国家颁布的这些政策法规对本企业的档案资料进行整理,并从自身的具体情况出发,建立健全档案管理制度和规范,以此来确保档案管理工作有章可循、有制度可依。此外,企业还应建立相应的机制,对档案管理工作进行约束、激励和监督,这样不仅能够进一步提高档案管理效率,而且也能有效地杜绝一些问题的发生。 3.3加大档案管理信息化的建设力度 在科技水平不断进步的推动下,计算机技术和信息技术都获得了长足发展,这两项技术的发展对电力企业档案管理产生了巨大影响,为了进一步提高档案管理水平,企业应当充分利用好计算机和信息技术,加大档案管理信息化建设力度。首先,企业领导应当对档案管理信息化的重要性予以充分认识,并按照企业的实际需要,将档案信息化纳入到企业信息化建设的规划当中,通过统一安排和统筹规划,实现两者的同步建设;其次,档案行政管理部门应当发挥出自身的引导作用,并采取分类指导的措施处理好整体提升与循序渐进的关系。对于经济效益好、管理水平较高的企业,应当全面推进档案信息化建设,如建立与电子文件相关的制度、加大纸质档案的数字化力度等等;再次,应当对档案信息资源的开发利用进行深入研究,并建立网络服务平台,实现档案信息的资源共享。 3.4加强培训,提高档案管理人员专业素质 电力企业档案工作要发展,必须加强档案人员的业务培训,重视档案人才的教育和培养,激发和调动档案人员的自觉性、积极性,提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异,可以现场培训,将培训和实际操作相结合,使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。在日益发展的新形势下,要想做好电力企业档案管理工作,必须建立一支有专业知识,有文化素质,政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍,定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发

DB43T263-2005:档案工作规范化管理

DB43T263-2005:档案工作规范化管理 档案工作规范化管理湖南省地方标准DB43/T263-2005(省质量技术监督局发布2005年8月1日施行)1范围本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级、评估办法和监督管理的要求。本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。2分类和等级2.1 分类档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关和企事业单位三种类型。2.2等级档案工作规范化管理分为省 特级、省一级、省二级。省二级是对申报单位档案工作的基本要求;省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求;省特级为本省最高等级,是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。2.3等级划分依据2.3.1市州县国家综合档案馆规范化管理见表A.1;机关档案工作规范化管理见表A.2;企事业档案工作规范化管理见表A.3。2.3.2档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。满分100分,每个大项内都有必须达到的项目。等级分数标准为:在必达项完成的基础上,省特级为95分以上(含95分); 省一级为80-95分(含80分,不含95分);省二级为60-80分(含60分,不含80分)。3 等级划分依据等级认定坚持自愿申报,坚持标准,公正评估,实事求是的原则。4

申报程序4.1根据市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则(见表A.1、表A.2、表A3.)逐项对照自检,自检合格后,再提出相应的申报等级。自检时,各单位可请专家或省级评估员进行业务指导或咨询。4.2申报单位按其隶属关系向当地档案行政管理 部门或上级主管部门提出申请。省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位直接向省档案局申请。4.3单位在提出申请时,准备如下申报材料:4.3.1档案工作规范化管理评估申 报函,并填写《档案工作规范化管理评估申报表》(见附录B.1);4.3.2自检报告,对照市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则进行 自我评价,并说明扣分原因;4.3.3自检评分表。5评估组织5.1档案行政管理部门要按评估权限组织评估对申报单位进 行评估。5.2评估组由5-7人组成,其中省级评估员不能少于2/3。5.3评估前,评估组必须仔细研究申报材料,再对照逐项查实。5.4评估组通过听、看、议、评等工作程序后应 形成评估结论,并向申报单位反馈。评估结论必须要有全体评估组成员签名,是省级评估员的要注明。5.5档案行政管 理部门要根据管理权限及评估组的评估结论,签署评估意见。6等级管理6.1档案工作规范化管理评估工作在省档案局的 统一组织协调下,由县级以上档案行政管理部门分级负责组织进行。6.2评估工作可以委托代评。被委托单位收到委托

