公关活动策划和活动执行范例手册

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公关活动策划与执行培训

说在前面的话

前期准备－目的

前期准备－确立目标的程序

前期准备－预算

前期准备－构思

?摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获

得补充：

–每个环节可能出现问题的地方

–每个环节所需用到的物料

–每个环节是否可以再优化

–每个环节是否给人惊喜

?在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？

?在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？

团队构成和时间表－团队

团队构成和时间表－项目推进表

?项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ）

–项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容

–物料清单：列举已有物料及需要准备的物料

–人员分工：列出每个子项目负责人

?

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?必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？

–场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地

–重要来宾：他们的时间、行程是不确定的

–其他不可控因素

?预定的检查时间通报:

–向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐–使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?

–应付意外情况、赢得补救机会

项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标

团队构成和时间表－工作说明书

?活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）

?活动物料汇总

?部门工作（接待）流程和要求

?活动现场具体分工（人员位置和要求）

?文案准备

–新闻稿

–主持人台本

–领导讲话稿

–重要领导的现场文件夹内容资料

?通讯录

工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点

场地选择－列出要求

?需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求

?来宾人数：测算最小面积要求

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?活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？?周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿

?气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间

?费用限制：能够用于场地租赁的最高限额

场地选择－询问

?是否有档期？

?是否有足够的布展时间？

?场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？

?场地清扫需要特别安排吗？

?场地可容纳多少人？

?使用该场地是否需要办理特别手续？

?是否有噪音及安全、清洁方面的要求？

?场地能够提供什么设施？它们是否收费？

?现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？

?场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？

?是否有供贵宾和工作人员休息的地方？

?场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？

?场地是否有存放杂物或资料的地方？

车辆安排－停车场

?停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？

?停车场的开放和关闭时间？

?停车场需要什么凭证？

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?是否可以专辟停车场？

?是否有VIP专用停车场？

?是否有“停车已满”标志牌？

?停车场是否有保安管理？

?工作用车停在哪里？是否需付费？

车辆安排－活动班车

?来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？

?以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数

?班车品牌？新旧程度？

?司机素质如何？会否迷路？联系方式？

?班车途经路线是否有拥堵可能？

?预留至少一辆机动车辆

车辆安排－特殊来宾接待

?特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？?特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？

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?特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？?由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）

?特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒

来宾接待

?当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：

–来宾是否拿到了正确的机票？

–来宾是否方便抵达机场？

–当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？

–来宾是否知道下飞机后应该如何做？

?突发情况处理：

–航班延误

–个别来宾迟到

来宾接待

?当来宾走下飞机后：

–确保第一时间知道接站人位置

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–在班车等候时间不能超过30分钟

–在班车行程中为来宾播放轻松音乐

?突发情况处理：

–班车损坏

–部分来宾延误

–班车迷路

来宾接待

?当来宾抵达接待区时：

–确保第一时间看到接待人员和接待指示牌

–预估每批来宾人数，保障足够的接待人力

–如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台–在接待区预备休息区

–如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌

?突发情况处理：

–因交通原因突然导致来宾人数剧增

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来宾接待

?来宾登记时应了解什么？

–活动的日程安排

–活动所需佩戴证件及使用要求

–活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置

–何时可以离开？离开机票领取的时间和方式

–来程时的费用报销时间、地点、方式

–离开时是否有班车接送？

–用餐时间、地点？用餐凭证？

?

来宾接待

?当来宾进入酒店房间休息：

–准备小型欢迎卡

–确保来宾能够迅速联络接待人员

–是否需要提前清空房间内的收费物品？

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–房间内是否需要准备鲜花及水果？

–房间内应准备当地旅游手册及地图

现场布置

?来宾行走线路现场勘察：

–场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？

–来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？

–入口是否需要铺设红地毯？

–在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？

–来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？

–不同类别的来宾是否需要分别设定入口？

–是否有来宾需要特别休息室？

现场布置

?搭建施工

–保证施工期间的用电及保安

–保证施工用料的摆放位置

–检查施工单位用料摆放是否合理

–搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间

–务必进行最大负荷电量测试

–施工完毕后应清理一切施工痕迹

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–确保用电线路安全隐秘

现场布置

?舞台布置

–保障上场及下场通道畅通

–后台有方便快捷且安全的物品存放处

–来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能

–舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线

–确保来宾无法进入后台

现场布置

?来宾区域

–贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？

–为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位

–来宾的通道是否畅通？

–是否要准备同传？规格？现场翻译？

–预留摄影摄像位置，是否需要架高？

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–来宾取用饮料位置是否方便？

–当来宾退场时是否可能发生拥挤？

?

后勤安排

?安排专门工作人员负责用餐预订及送达

?指定工作人员用车和司机

?文件打印

?资料装袋、运输和存放

?物品领取登记

?视频、图片资料

媒体接待基础文件

?媒体接待基础文件

–邀请媒体名单

–新闻夹内容

–航班时刻表（接、送车辆安排）

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–住房登记表

–媒介分工（活动现场位置）

–接待物料

–专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）

其他事项

?活动付款明细表

–供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期

?

?现场指挥文件---根据确定流程

–AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合

–摄影摄像预定位置和要求

–重要环节时的前后衔接、人员补位

–现场提问时的媒介人员位置

–主持人台本

?

