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公司档案管理制度实施细则

公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。

一、总则

(一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

(二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理。

(三)公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

(一)公司设立档案部并配备专职档案人员,公司档案部的基本职责为:

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

(二)各部门设立兼职档案员,其主要职责是:

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况,积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一)公司编制文件材料的归档范围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个方面:

1、行政部:

(1)公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等;

(2)与总部及其他单位往来发文;

(3)行政管理方面,包括:

1)办公用品管理、采购、出车及维修记录等;

2)日常管理方面的员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单,公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复,员工民主生活会方面的记录等;

2、人资部:人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部:公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等;媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同;年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等;市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部:仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部:主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等;客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

6、设计部:主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。

7、工程部:主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部:主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放,后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部:主要包括日常经营中的各种合同、司法文书,档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部:有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市

场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门,以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

(二)归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下:

文件等级文件类型保管期限

一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、

荣誉、经营计划、管理决策,与总部及其他

单位往来发文,人事方面的各种文件,财务

报表、账册、资产核算,合同及司法文书等

永久

二级

重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请

示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、

涉及工程项目的文件等

5年以上

三级

普通文件

员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、

来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、

设计师排单,仓库管理方面的材料进出登

记、核算、保管,档案方面的管理指导、档

案保管、核算、借阅、销毁,后勤方面的费

用申请、办公用品管理、采购、出车及维修

3年

记录等

(三)档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象,依据公司部门及业务划分,结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法,便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为:

行政部:XZ 人资部:RZ 客服部:KF

设计部:SJ 市场部:SC 工程部:GC

财务部:CW 法务与档案部:FD 企划部:QH

仓管部:CG

3、工程项目命名。以上七部门(主要是设计部、工程部、客服部三部门)凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别,以南华康城小区3号楼1单元2号为例,其项目大类编号为:NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下:201306.NHKC.3-1-2

日期客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度,美观等各方面的制约,鉴于公司正逐步组建发展,现内部岗位编制并不复杂且部门

管理统一,对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形,靠右为公务编码,一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件,页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗,带格式线。以财务部为例:

编制方法:201406.CW01.XXX(2014年6月份财务报表)其中201406为日期,CW为财务部编号,01为财务部制定的代表财务报表的内容(02为财务凭证等等类推),XXX为其他编号。

(四)归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整,层次分明,符合其形成规律,能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。

2、涉及项目工程的,应将档案材料归入同一案卷中;不涉及项目工程的,先将文件材料按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成的年度(跨年度的规划计划,可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;统计报表、预决算归入针对年度)。

3、按要求填写卷内目录、备考表等表格,拟写案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊,对较大的纸张应折叠,并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。

四、归档流程

(一)归档时间。各部门不涉及工程项目的材料,应根据材料性

质不同进行整理。凡材料每月整理的(一般为行政部、人资部、企划部、法务与档案部、市场部及设计、工程、客服部门中日常管理的材料),应在下月3号之前首先整理归档;凡材料按季度或年度整理的,应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

各部门涉及项目工程的材料,应在工程全部竣工后一周内进行首先归档,各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一移交档案部,归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

(二)档案移交。各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室;涉及项目工程的,各部门首先归档后,由部门主管签字并统一交客服部整理,客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交档案部。档案经档案部主管人员验收合格后,填写《档案移交清单》,双方履行签字手续,办理移交。

根据公司目前的经营状况及要求,财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管,暂时不移交档案室。

五、档案保管与统计

(一)公司设置专用档案库房,库房应坚固,具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。

(二)档案库房温度应保持在14℃-24℃,相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质,库

房管理人员调动工作时,对保存的档案资料要详细清点,履行交接手续。

(三)建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。

六、档案借阅利用

(一)档案部根据工作需要,编制必要的档案目录、索引等检索工具,编辑档案文件汇编各种参考资料,积极主动开展档案利用工作。

(二)建立档案借阅及保密制度,根据档案的重要程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。

1、借阅资料为普通文件的,借阅时间不超过一周,如遇节假日,须在节假日前归还。借阅普通文件的,需填写调档单,经本部门主管及档案主管人员签字审批后方可借阅。

2、借阅资料为重要文件的,借阅时间不超过三个工作日,如遇节假日,须在节假日前归还。借阅重要文件的,需填写调档单,经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅。

3、借阅资料为秘密文件的,借阅时间不得超过一个工作日,原则上不得带出档案室。借阅秘密文件的,需填写调档单,经本部门主管、行政与人资总监及总经理签字审批后方可借阅。

(三)借阅档案人员必须爱护档案,保持整洁,要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改,未经批准不得复印档案。