档案室管理员岗位职责

档案室管理员岗位职责

档案室管理员岗位职责 【篇一:档案管理员岗位职责】 档案管理员岗位职责 专职档案管理员岗位职责 1、负责管理公司各个部门产生的档案材料,包括文件材料的接收、整理,档案的提供利用等。 2、建立和完善档案管理的相关制度。 3、责任心强,维护公司档案历史真迹,确保档案的真实性和安全性,据实用档, 切实履行保密义务。 4、对公司各个部门的兼职档案员进行业务指导,确保档案收集工作的规范性, 并督促各部门及时归档。 5、完整接收各部门移交的档案,对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该 档案的部门催收。 6、做好公司档案编研工作,整理公司大事记,为公司宣传工作提供数据和信息。 7、完成领导下发的任务。 兼职档案管理员岗位职责 1、负责本部门各种文件资料的收集、登记、保管工作。

2、随时收集、整理本部门业务工作所产生的档案资料,及时做好本部门资料的 收集、登记和移交工作。 3、对本部门的档案资料认真进行检查,资料不齐、不完备的要随时补正,确保 档案资料齐全、内容完整。 4、按照规定时间把整理好的档案资料移交档案室。 注:此次的兼职档案员除了具备以上的专业素质,还需熟悉和了解彼昂所有历史文件材料的分类、数量和内容等。具体的工作细节随时与专职档案管理员沟通,系统的使用和档案的整理方法,后期会进行培训。 【篇二:办公室档案管理员岗位职责】 档案员 【篇三:档案管理员岗位职责】 档案管理员岗位职责 1、在综合管理部的领导下负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作,严格按照《公司档案管理制度》的要求管理档案管理室。 3、负责档案管理室内部整理,档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘,整洁美观。 4、检查档案安全保管情况,发现对档案有害因素时,要及时上报采取措施。认真做好“七防”工作(防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠),做到以防为主,防治结合,保证档案的完整与安全。

安全生产档案管理制度

安全生产档案管理制度 第一章总则 第一条根据《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》(国发[2010]23号)精神,为加强项目安全档案资料的统一归口管理,使各项目在生产经营过程中的各种安全管理资料完整保存,依据《生产安全事故档案管理办法》(安监总办[2008]202号),特制定本制度。 第二条安全生产档案是指项目在安全生产管理工作中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。档案内容主要有: 一、安全生产法律法规、标准规范,安全规章制度和文件; 二、安全责任书、工作计划与总结、考核记录; 三、安全教育培训记录; 四、安全技术材料; 五、安全会议记录、纪要; 六、应急预案及演练记录; 七、安全生产费用台账; 八、各类安全证书、证件; 九、合格分包方台账; 十、安全设施建设、使用记录; 十一、特种设备及特种作业人员台账; 十二、安全奖罚; 十三、安全检查记录;

十四、安全专项活动记录; 十五、事故处理、工伤认定材料及事故台账。 第三条安全生产档案实行公司、项目分级管理。 第四条本制度适用于本项目及项目各分部。 第二章安全生产管理档案内容 第五条安全安全生产法律法规、标准规范,安全规章制度和文件 一、项目每年收集更新的国家安全生产法律、法规、标准规范。 二、项目每半年至少进行一次对安全规章制度、操作规程执行情况的检查和评估记录。 三、安全生产文件: 1、安全生产文件是指项目发文或转发上级单位文件,业主单位印发的有关安全生产书面文件资料或电子文本。 2、安全生产文件原则实行分级分类管理,项目发文或转发上级单位文件由项目负责管理存档,项目收到的公司、业主及相关方的文件由项目安全机构保管、存档。 第六条安全责任书、工作计划与总结、考核记录 一、每年一次的各级人员安全生产责任书。 二、项目安全年度工作计划及总结。 三、项目根据安全责任书对责任人实施的安全责任考核结果。 第七条安全教育培训记录 一、安全教育培训包括“三级”安全教育培训、专业安全培训、日常安全教育等。

档案管理服务外包工作规范第1部分总则

档案管理服务外包工作规范第1部分:总则 2015年9月13日第四稿 目录

前言 DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分:总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准,还包括: ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分:档案寄存服务》 ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分:档案数字化服务》 本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位:XXXX XXXX XXXX 本标准主要起草人:XXX XXX XXX