?活动（专访）结束后

–汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）

–挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络

–统计媒体对视频资料的数量

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六一儿童节庆典活动

目录

公司简介和六一儿童节庆典活动介绍-

活动执行手册

执行委员会架构

项目执行标准

活动前期准备

标准执行流程

附件

公司内部人员联络表

执行相关人员联络表

活动安排日程表

活动道具一览表

活动志愿者招聘细则

培训会细则

各项活动比赛细则

现场效果图

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I、公司简介

。。。。。公司是由一群热爱广告，年轻富有朝气，又在各自领域中有不同专长的年轻人创办。公司创办人经过在中国本土多年的经营探索与磨练整合，形成了"客户为本（Client - focused）、活力维新（Vibrant）、先行是金（Proactive）"的经营理念。目前已在上海、杭州（制作工厂）、南京、北京设立了4个办事处。

。。是以品牌策划、平面设计、影视制作、广告制作代理、网站开发、及广告公关策划为主的综合性广告设计传播服务机构。一直以高度专业化的精神，严谨的工作态度，在广告领域辛勤耕耘。我们总是不断的思考思索，期望为客户的品牌提供更强大有力的能量来源，我们致力于为客户的互动沟通领域提供全面解决方案，提供给客户完善整合的沟通方案。通过完美的创意表现，全新的平面技术处理，有效的媒体执行，可度量的数据监测并将之完美融合，从而给用户带来最具价值的广告宣传体验。

。。。以“感性本土文化，理性国际潮流”为企业理念，人性化的管理，坚持策略性创意导向，视“给消费者带来利益，为企业带来市场”为己任，树立本土广告公司的形象，力求在国际竞争中发展壮大。

我们的定位：品牌传播的个性化解决之道

II、六一儿童节庆典活动介绍

一、活动背景：

“大白兔”品牌在今年年初举办了“我心中的大白兔”小学生绘画大赛，在小学生中建立并巩固了我们良好的品牌形象。此次活动将广场路演和绘画大赛颁奖仪式结合起来，进一步增强品牌的市场号召力。

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本次活动旨在通过六一活动，以推出全新“Family Day”的概念，扩大“大白兔”品牌在目标受众中的影响力。

二、活动简介：

地点：上海世纪公园银杏大道草坪

活动信息：

活动主办：冠生园（集团）有限公司

品牌冠名：大白兔

活动承办：上海诺泰广告有限公司

活动介绍：

本活动引进全新“Family Day”的理念，通过举办在世纪公园的

大型户外“嘉年华”活动，在少年儿童心目中树立年轻的品牌形象，

同时又勾起家长对“大白兔”的美好回忆，达到活动目的。

咨询热线：021-********

游艺区活动网站：https://www.sodocs.net/doc/263916903.html,

III、执行手册

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一、活动执行项目组架构

工作人员要求：身着统一服饰，挂统一胸牌，统一口号，组长及项目负责人以胸牌颜色区分，颜色越深，级别越高

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小组负责人：红色吊牌志愿者小组长：黄色吊牌大学生志愿者：蓝色吊牌

1、派发组（志愿者30名）

Leader：

?活动资料派发人员安排表

?派发人员工作内容：活动前期——派发活动宣传DM，向路人告知本次活动内容

活动现场——身着统一兔子服，向游客派发DM，小旗帜，气球，将路人引至活动现场等

?物资领用清单

2、游戏组（志愿者20人）：组织游客游玩，参与比赛，赢大奖

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Leader：

?志愿者安排及联系方式

?游戏组分为三块——休息区（志愿者3人）：负责接待小朋友及家长休息等

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展示区（志愿者3人）：负责绘画比赛优秀作品展示及讲解，参与本次活动小朋友签名

游艺区（志愿者12人）：负责各项游戏及亲子活动公平开展等

游艺区区域管理

1）手工DIY（水粉画、小植物）

时间：10：00——16：00

内容：以5元低价购买游戏材料，跟爸爸妈妈一起完成，作品可带回家

2）推铁环比赛

时间：10：00——16：00（半小时一次）

内容：以家庭为单位，每报名5组比赛一场，跟爸爸妈妈一起合作赢奖品

奖品：大白兔毛绒大玩具 12个小奖品48份

3）民间艺人绝活表演（剪纸、捏面粉人等）

时间：10：00——16：00

内容：低价销售，5-10元，可现场教小朋友制作，收入所得归艺人所有

4）放风筝

时间：10：00——16：00

内容：风筝5-10元低价销售，跟爸爸妈妈一起放风筝

5）二手义卖

时间：10：00——16：00

内容：小朋友将自己收藏的小玩意拿出来义卖，义卖所得款捐赠儿童医院白血病患儿

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6）摄影棚

时间：10：00——16：00

内容：跟兔宝宝一起合影，或穿着兔宝宝的衣服拍照，或造型板露脸，背景有企业活动宣传背板，照片可等活动结束后上网站存取7）活动物品义卖及现场捐赠

时间：10：00——16：00

内容：本次活动产品无偿义卖及捐赠，活动T-shirt、气球、帽子1-10元不等，定点捐赠，所得款项全部捐赠给白血病儿

8）套圈圈

时间：10：00——16：00

内容：2元10次，套中任何奖品，奖品归小朋友所有

奖品：大白兔奶糖、大白兔毛绒玩具、活动物品等

9）亲子游戏（踩气球、一二一踏步走等2个）

时间：10：00——16：00（半小时一次）

内容：以家庭为单位，5组一比，根据游戏规则开展比赛，赢取丰富礼品

奖品：大白兔毛绒大玩具 24个小奖品96份

10）愿望树

时间：10：00——16：00

内容：一元一张小卡片，绑着红色绸带，由小朋友写好愿望，爸爸妈妈抱起小朋友一起将愿望卡片挂在树上

11）才艺宝宝家庭报名及初赛

时间：10：00——11：00 13：00——15：00

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