(四)调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描

件。借阅人员必须严格保密,不得泄漏资料内容,不得遗失。借阅后需按时归还,如需延长借阅的,必须通知档案管理人员,并另行办理借阅手续。

七、档案鉴定、移交、销毁

(一)根据不同档案材料的分级及保管期限,结合实际情况,档案部统计档案库内各档案的情况表。

(二)定期对于已到期的档案进行鉴定,鉴定工作在行政与人力总监的统一领导和主持下,由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组,具体负责档案的鉴定工作。

(三)凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案,应登记造册,经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时,必须有两人在场负责销毁,并在销毁清单上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。

八、档案保密

(一)档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案,妥善保管尚未整理的档案材料,不准随意堆放,以免造成丢失、损坏和泄密。

(二)不准向无关人员提供或泄漏档案内容;不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料;不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

(三)档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案,不准擅自带人进入档案库房。

(四)集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案,不得做他

用。

(五)发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导,当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者,应按其性质及情节给予严肃处理。

九、公司员工奖惩及法律责任

有下列行为之一的,根据情节轻重,公司将给予处分或50-1000元不等的处罚,严重者将追究法律责任:

(一)未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料的;

(二)未按照规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的;

(三)未履行规定借阅程序擅自带走档案的;

(四)借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的;

(五)损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案;

(六)对档案进行涂改、伪造的;

(七)对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料,造成工作延误或经济损失的;

(八)擅自出卖、倒卖档案,给公司造成损失的;

(九)对各部门档案工作监督指导不到位,严重影响工作秩序的;

(十)对各部门反馈的问题或建议未及时解决或处理,严重影响

工作秩序的。

对于各部门积极配合档案部工作的,由档案部门按月度或季度评选出最佳部门及人员,经层报执行总经理给予物质奖励,具体奖励办法参考公司相关管理规定。

十、附则

(一)本实施细则经征求各部门意见,由公司总经理或执行总经理签署批准后立即执行。

(二)本实施细则解释权归公司董事会所有。

卷内目录

序号编号责任人文件名称日期页数备注

业之峰档案封面档案号保密等级档案名称

整理人所属部门归档时间保管期限

备注

卷内备考表

本案卷情况说明:

填写盒内归档文件的数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、鉴定变更等情况。

整理人:

检查人:

整理日期:

日期:姓名部门职务

调阅申请填写所要调阅的档案及事由

部门主管

意见

行政与人

力总监意

总经理意

备注

日期姓名部门职务调阅原因调阅内容是否

复制签

归还

日期

公司业务档案管理制度.doc

公司业务档案管理制度1 九、业务档案管理制度 第一章总则 第一条为了维护XXXXXXX有限公司及委托单位的利益和合法权益,规范本公司的业务档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,结合本公司的具体情况,特制订本制度。 第二条本制度中所称档案是指各部门在对项目进行市场调查、数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第三条本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务档案由办公室统一管理,对各类业务档案进行日常管理、分类、整理、编目、借阅、销毁等工作。 第四条本公司业务档案实行集中统一管理,接受同级档案行政管理部门、山东省财政厅等有关部门的监督、指导。 第二章业务档案的收集与管理 第五条档案收集:业务档案是本公司业务活动中形成的凭证底稿和文件资料,它是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办理业务过程中,所需文件,权属证明、会计资料和其他相关资料应收集充分,以备核查和调阅。 第六条归档收集范围:各项绩效评价报告印稿,绩效评价工

作 底稿及业务资料、报表等,包括综合类、业务类及备查类工作底稿。 第七条业务档案管理的基本内容包括:按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求,对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁。 第八条各业务人员在业务工作结束后,必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿按归档要求进行收集、分类、整理后及时向档案管理人员移交,任何人不得拒绝归档或将信息私留。 第九条各业务项目小组,在每个业务项目完成后,由项目负责人指定专人,按照业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订,永久性工作底稿(备查类)按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工作底稿要规范整洁。 第十条各类业务档案归档内容包括以下四类: 1、相应项目当期档案纸质版。 2、永久性档案纸质版(即备查工作底稿档案)。 3、留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。 4、底稿电子版。

公司文件资料归档管理制度73061

公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种:接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为:公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类:政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如:公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类;5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文

施工企业档案管理制度

施工企业档案管理制度 1.档案管理目的 为了完善公司现代化、规范化,系统化的管理制度,全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理,促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务,公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规规定,制定本公司的档案管理制度。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案,是指公司在各项建筑施工、经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括:文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。