引言 随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化,档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前,我国档案管理外包服务企业(承包方)日益增多,外包服务内容日趋多样化,外包服务市场不断扩大。但是,当前在档案管理服务外包领域中,无论是发包方的发包工作,还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题,造成诸多档案安全隐患。为此,有必要制定相应标准,对档案管理服务外包工作予以规范、指引。 本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为,为各相关主体之间建立标准化的沟通语言,指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方,指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力,提供第三方机构正确评价承包方的参考依据,从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。 《档案管理服务外包工作规范第1部分:总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容:第一,明确档案管理服务外包工作的原则;第二,从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引;第三,提出承包方档案管理服务外包管理体系框架,并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求;第四,对第三方机构的工作提出基本要求。

电力企业档案管理工作的现状及优化对策

电力企业档案管理工作的现状及优化对策 发表时间:2019-03-12T16:19:43.020Z 来源:《电力设备》2018年第27期作者:王敏洁[导读] 摘要:档案管理是电力企业一项重要的工作,随着我国信息的快速发展趋势,档案管理、办公自动化也面临着前所未有的挑战,电力企业的档案管理水平虽然取得了一定程度的提高,但是仍存在很多问题,档案管理制度不完善、管理方式落后、档案管理员素质和业务水平较低,这些制约因素都影响着电力企业档案管理的发展,因此本文针对这些问题提出了相关对策,以期为电力企业档案管理工作提供 参考依据。 (国网宁夏省电力公司银川供电公司)摘要:档案管理是电力企业一项重要的工作,随着我国信息的快速发展趋势,档案管理、办公自动化也面临着前所未有的挑战,电力企业的档案管理水平虽然取得了一定程度的提高,但是仍存在很多问题,档案管理制度不完善、管理方式落后、档案管理员素质和业务水平较低,这些制约因素都影响着电力企业档案管理的发展,因此本文针对这些问题提出了相关对策,以期为电力企业档案管理工作提供参考依据。 关键词:电力企业档案管理工作现状优化对策电力企业的管理包含很多内容,档案管理就是其中的一项很重要的工作,随着社会的发展,传统的档案管理模式已经无法适应社会的发展,原始档案经常出现缺失、丢失、管理不善等问题,因此严格对建设电力企业档案的管理势在必行。目前我国建设电力企业的档案管理模式还处于初级阶段,还需要向美国等发达国家学习档案管理理念和成功经验,结合时代的发展趋势引入数字化档案管理方法,为我国建设电力企业档案管理提供参考价值。 1 电力企业档案管理现状和问题 1.1 档案信息收集不全面、保存不完善 档案信息收集不全面、保存不完善是档案管理的主要问题,有的企业原始档案和格式不规范、不统一,文件的版面设计、尺寸不一,无法进行规范的装订,一些重要文件的签字更是颜色不一,更有甚者在原始档案上涂改勾画,为后期的档案编制带来极大的不便。 1.2 档案管理方式落后 档案管理需要运用科学合理的方法和工作方式,以更好的为企业发展服务。档案管理主要分为三种管理模式:分散管理、分级管理、统一管理,在实际工作中,很多档案管理人员没有根据档案信息的类型进行分类,目前,电力企业的档案管理模式较为单一,大都选择集中管理。统一管理方式有利于电力企业的档案管理的完整性,但是这种管理模式往往给管理人员带来巨大的工作量,造成工作效率低下。 1.3 领导重视程度不够 领导重视程度不够也是档案管理水平低下的一个重要原因,电力企业领导没有充分意识到档案管理的重要性,出现重电力建设、轻管理的现象。因为对于建设电力企业来说,最重要的是看到电力企业的经济效益,因此档案管理部门在建设中往往被忽视,只有在上级检查时才进行突击整理,但是档案的管理往往差强人意。 1.4 档案管理人员专业水平不达标 目前,我国的建设电力企业部配备的都是一些文案人员,主要负责文件的存储和发放,这些文案人员大多学历低,水平不高,建设单位对于档案管理员的培训不及时,导致文档档案的质量参差不齐。电力企业档案管理人员不同于其他工作,需要一些综合素质较高,具有交叉学科背景的专业人士,知识面广,既懂电力企业又懂电力企业档案管理,可以更好的进行消息编辑和分类。 2 建设电力企业档案管理技巧 2.1 提高管理人员的业务水平 电力企业要安排专人负责档案保管,在档案的管理过程中,人是占核心地位的,培养涉及学科广泛的高素质人才是关键。从事档案的管理人员应首先更新观念,积极参与互联网技术、计算机技术、数字化技术等的培训,并将这些技术应用于档案管理的工作上,同时还要兼有严谨认真、遵守制度的优良品质,绝对不能篡改和泄露档案的内容。除此之外,档案管理员还应当坚持终身学习,不断进行档案管理的方法创新。 2.2 强化电力企业档案管理制度 电力企业应当制订一套适合自身企业发展的档案管理制度,明确档案的采集流程和注意事项,在收集完整之后统一核对并进行上报,以此来保证电力企业的档案信息的质量和完整性。强化档案管理人员的法律意识,确保档案信息的安全性,当档案管理人员离职时务必做好交接工作。同时,还要进一完善和追究责任制度,明确谁来管理谁负责,一旦档案的管理出现安全和缺失等问题,应对领导进行指责。 2.3 对电力企业档案进行数字化管理 建立档案的电子化管理,有利于进行信息传递和档案查询,防止因自然因素导致纸版文档的丢失。建设单位应建立网上管理系统,将电力企业的会议纪要、企业决策、安全问题等档案全部录入。在对档案进行数字化管理时,管理员需要借助扫描技术、数字压缩技术、电脑技术等方式把原始档案数字化直接上传,在档案生成的时候直接将其生成规范的档案信息,将纸质版的档案慢慢变成多媒体的形式,不单单要收集文字信息,还可以让档案变得“有声有色”,企业的照片、视频等档案也要全部留存电子档,再通过统一的档案分类代码进行归类管理,便于查询。电力企业的电子档案管理应只对有限的人授权,并对电子档案系统的访问和档案更改做好记录。 2.4 定期接受档案管理专家的检查 电力企业的档案管理部门要自觉接受档案管理专家的检查,请指出档案管理的不足和漏洞,并解答单位工作人员的有关问题。电力企业还要定期举办以文档档案管理为主题的内部考核比赛,对档案管理人员水平进行评分,对于档案保管较好的管理人员给予物质表扬,对于文档工作有疏忽的管理人员进行批评和惩罚,同时追求其领导的责任。 2.5 保证文档的保密性 文档的内容涉及了电力企业的全部过程内容,包括会议纲要、经费使用、质量等,与电力企业的质量和经济效益密切相关,因此文档档案不仅可以作为电力企业现场质量检测和安全管理的控制手段,如果电力企业出现了安全事故,档案还可以作为追究事故责任的有力证据。因此,文档的完整性和保密性的重要是不言而喻的。 3 结语

如何推进档案工作规范化标准化管理

如何推进档案工作规范化标准化管理 发表时间:2009-04-08T10:51:29.590Z 来源:《科海故事博览•科教创新》2009年第3期供稿作者:王桂琴 [导读] 在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 摘要:档案是党和国家的宝贵财富,做好档案保管工作,防止档案的损毁,延长档案的使用寿命,维护档案的完整与安全,是档案管理的工作重点。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节,因此,在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 关键词:档案规范化标准化 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中,公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件,坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节;提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证;利用计算机管理档案,是使档案工作达到规范化,标准化的有效途径。 随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。 三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证 不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

电力公司档案管理实施办法

甘肃省电力公司建设项目档案治理实施方法 第一章总则 第一条为加强甘肃省电力公司建设项目档案的治理工作,提高公司建设项目档案的治理水平。依照国家档案局和国家电网公司等有关规定,结合公司建设项目工作实际,制定本方法。 第二条建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的,应当归档保存的全部文件材料。包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、安装、调试、试运、生产预备、竣工到投产(运)等工作中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像及电子版等各种载体、形式的文件材料。 第三条甘肃省电力公司建设项目竣工档案,是由各参建单位(省电力公司和托付建设、设计、施工、运行、监理、调试、招投标及物资供应等单位)在项目建设过程中共同形成的档案的总和。各参建单位,要紧密配合,分工协作,认真做好各自文件材料的形成、积存、鉴定、整理和移交工作,确保基建档案的完整、准确、系统。 第四条档案工作要与基建工程实行“三同步”,即各参建单位都应当在项目前期、项目进行中、项目交工验收三个时期,做