3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律,法规和方针政策,制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 3.2.2 综合部负责监督,指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作,并建立独立的档案室,负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料,并建立档案目录,以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征,制定案卷目录,合理分类存放,便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理,页码编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷,保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划,按规定时间向档案室移交档案。

公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条

公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项: 3.1.1.1 上级来文 (1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件; (2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 (1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等; (2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件; (4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告; (5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料; (6)公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料; (7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; (17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

文件档案管理制度

文件档案管理制度

目的:为保证公司档案的完整性、实用性和有效性,便于查找利用,做好收集、立卷、保管等工作,维护文件档案的安全,特制定本制度。 适用范围:公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任:各部门负责人、档案管理员。 内容: 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料,各部门按照要求,根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档,QA领用批生产的报告不另作归档,随批记录即时归档(如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等)。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理 2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人

3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密:是公司涉密事务中的核心部分,限极少数人知悉的事项,一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失,涉及公司命运。 3.2、机密:是公司涉密事务中比较重要的部分,限少数人知悉,一旦泄密,将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密:公司保密事务中重要程度较低的部分,一旦泄密会对公司造成一定的危害,或者潜在的损失,对公司内部公开,对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储:纸质档案(文件盒存于部门文件柜)、电子档案(专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储) 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件:复印分发至各部门后,文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录:按照《记录管理制度》执行。 C、其它资料:各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。

公司工程档案管理制度实施细则

公司工程档案管理实施细则

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公司 工程档案管理实施细则 第一章总则 第一条为规范股份公司工程档案的归档及管理工作,根据国家档案局《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》(DA/T28-2002)、北京市建设委员会、北京市规划委员会联合发布《建筑工程资料管理规程》(DBJ01-51-2003)、《市政基础设施工程资料管理规程》(DBJ01-71-2003)及《公司档案管理办法》,结合股份公司实际,制定本细则。 第二条本细则适用于股份公司各单位。托管企业执行本办法,参股企业按投资管理关系实行管理。 第二章管理职责 第三条股份公司总经理办公室统一管理股份公司的工程档案,并对下属各单位工程档案归档情况进行指导与检查。 第四条二层级单位综合办公室负责所属各项目工程竣工档案的收集、整理、立卷与移交工作,并与工程管理部门、三层级单位有关部门配合,随时对工程资料制作情况进行指导、监督与检查。 第五条竣工档案预验收作为竣工备案的重要环节之一,各单位必须高度重视。竣工备案前,二层级单位要组织施工单位、监理单位对竣

工档案完成情况进行检查,保证预验收工作的顺利进行。 第三章归档要求 第六条股份公司各单位所有开发建设项目(包括改扩建工程),均由二层级单位负责项目工程档案的收集、整理、立卷、归档工作,并按要求向股份公司档案室移交一套齐全、完整的工程竣工档案。 第七条各单位与监理单位、施工单位在签订监理合同、施工合同时,应对监理文件、施工文件的编制和移交期限做出明确规定。 第八条二层级单位在工程施工期间应定期抽查工程资料的情况。工程竣工前,二层级单位应组织、督促监理单位、施工单位检查工程技术资料的质量,不符合要求的,应限期整改,直至达到要求。 第九条所有工程竣工档案均应在预验收前完成分部验收与资料汇总工作,其中规程中D表5、D表6要全部完成,所有工程档案要按规定整理、组卷;在取得预验收合格证和竣工备案表六个月内,所有竣工档案要按规定完成移交工作。 第十条工程竣工档案须移交股份公司档案室一套,移交物业管理单位一套。对城建档案馆要求归档的项目需加做一套,并向其移交。 第十一条工程竣工档案必须真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况,文件材料必须完整、准确、齐全,签字盖章手续齐全,文件字迹清楚。 第十二条工程竣工档案要使用原件,因各种原因不能使用原件的,应在复印件上加盖原件存放单位的公章,注明原件存放处,并有经办人

最新公司档案管理办法及实施细则

企业档案管理办法及实施细则 为了加强和规范公司内部档案管理工作,保证档案完整性和保密性,准确地反映公司各项工作,根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》,结合公司实际,特制定本办法。 一、档案管理 1、具体内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等,其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料,由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理,并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后,应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列,存放档案必须有专用的档案装具,档案排列方法要科学,以便查找。

2.5定期进行对库房档案的清理核对工作,做到账务相符,对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库,借阅档案归还后,及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本具体要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室:保密相关法规、制度;重要的会议纪要;学习培训资料;工作计划、总结等。 4.2 行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类:员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。 一、总则 (一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 (二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理。 (三)公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 (一)公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为: 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 (二)各部门设立兼职档案员,其主要职责是: 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况,积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一)公司编制文件材料的归档围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个面:

公司档案管理制度

公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。 第一章总则 第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和, 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司综合部统一负责,统一管理。 第三条公司档案具体管理工作由专人负责,各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理,各部

门不得分散保存。 第二章档案的收集、归档 第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档,部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求,杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整,字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条各部门应指定一名业务熟练,对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员,负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套,一套移交归档,一套留存形成部门备查;财务会计帐务所包含的报 表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归 档;市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分

针对项目开发公司工程资料管理制度

针对项目开发公司工程资料管理制度 第一条:为了规范公司工程档案管理工作,充分发挥工程档案、技术文档在整个工程建设质量及成本控制方面起到积极的作用,制定本管理制度 第二条:工程资料管理员职责 2.1负责项目建设工程技术资料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 2.2、坚持平时整理。根据工程项目的不同阶段所形成的资料文件,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。 第三条:工程资料归档管理范围 凡是工程项目建设过程中所形成的资料,包括以下几方面 3.1工程项目前期立项报建批文 3.2各专业设计施工图、设计修改变更图纸或通知单 3.2工程施工图预算、招投标资料 3.4工程建设过程中形成的工程签证、涉及质量及变更的工程管理函3.5各专业工程施工合同、协议 3.6相关的会议纪要及内部联系单 3.7各专业工程竣工图、竣工资料 3.8各项目工程竣工验收资料,各种政府部门验收批文 第四条:工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度做好工程文件的提供利用,特制定本条规定。 4.1 工程文件接收 4.1.1各单位提供给工程部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由档案资料员统一接收 4.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的具有保存价值的工程文件,一律交档案资料员。 4.1.3档案资料员对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知移交单位补发。 4.1.4档案资料员对接收工程文件应及时建立工程文件接收登记帐4.1.5登记完毕的工程文件,应及时予以处理,在保证归档份数后,应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 4.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。 4.2 工程文件资料发放 4.2.1关于工程文件资料发放,由档案资料员根据上级领导审定的资料分发表进行发放,如对外单位,则根据相关合同规定的份数分发,如施工单位,不足部份由施工单位委托资料员向设计单位提出增加施工图供应数量,费用由施工单位自理。 4.2.2分发的图纸资料应建立资料分发台帐,资料分发台帐应留存备查。

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则(带表格) 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料, 由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: 1、经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。

公司文件档案管理制度

公司人事档案及技术档案管理制度 总则:为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。 适用范围:适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 一. 文件的收集 公司需收集文件的范围:凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体内容包括:1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门:行政部) 2.上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门:行政部) 3.公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。((主要收集部门:行政部) 4.会议文件,包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等;(主要收集部门:行政部)5.公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结;;(主要收集部门:行政部) 6. 公司的请示与上级批复文件(主要收集部门:行政部) 7.公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;(主要收集部门:行政部)8.公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;(主要收集部门:财务部) 9.公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; 10.公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录;以及公司对外交流的文件、协议、报告等;(主要收集部门:行政部) 11.公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;(主要收集部门:财务部、行政部) 12.公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;(主要收集部门:行政部) 13.公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(主要收集部门:行政部) 14.公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部门:行政部)

某公司工程资料管理办法

工程资料管理规定 第一章总则 第一条工程资料是工程施工的记录与总结,是工程验收、使用、维护的重要依据。为确保工程资料的真实完整性,根据北京市地方标准《市政基础设施工程资料管理规程》(DBJ01-71-2003)(以下简称规程)、北京市城建档案馆及上级有关规定,结合我公司的实际情况,特制定本规定。 第二条本公司在北京地区从事的市政基础设施工程的资料管理应遵照本规定执行。外埠工程、业主及监理有特殊要求的工程,除应符合本规定外,还应满足相应要求。 第二章资料管理体系与职责 第三条在总工程师的领导下,公司技术质量部负责工程资料编制的综合管理工作,对我公司承担施工的市政基础设施工程施工、竣工资料实施指导、检查、监督、审核及移交工作。 第四条各项目经理部(分公司)的项目经理、项目总工为工程资料的第一责任人,资料员、质量员、试验员、材料员、测量员、工程技术人员为相关责任人。 各项目经理部(分公司)必须设1名专职资料员,并经培训取得上岗证。其职责是: 1、负责施工组织设计中资料目标设计的编写工作。 2、在施工过程中,随工程进度按资料目标设计内容督促相关专业人员及时提供有关技术资料,经核实后按类别妥善保管,发现问题,责成相关人员及时修正。 3、工程竣工后,汇同资料管理相关责任人负责竣工资料的整理、组卷、报公司技术质量部验收及向相关方移交工作。 第五条实行总承包(或设指挥部)的工程项目完工后,由总承包(指挥部)负责组织、汇集、组卷和移交工作。 第六条市场营销部门及有关单位与业主签订施工合同时,应对工程资料的编制责任、编制份数、移交期限做出明确规定。 第七条为保持技术资料的完整和工作的连续性,未报经劳人部与技术质量部协商同意,各单位不得随意变更资料员的工作,确需调出时,应在项目总工的主持下办理书面移交手续。