到档案治理与工程治理同步进行。在工程移交生产达标、工程竣工验收和工程评优中,档案治理应达到相应的标准要求。 第五条本方法适用于公司及所属单位新建、改建、扩建和技术改造等项目竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。其它建设项目可参照本方法。 第二章组织治理和责任划分 第六条公司建设项目档案工作按照“统一领导、分级治理”的原则进行治理。各参建单位均应明确一名领导分管档案工作,配备专职或兼职档案人员,把建设项目档案工作纳入工程的总体规划和工作打算,纳入工程治理和工程进度考核,纳入领导议事日程和有关部门及人员的岗位责任制。同时,将各自形成的文件材料及时整理归档,不得分散治理,不得由业务部门或个人私自保存应归档的文件材料。 第七条项目建设单位或托付建设单位要及时组织档案部门参加有关建设项目的合同签订、设备开箱及工程达标和竣工验收等重大活动,确保档案工作的顺利开展。 第八条甘肃电力公司档案馆是省公司系统建设项目档案治理的主管部门,在业务上同意国家电网公司和省档案局的监督、检查和指导;负责贯彻落实国家档案局、国家电网公司关于建设

档案管理规范

档案管理工作规范 第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用,根据《中华人民共与国档案法》与《中华人民共与国档案实施办法》,结合公司实际情况,特制订本管理规范。 第二条****档案就是指公司在生产、经营、建设与党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录,主要包括文书档案、会计档案、基建档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条本工作规范适用于公司及各机关职能部室的档案管理工作。 第四条档案采用集中与分散共用,兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则,采取“分散管理,统一制度,集中检查,定期培训”的措施,逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。 第二章档案管理职责及人员要求 第五条总经办负责公司档案的管理工作,安排专人负责本公司各类文件资料的收集、整理与归档工作,确保档案的完整、准确、系统、安全与有效利用,并指导各职能处室各自专业档案的 立卷、整理、归档工作,并妥善保管归档档案。 第六条档案管理人员职责及上岗要求 一、档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平,具有专

业知识。遵纪守法、忠于职守,有高度的责任心与奉献精神。 二、认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定,做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 三、加强业务学习,提高自身业务水平,不断更新知识,接受新的档案管理技术,提高解决实际工作中出现问题的能力。 四、做好档案库房内外的清洁卫生与安全防护工作,保持库房的整洁,维护档案的完整、准确、系统与安全的工作。 第三章档案的收集归档 第七条归档范围:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围。 第八条归档文件材料的主要来源有: —本企业形成的文件材料。 —本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料。 —本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。 —本企业执行、办理的外来文件材料。 第九条归档时间 一、党群、行政管理、经营管理与生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。 二、科技档案在其项目鉴定前归档,工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品档案应定期或按阶段归档。

安全文件档案管理制度

安全文件档案管理制度

1、目的 为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,规范档案管理,确保档案的完整性、合理性、科学性,为今后开展工作提供参考资料和文献,特制定本制度。 2、适应范围 本制度适用于公司及所属各部门安全文件及档案的管理。 3、职责 本制度最终解释权归公司行政办公室,行政办公室负责本制度的修订完善。 4、管理程序 4.1文件管理程序 4.1.1安全文件的主要内容 (1)安全文件主要包括以下内容:①安全管理组织基本情况;②安全生产责任制、安全管理规章制度;③安全管理目标、工作计划、总结、考核文件;④安全生产会议资料及记录;⑤危险因素辩识、评价与控制文件;⑥安全投入;安全检查; 安全教育培训;安全活动⑦事故管理;⑧检测报告;⑨应急救援预案⑩承包商管理;供应商管理; (2) 安全管理组织基本情况一般包括下列内容:①安全管理网络图;②安全经营许可证等文件的复印件;③安全管理人员任命文件和相应岗位资格证书复印件;④现场平面布置图及重大危险因素分布示意图;⑤安全生产领导小组名单。(3)安全生产责任制和安全生产规章制度资料主要包括以下内容:安全生产责任制度;安全活动管理制度、安全培训教育管理制度等。 (3)安全管理目标、工作计划、总结、考核资料:①上级的考核目标、本级的目标、分解的目标及签订安全生产责任书等;②年度安全工作计划;③年度及阶段性工作总结、汇报、工作请示等;④年度考核及奖惩。 (4)有关安全生产会议资料:①安委会会议记录、纪要;②安全生产工作会议、专题会议、例会会议签到表、记录、纪要;参加其它有关安全会议的记录和资料。 (5)危险因素辩识、评价与控制资料:①危险因素辨识、评价与控制清单及危险因素清单;②危险因素监控措施、责任单位及责任人清单;③重大危险因素监控记录;④综合或专项安全评价报告。 (6)安全投入资料:①安全投入计划;②安全费用台账。

电力安装企业技术档案管理规定审批稿

电力安装企业技术档案 管理规定 YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】

技术档案管理制度 为建立、健全公司技术档案工作,完整地保存和科学地管理公司的技术档案,充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务。特制定本管理制度。 一、机构设置和职责分工 1、公司工程技术档案管理机构 2、职责分工 1)总工程师 总工程师负责整个工程的档案管理工程,组织制度本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件、组织审查,接受各部门编制的档案文件。 2)综合部 a、公司档案室的直接管理部门,负责建立规范的公司档案室,设立专职工程技术档案管理人员。 b、负责根据国家和行业的档案法规制定公司工程技术档案管理制度,报公司批准后,印发个部门执行。

c、及时向公司档案室移交本部门的构成档案元素的工程项目资料。 3)公司档案室 a、负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作,负责图纸、设备资料、合同文件、联络单、洽商记录、技术安全交底记录等综合文档的接受、发放、借阅及其登记、计算机录入及编码归档。 b、负责归档数据库的数据备份。 c、负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。 d、负责档案设施、设备的维护管理、负责库存工程技术档案的安全和保密工作。 e、负责在建工程项目的资料整理工作。 4)工程部 a、建立规范的工程技术资料室,设立专职工程技术档案管理人员。 b、督促参建单位包括(设备、材料供应单位、施工分包单位、监理单位、调试试验单位)严格遵守公司工程技术档案资料管理办法,并纳入合同条款中进行管理。 c、协调参建各单位工程技术资料管理中的重大问题。 d、审定经过监理单位审查的各类技术资料,并及时移交资料室。 5)工程部资料室

电力公司档案管理规范

前言 1、本标准是依照《建设一流供电企业考核标准》的要求,为了加强对公司企业档案工作的治理而制定。 2、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会办公室提出。 3、本标准起草人: 4、本标准审核人: 5、本标准审定人: 6、本标准批准人: 7、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会负责解释。

目次 前言 (1) 目次 (2) 1 适用范围 (3) 2 引用标准 (3) 3 治理职能 (3) 4 治理内容与要求 (4) 5 检查与考核 (11) 附:企业档案分类表 (11)

1 适用范围 1.1本标准规定了公司企业档案治理的职能、治理内容与要求、检查与考核。 1.2 本标准适用于公司及各基层单位的档案治理。 2 引用标准 能源部《电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表》国家档案局《文书档案保管期限表》 国家档案局、国家计委《差不多建设资料治理暂行规定》 国家档案局、国家经委、国家计委《国营企业档案治理暂行规定》 国家档案局《企业档案工作目标治理方法》 3 治理职能 3.1 总经理工作部(公司办公室)是公司档案治理的归口治理部门,设档案专责负责公司档案的日常治理工作。 3.2 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策,负责组织制定企业档案治理的实施细则。