公司档案管理办法及实施细则1

档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理与改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条公司的档案就是公司在各项活动中形成的全部档案的总与。其构成就是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文 件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、 财务管理、劳动工资、各类合同与其她工作等方面档案。 第三条公司档案工作就是企业管理基础工作的组成部分,就是维护公司经济利益、合法权益与历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规与有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理与归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作与文书 处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门 统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备

文件、档案管理制度(通用版)

( 安全管理 ) 单位:_________________________ 姓名:_________________________ 日期:_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process

文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进

行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生,认真做好文件档案“八防”工作,特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请公司分管领导批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后,方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案,公司档案管理员都必须如实进行登记,注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

某公司文件和档案管理制度

编号:SM-ZD-71884 某公司文件和档案管理制 度 Through the process agreement to achieve a unified action policy for different people, so as to coordinate action, reduce blindness, and make the work orderly. 编制:____________________ 审核:____________________ 批准:____________________ 本文档下载后可任意修改

某公司文件和档案管理制度 简介:该制度资料适用于公司或组织通过程序化、标准化的流程约定,达成上下级或不同的人员之间形成统一的行动方针,从而协调行动,增强主动性,减少盲目性,使工作有条不紊地进行。文档可直接下载或修改,使用时请详细阅读内容。 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

建筑工程公司档案管理制度

档案管理制度1.目的 为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。 ?2.档案管理范围 ? 2.1?此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。? 2.2?本制度中所称的公司档案,是指公司在各项建筑施工;经营运行和 管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括:文件档案、声像档案、电子档案等。 ?3.档案管理机构及职责 ?3.1?公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司总经理办公室的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情况进行 巡查。 ?3.2?行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行管理,各部门根据部门内部档案管理的流程制度,对档案的形成、 整理、积累、存档进行管理。? 3.2.1?公司依据《档案法》等有关法律,法规和方针政策,制定公 司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关

规章制度。 ?3.2.2?行政人事部负责监督,指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。? 3.2.3?统筹规划公司各部门的档案工作,负责公司档案收集、整理、 保管、鉴定和收发使用工作。? 3.3?各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管 本部门的档案资料,并建立档案目录,以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。? 3.3.1?坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征,制定 案卷目录,合理分类存放,便于利用和归档。? 3.3.2?负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证 归档文件材料完整、准确、系统。? 3.3.3?归档案卷做到组卷合理,页码编写准确,案卷目录清楚,案卷标 题简明扼要。? 3.3.4?保管好本部门应归档的案卷,保证文件材料的安全和保密。? 3.3.5?接收档案员的指导规划,按规定时间向档案室移交档案。? 3.4?档案管理人员负责档案的日常管理工作,对文件、材料等的安全性、 保密性负责,并且忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。 ?3.5?档案管理人员变动时,行政人事部要对档案交接负有监交责任,且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。 ? 3.6会计类档案将由财务部统一归档保管,以方便财务核对和审批工作。

公司档案管理制度范文

公司档案管理制度范文 一、总则 1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。 2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形

建筑工程公司档案管理制度

档案管理制度 1.目的 为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案,是指公司在各项建筑施工;经营运行和 管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括:文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司总经理办公 室的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管 理。每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情 况进行巡查。 3.2 行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进 行管理,各部门根据部门内部档案管理的流程制度,对档案的形 成、整理、积累、存档进行管理。 3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律,法规和方针政策,制定公 司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关 规章制度。

3.2.2 行政人事部负责监督,指导公司各部门档案的形成、积累、 整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作,负责公司档案收集、整理、 保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管 本部门的档案资料,并建立档案目录,以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征,制定 案卷目录,合理分类存放,便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证 归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理,页码编写准确,案卷目录清楚,案卷标 题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷,保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划,按规定时间向档案室移交档案。 3.4 档案管理人员负责档案的日常管理工作,对文件、材料等的安全性、 保密性负责,并且忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。 3.5 档案管理人员变动时,行政人事部要对档案交接负有监交责任,且 应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。 3.6会计类档案将由财务部统一归档保管,以方便财务核对和审批工作。 4.档案管理原则

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