3.3 负责企业文书、会计、科技、声像等档案及资料的治理工作。 3.4 研究企业档案工作规律,制定档案工作打算、方案。 3.5 对基层单位的档案工作实行指导和监督,开展业务培训工作。 3.6负责组织企业档案目标治理工作,使档案治理达到与企业治理相适应的水平。 3.7企业档案实行集中统一治理,维护档案的完整与安全,为公司生产经营、建设和科学研究服务。 4 治理内容与要求 4.1 归档治理 4.1.1 在工作中形成的具有保存价值的文件材料(含文字、声音、图像、电子等各种专门载体材料),都应当及时归档。凡属应归档的文件材料,各有关部室应按公司制定的企业档案归档范围,由兼职档案员收集齐全、完整、准确,并进行整理,于第二年一季度前按照归档要求移交到综合档案室集中统一治理。 4.1.2 企业生产(施工)活动中形成的科技文件材料(含各种专门载体材料),由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责收集、整理,工作完结后立即交综合档案室科技档案人员存档。

档案管理操作规范1

档案管理操作规范 一、目的 为进一步加强本公司库房档案管理工作,确保库藏档案的安全、完善和齐全,结合本公司实际情况,特制定如下管理规范。 二、适用范围 适用于公司档案管理部档案管理工作。 三、工作内容 1、接收档案 1)接收档案时必须由两名或两名以上库房人员一起进行,并由其中一名库房人员作为接收工作的主要负责人。 2)档案清点时,须持有客户提供的档案清单并与相关档案进行仔细核对。有缺失或遗漏的情况发生,需在档案清单上注明并取得客户的签字认可。 3)档案清点结果与客户清单有异时,在未取得客户确认前,不得进行装箱作业。 4)档案装箱时,要求按客户清单上排列的先后顺序,依次装箱并在外箱上注明相应的箱号或装箱明细。 ①如客户档案有分类的,则不同分类的档案不得混装。 ②不得随意、糊乱装箱,避免为二次确认时制造人为障碍。 ③在装箱过程中,不得随意翻阅客户档案或讨论与装箱工作无关 的话题。 ④装箱工作中主要负责人需每日填写工作进度表,注明装箱内容、

箱数以及装箱人签名等内容。 ⑤装箱结束后,对档案存放设备进行逐一检查,确保没有遗漏。5)完成档案接收工作后,由档案接收主要负责人出具档案交接单给客户。 2、档案整理 1)档案入库后,由两名或两名以上库房人员一起进行档案整理及二次确认,并由其中一名库房人员作为二次确认的主要负责人。 2)档案整理时,须持有经双方签字确认的档案清单。整理人员根据清单与箱号对入库档案进行一一核查,确认无误后制作带条码的档案清单。 ①档案整理过程中,主要负责人需每日填写工作进度表,注明确 认进度、异常情况以及确认人员签名等内容。 ②在整理过程中,整理人员不得随意折阅客户档案。 ③整理工作未结束前,主要负责人每日下班前必须检查整理库内 的待整理箱的包装情况是否有异常、整理库房的门是否已上锁,确保档案安全。 ④整理工作完成后,整理人员在核对制作的带条码的档案清单无 误后签字确认。 3)档案整理完毕,根据外箱上的条码次序,依次排列上架。 4)档案整理完成后,根据工作表所记录的汇总,对有异常情况的追溯档案接收负责人的相应责任并上报公司领导作相应处理。 ①如果档案整理人员未在整理过程中发现异常,而在后期客户调

档案安全管理制度范文3篇

档案安全管理制度范文3篇 一、保密制度 (1)严格遵守《保密守则》,做到不该知道的事,不打听;不该说的机密,绝对不说;不该看的材料,坚决不看。 (2)严格执行借阅制度,不任意扩大借阅范围,安排专用的阅览室借阅,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容。 (3)不得在档案阅览室,整理室接待亲友。 (4)整理档案应在档案馆(室)内进行,档案人员一得将档案带出档案馆,以防失密或丢失。 (5)发现档案丢失,损坏时要及时报告。 二、查阅、借阅档案制度 (1)查阅秘密档案,须经本级主管档案工作的领导批准。 (2)查阅党委机要档案资料,须经本级党委负责人或党委办公室主任批准。 (3)查阅绝密科技档案,须经主管总工程师批准。 (4)查阅非机密档案资料,凭县级介绍信,可直接查阅。 (5)本校教职工查阅本部门移交的档案,可直接到阅览室查阅。 (6)室藏档案资料一般不外借,特殊情况需要借出时须参照本规定1,2,3条办理借出手续,借出非机密性档案材料,由档案馆(室)负责人批准,借出的档案,限七天内归还。 (7)经批准查阅的档案,需要摘录的,应经档案馆理人员同意,并经核对无误后,方可出据证明。

(8)阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。 (9)利用档案资料要注意保守机密,不得传播档案内容;要保证案卷的完整与安全,严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改;要保证案卷清洁,不得弄脏,划道。(10)查档介绍信要注明查档人姓名、职务、政治面貌及所查内容。 三、档案库房管理制度 (1)库房内的档案柜要同意编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。 (2)要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁,发现破损时,要即使修补。 (3)要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等“七防”措施,严格控制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。 (4)档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。 (5)库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好,离开库房时要注意关闭落锁,关闭电源。 (6)认真办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要及时放回原处,每两年全面检查馆藏档案情况,档案管理人员调动时,必须办理档案交接手续。 第一条、安全工作档案是幼儿园档案的重要组成部分,反映了当时幼儿园安全工作情况,为今后开展工作提供参考资料和文献。建立幼儿园安全工作档案管理制度,完善幼儿园安全工作档案,对于促进幼儿园安全工作规范化、制度化具有重要意义。 第二条、幼儿园安全工作档案台帐坚持实事求是原则,客观全面地反映本单位安全工作的开展情况。

档案管理员岗位职责及工作标准

专业文档 档案管理员岗位职责 及工作标准 岗位职责 一、抬爱本职工作,严寒企业机密,认真执行有关档案管理的制度。 二、负责各类档案资料的登记,做好各类档案资料的接收、整理、保管和统计工作。 三、负责档案资料的借阅,根据需要编制必要的检索工具和参考资料,为公司各个部门的档案查阅提供方便,认真做好借阅记录。 四、及时收集各类档案,定期收集全厂各部门应归档的 各类文件材料,并做好整理、修复、装订、缠上及归档工作。 五、负责移交档案文件的验收,做到归档文件的完整,签署齐全、装订整齐、分类科学、便于查找。

六、定期清查档案,及时催讨借出的档案以及中标的相关资料,做到档案资料与档案目录相符。 七、每天做好档案室的清洁工作,保持档案室良好的环境卫生。 八、对于清查中损坏的档案,应及时进行补充或复制。八、及时向领导汇报档案情况,认真完成领导交办的其 他工作。 格式可编辑WORD. 专业文档 工作标准 一、档案资料的交接 1、移交的入档档案资料,要保证按要求,做到整理规 范,做好相应的移交资料清单,确保清单与移交资料内容相符。 2、接收档案时,对照移交清单,对入档的档案资料逐 一核对,确认无误后,档案管理员与移交人员在《档案交接单》上签字,《档案交接单》一式两份,双方各执一份。3、根据要求,对于破损,不完整的移交资料,可以要 求移交人员重新整理后,再办理交接手续。

4、办理完交接手续的档案,要分类整理,写好档案目 录。 三、档案的借阅 1、借阅人员在《档案借阅单》上写明需借阅的档案名称,借阅人,并有所在的部门主管签字。 、档案管理员对照《档案借阅单》找出档案,并在借2 阅单上注明每个档案资料的数量及借阅日期。 、档案管理员要填写档案盒内的借阅卡。3 、借阅人员拿《档案借阅单》找档案室主管领导签字4后,将单据与所借档案资料逐一核对,确认无误后,单据交 给档案管理员,方可取走档案。 5、档案管理员对于所借出的档案资料到期不能归还的,格式可编辑WORD. 专业文档 要督促借阅部门归还。若需继续借阅,要重新登记并办理借阅手续。 四、档案的归还及后续整理工作 1、借阅人归还档案时,管理员根据《档案借阅单》填 写的内容逐一,确保档案资料完好无损。 2、确定档案资料后,在《档案借阅单》上填写归还日 期,并在此单据上作出明显标记说明档案资料已归还。

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